Erlebnisse zu schaffen, die einen nachhaltigen Einfluss über das Event hinaus ausüben, ist das Credo vieler Veranstaltungsplanenden. Zu erforschen, erproben und vorzumachen, wie das auch wirklich gelingen kann, ist das Ziel der diesjährigen IMEX Frankfurt 2024.
Wie viele Business Meetings und B2B Events besuchen Sie im Jahr? Und an wie viel der Inhalte, Gespräche und Programmpunkte erinnern Sie sich heute noch gern?
Business Events gibt es zahlreiche. Und mindestens genauso vielfältig sind die Möglichkeiten, diese Veranstaltungsangebote zu gestalten. Aber Events, die nachhaltig und positiv auf die ökonomischen, ökologischen und sozialen Ziele von Veranstaltenden, Teilnehmenden, beteiligten Akteuren und deren gemeinsamen Ökosystems einzahlen, sind noch lange keine Selbstverständlichkeit.
Zu erforschen, erproben und vorzumachen, wie es gelingen kann, Veranstaltungsformate zu schaffen, die auch über das Event hinaus Wirkung zeigen, ist das Ziel der diesjährigen IMEX Frankfurt 2024.
Im Kern von Veranstaltungen mit Impact steht das Schaffen von Mehrwerten. Dabei ist den meisten längst klar: mehr ist nicht immer mehr. Die Quantität an Angeboten interessiert oftmals weniger als die Frage nach dem qualitativen Mehrwert, der sich aus ihnen ziehen lässt. Das ist ein signifikanter Unterschied.
Die Frage, wie also eine Veranstaltung konzipiert, durchgeführt und kommunikativ begleitet werden sollte, damit Teilnehmende den größtmöglichen, multiplen Nutzen aus ihren investierten Ressourcen (neben Geld vor allem ihre kostbare Zeit) ziehen, beschäftigt Experten aus den Bereich Event und Experience Design sowie Psychologie und Innovationsforschung gleichermaßen.
In der Welt der Veranstaltungsbranche kursiert bereits seit einigen Jahren das Stichwort des Meaningful Events. Cory Elford, Expertin für strategisches Eventmanagement bei der Meeting Professionals International Academy (MPI) erklärt in ihrem Fachvortrag, solche Meaningful Events basierten in erster Linie auf Meaningful Experiences. Eventstrateg:innen seien dafür verantwortlich, Veranstaltungen zu Erlebnissen zu machen, die in Erinnerung bleiben und einen transformativen Effekt haben, der über die Veranstaltung hinauswirke.
Basierend auf einer Studie vom GCB German Convention Bureau e.V. in Zusammenarbeit mit dem Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO präsentierte der Future Meeting Space im Januar 2024 eine Ausarbeitung von 19 Elementen eines Meaningful Events. In einer Art Periodensystem lassen sich Handlungsfelder und Maßnahmen einordnen, die ein Event bedeutsam machten:
Essenziell lassen sich folgende Elemente herauskristallisieren, die – in Form verschiedener Maßnahmen, Mini-Events, Installationen oder Austauschformate gegossen und flexibel miteinander kombiniert – dazu beitrage, eine Veranstaltung erinnerungswürdig zu machen:
Individualität, Personalisierung
Multisensorische Erlebnisse, Abenteuer
Geschichten und Kommunikation
Einbezug, Beteiligung, Partizipation, Inklusion
Präsenz, Verbundenheit, Synchronisation im Moment
Austausch, Interaktion, Dialog, Teilhabe
Verantwortungsübernahme, Soziales Engagement, Einsatz
Wie können Planer:innen nun aber sicherstellen, dass ihre Veranstaltung nicht nur in Erinnerung bleibt, sondern auch in konkreten Handlungen mündet? Anders gefragt:
Die Veranstaltung muss dazu beitragen, alle Stakeholder ihren professionellen sowie persönlichen Zielen näherzubringen. Und zwar, indem nicht nur Wissen vermittelt wird, sondern auch Beziehungen geknüpft, Erfahrungen gemacht und Menschen befähigt werden. Sie dienen somit vor allem der Befriedigung sozialer und emotionaler Bedürfnisse; nach persönlichen Begegnungen, Austausch, Verbundenheit, Wertschätzung, Selbstwirksamkeitserfahrungen und Raum für kreative Verwirklichung von Ideen, Visionen und Vorstellungen seiner selbst und einer gemeinsamen Zukunft.
