Hybrid- und Online-Events: Wie die Umsetzung gelingt

'Hybrid’ oder ‘online’ lautet das Gebot der Stunde. Ein Gespräch mit der STATION-Berlin und dem Technikdienstleister Neumann&Müller Veranstaltungstechnik über die gelungene Umsetzung digitaler Event-Formate.

Der Bildschirm flimmert. Im digitalen Raum treffen wir Janina Meyer und Jennifer Mahneke aus der Eventlocation STATION-Berlin sowie Benjamin Bessey als Verteter des Technikdienstleisters Neumann&Müller Veranstaltungstechnik zum Interview. Eine Begegnung wie diese ist im zweiten Corona-Lockdown normal. Aber können auch Events mit mehreren hundert oder tausend Teilnehmern ‚einfach’ ins Web verlegt werden? Wie transportiert man digital den Charakter einer Eventlocation? Was dürfen Online-Events kosten und wie setze ich Hybrid- und Online-Formate professionell um? Im Gespräch teilen die drei Experten ihr Wissen und ihre Erfahrungen.

Plötzlich online: Wie ist der Switch gelungen?

„Wir wussten zum Glück, wie es geht“, sagt Benjamin Bessey, der seit mehreren Jahren für den High-End Dienstleister für Veranstaltungstechnik Neumann&Müller tätig ist. Auch vorher sei Streaming schon ein Thema gewesen. Aber: Es stand niemals im Fokus. Auch Janina Meyer bestätigt: „Digital hat immer mitgeschwungen“, allerdings nur für bestimmte Zielgruppen: So habe beispielsweise die re:publica schon immer ein Digitalangebot gehabt, um den Content möglichst niedrigschwellig für ein weiteres Publikum zu öffnen. Anders sieht es hingegen bei großen, traditionellen Firmen mit klassischen Veranstaltungsformaten aus: „Hier ist das Digitale noch nicht in die Konzepte implementiert“, so Meyer.

Zur STATIONhybrid

Mit der STATIONhybrid wird Berlins Eventlocation STATION-Berlin zur multifunktionalen Eventlocation mit fest installiertem, aber variablem Streaming-Studio.
Direkt spielfertig für Online-, Hybrid- & Live-Events.
Die nach neuestem technischem Standard eingerichtete Halle 3 mit 4.200 m² Eventfläche verfügt über vorinstalliertes technisches Equipment, Kamera-/Lichttechnik, Greenscreen, zwei Bühnen und kann nach den Wünschen des Kunden individualisert werden.
Für die Interaktion zwischen Teilnehmern und somit zentrales Herzstück des Events bietet die STATIONhybrid die leistungsstarke, individuelle und online-basierte Eventsoftware ray.seven.

Wie geht’s weiter, was sind aktuelle Herausforderungen?

Es müssen Bestandskunden aber ebenso ganz neue Zielgruppen angesprochen werden, um auch klassische Formate online zu transportieren, sagen die Experten. Hier liegt eine große Chance für uns zum Beispiel für Pressekonferenzen oder Workshops. Jedoch sind viele Kunden noch nicht mit den digitalen Möglichkeiten vertraut. „Unsere wichtigste Aufgabe ist es, den Kunden die Sorgen zu nehmen“, sagt Meyer. Sorgen wie: ‚Kriege ich das digital hin?’; ‚Was brauche ich dafür?’; ‚Darf ich bei Hybrid-Events noch mit Gästen vor Ort planen?’; ‚Ist das sicher?’

Für die verschiedenen Optionen hat die STATION-Berlin Pakete konzipiert. „So kann der Kunde entscheiden, wie viel Unterstützung er benötigt. Individuelle Wünsche werden dabei natürlich auch abgedeckt, das ist wichtig“, erklärt Jennifer Mahneke. Grundsätzlich – und hier sind sich alle einig – ist der Schritt ins Digitale vor allem ein großer Kommunikationsaufwand, um die Möglichkeiten einerseits und die Bedürfnisse andererseits genau abzustimmen. Eben weil man sich nicht live begegnet.

Die richtige Technik: Worauf müssen Veranstaltungsplaner achten?

Hybride Formate sind deshalb so aufwändig, weil man einerseits professionellen Live-Content benötige und andererseits digitale Inhalte für diejenigen, die nicht vor Ort sind, erklärt Bessey. Er empfiehlt deshalb einen Ablaufregisseur, um Hybrid-Events dynamisch zu gestalten. Auch eine professionelle Kameraführung mit mehreren Kameras sollte selbstverständlich sein, um ein attraktives Bild für die Bildschirmteilnehmer zu produzieren. Wer auf Nummer sichergehen will, weiß Bessey, plant am besten eine Probe ein: „Digital bucht man nicht schnell noch einen Lautsprecher oder einen Scheinwerfer dazu. Es bedarf immer einer Prüfung oder einer Sonderprogrammierung, wenn man auf Online-Plattformen agiert.“ Auch stehen viele Menschen zum ersten Mal vor der Kamera – das will geübt sein.