Hierbei geht es selbstverständlich – aber eben nicht nur – um die einzelnen Teilnehmenden. Vielmehr gilt es, den Blick für die weitere Strahlkraft von Veranstaltungen zu öffnen – als Begegnungsort für Personen, als Plattform für Botschaften, als Bindeglied zwischen Personen und Kulturen, als identitätsgebendes Ereignis, als Inkubator für Innovation und Transformation, als Katalysator für Destinationsentwicklung und vieles mehr.
Dieses neue Selbstverständnis von Veranstaltungen als Arbeitsräume, statt als bloße Informationsplattformen, ist entscheidend für die IMEX unter ihrem neuen Leitthema.
Carina Bauer, Gründerin und CEO der IMEX Group, erklärte in einem Austauschformat (Digital Talk: Creating Impact at (Business) Events: People, Planet, Purpose), Impact komme aus einem Selbstverständnis von Verantwortung gepaart mit der Bereitschaft und Fähigkeit eine Gestalterrolle einzunehmen. Sie ist bekräftigt: „Impact wird erzeugt durch Einflussnahme und Handeln. Ein Verantwortlichkeits- und Verantwortungsgefühl zu zeigen, ist nur der erste Schritt. Um dieser Verantwortung gerecht zu werden, brauche es aktiven Einsatz und konkrete Maßnahmen.“
Dass dieses Motto nicht nur als Slogan, sondern vielmehr als Leitfaden für die Konzipierung der Messe diente, zeigt sich auf vielfältige Weise.
Neue Formate auf der IMEX Frankfurt
Bereits vor Beginn der IMEX Frankfurt am 14. Mai haben Teilnehmende die Chance, sich in der eigenständigen vorgeschalteten Impact Academy zu vernetzen und thematisch auf den Messebesuch einzustimmen. In mehreren einstündigen Workshops wird eine Vielfalt von Aspekten erarbeitet, die es bei der Gestaltung und Umsetzung von Impact Programmen zu beachten gilt.
So wird zum Beispiel das Thema Social Impact in einer Session hervorgehoben. In Zusammenarbeit mit dem Copenhagen Convention Bureau (mit ihrem Copenhagen Legacy Projekt und White Paper mit strategischen Hinweisen zum Aufbau eines nachhaltigen Destinationserbes ein Vorbild für die internationale Veranstaltungsbranche) werden Teilnehmende sich mittels der Kreativtechnik von Lego Serious Play dem Thema Impact nähern.
Das Thema "Impact“ wird außerdem die Rahmenveranstaltungen rund um die IMEX bewegen. Sowohl das Kick-off Event im Scandic als auch die Abendveranstaltung sollen ein Zeichen setzen: das Organisationsteam vergibt zwei Wildcards für nachhaltige Start-Ups, die sich zum Thema Social Impact engagieren.
Außerdem soll in diesem Rahmen die Young Stars Initiative gelauncht werden – ein Programm, welches dafür sorgen wird, dass das Thema „Creating Events with Impact“ auch über die Veranstaltung hinaus resoniert. Das Programm zielt auf die Förderung und Befähigung von Nachwuchskräften ab; neben Nachhaltigkeits- und Legacy-Fragen eine der zentralsten Herausforderungen in der Eventbranche.
An den drei Messetagen vom 14. bis 16. Mai bietet der Impact Track eine Bühne für Speaker und Macher, die ihre Studien, Erkenntnisse, Geschichten und Ideen präsentieren werden. Das Creator Panel beispielsweise ist eine Plattform für Unternehmen und Initiativen, die ihre Impact Stories teilen und Erfahrungen austauschen wollen.