Moderatoren in einer Greenbox während eines Online Events

Professionelles Studio mit Greenbox

Sicherheit im Netz: Wie sicher ist der Datentransfer auf Online-Events?

Für eine angemessene Datensicherheit müssen sich alle Beteiligten mit dem digitalen Format intensiv auseinandersetzen und viel kommunizieren. Am sichersten, so Bessey, sind Datenverbindungen, wenn sie über kabelgebundene Netzwerke und nicht über Funknetzwerke wie WLAN laufen, da letztere für Hackerangriffe anfälliger sind. „Für Livestreams nutzen wir ausschließlich unsere eigene Serverinfrastruktur in Deutschland im sogenannten Content Delivery Network CDN. Dadurch sind alle Streams auch DSGVO-konform.“ So könne auch vermieden werden, dass persönliche Daten in Form von Cookies durch Fremdfirmen genutzt werden. Grundsätzlich sind mit den entsprechenden Sicherheitsvorkehrungen und der richtigen Technik Events mit bis zu 40.000 Teilnehmern möglich.

Die richtige Location: Digital – immer und überall?

Es stellt sich auch die Frage, ob Digital-Veranstaltungen nicht die Suche nach einer Location mit besonderem Charakter erübrigen. Für Mahneke und Meyer ist klar: Die Vielfältigkeit einer Location lässt sich auch online transportieren und nutzen. Verschiedene Flächen könnten parallel bespielt werden und zum Storytelling eines Events beitragen. Auch Bessey weiß aus Erfahrung: „Der Eindruck einer Location macht jedes Online-Event interessanter.“ Von Aufnahmen in einer Lagerhalle, die mit schwarzen Molton abgehangen ist, rät er unbedingt ab. Und dann ist da noch das Thema Sicherheit, sagt Mahneke: „Wir bieten Corona-Schnelltestes für Live-Gäste auf dem Gelände und betreuen Veranstalter mit einem Hygienekonzept.“ Das professionelle Konzept einer Location – inklusive abstandskonformer Bestuhlung und Bühnensituation mit Technik – sei auch im digitalen Raum wichtig, um Inhalte professionell darzustellen und ein Erlebnis zu transportieren.

Virtueller Messestand in der STATION-Berlin

STATIONhybrid Messestand

Kosten & Planung: Wie lassen sich Digital-Events kalkulieren?

Egal ob online oder live – grundsätzlich kommt es auf eine professionelle Planung und Umsetzung an. Dabei sind digitale Formate nicht weniger aufwändig. Beispiel ist der Austausch zwischen den Teilnehmern: Bei einem Hybrid-Event muss dieser zwischen Anwesenden und Abwesenden technisch eingerichtet werden. „Das ist deutlich aufwändiger als die Kaffeepause auf einem Live-Event“, so Bessey.
„Vielen Kunden fehlt noch das Verständnis, dass auch Kosten entstehen, wenn keine Gäste vor Ort sind“. Meyer rechnet das an einem Beispiel vor: „Bei Live-Events ohne Abstandsregelung nutzen in der Station 8.000 Pax eine Fläche von 2.000 Quadratmetern. Nun dürfen es maximal 200 Personen auf gleicher Fläche sein.“ Der Preis für die Fläche wäre theoretisch der gleiche, jedoch nicht mehr greifbar für den Kunden.

Ein weiterer Faktor ist die Datensicherheit: „Wenn die Daten nicht von der Veranstaltung abwandern sollen, dann kostet das Geld“, so Bessey. Dabei treiben die Dauer des Streamings und die Teilnehmerzahl sowie Back-Up Systeme und zusätzliche Internetanschlüsse abseits des Hausanschlusses die Kosten in die Höhe. Auf der anderen Seite haben Veranstalter am Ende eine viel höhere Reichweite und können mehr Einnahmen generieren.

Stichwort Zukunft: Sind digitale Formate ein guter Ersatz für reale Events?

Hier sind sich alle einig: Nein!

Online-Veranstaltungen können kein Ersatz für die echte Begegnung sein. „Der Wunsch und die Sehnsucht nach dem realen Erlebnis ist ungebrochen“, weiß Mahneke. „Auch vor der Pandemie gab es schon Hybrid-Formate mit großen Vorteilen für die Reichweite. Aber das Get-Together ist online nicht abzubilden.“ Aus Sicht der Branchenvertreter wäre ein Mix aus beiden Formaten – live und digital – in Zukunft wünschenswert.
Das würde auch auf den Faktor Nachhaltigkeit einzahlen. Denn: Reine Online-Veranstaltungen, so Bessey, würden aufgrund der hohen Serverleistungen für Video-Streamings in HD-Qualität ebenso ein schädlicher Faktor für die Umwelt sein.