Das Policy Forum etwa bietet dagegen die Chance, in den Dialog mit Politiker:innen zu treten, um Fragestellungen wie die Schnittstellen von persönlicher und gesellschaftlicher Verantwortung für Veranstaltungsformate mit Mehrwert zu diskutieren.
Parallel zu den Panel Sessions, Podiumsdiskussionen und Vorträgen wurde mit der Impact Zone in der Halle 9 ein Aktionsraum geschaffen, an dem bereits im Rahmen der Veranstaltung an Legacy Projekten gearbeitet und Lösungen für "more meaningful events“ gefeilt werden kann.
Die IMEX soll ein Vorbild sein, welches anschaulich demonstriert, auf welch vielfältige und weitreichende Weise die Veranstaltungsbranche Einfluss auf Einzelpersonen, Gesellschaft, Politik, Wirtschaft und Destinationen nehmen kann.
1) Menschen zusammenbringen:
Wie zuvor herausgearbeitet, sind „Engagement“ und Interaktion mit den Teilnehmenden Schlüsselfaktoren, um ein Gefühl von Bedeutsamkeit und Wert der Veranstaltung zu schaffen. Live-Veranstaltungen sind Einladungen, anwesend und präsent sein - nicht nur physisch, sondern auch geistig - und in diesem Moment den Fokus auf das gemeinsame Wirken zu richten.
2) Unterschwellige Lernprozesse anstoßen:
Transformation bedeutet Wissen erwerben, Kreativität, Mut und Innovationskraft freisetzen und Ideen gewinnen. Die Veranstaltungsbranche schafft die Anlässe, Räume, Formate und Mittel dazu.
3) Möglichkeitsräume aufzeigen:
Das “Wie” der Umsetzung kritisch zu hinterfragen und aus verschiedenen Blickwinkeln zu beleuchten, ist essenziell. Nur wenn Teilnehmende das Wissen um die Notwendigkeit des Handels in Verbindung mit sich selbst, ihrer persönlichen Motivation und ihrem eigenen Verantwortungsbereich bringen, wird ein Impact geschaffen werden. Die IMEX ist ein Pionier darin, neue Modelle der Motivationsforschung wie die Inner Development Goals (IDGs) anzuwenden, um globales Commitment auf die inneren Haltungen und Werte eines/r jeden Einzelnen zu übertragen.
4) Verantwortlichkeiten schaffen:
Die Frage des “Ownership” ist vor diesem Hintergrund elementar. Die Erfahrung zeigt: Internationale Beschlüsse werden getroffen, ein Commitment wird verkündet, aber die Umsetzung geschieht nur schleppend. Entweder, weil Verantwortlichkeiten unklar sind, oder weil die Ressourcen und Bedürfnisse der umsetzenden Kräfte bei der initialen Entscheidung nicht einbezogen wurden. Veranstaltungen bieten Möglichkeiten von frühzeitiger Partizipation. Denn auch, wenn Beschlüsse und Vorgaben „von oben kommen“ und durch eine entsprechende Politik mit Richtlinien begleitet werden müssen, kann ein Impact nur erzeugt werden, wenn die umsetzenden Akteure sich frühzeitig mit den Entwicklungen und Rahmenbedingungen auseinandersetzen und diese mitgestalten können.
5) Zum Handeln befähigen:
Dies ist letztlich der Kern einer jeden Veranstaltung. Damit ein Event über den Veranstaltungszeitraum hinaus eine Wirkung entfalten kann, muss die Zusammenarbeit mit den bestehenden Akteuren und Initiativen sichergestellt werden. NGOs, zum Beispiel, die das lokale Netzwerk haben und Ideen in Programme und Maßnahmen umsetzen können. Veranstaltungen können mehr als nur Spenden generieren. Sie können Formate hervorbringen, die das gemeinsame Miteinander stärken, aus dem viel erwachsen kann.
Der Auftrag von operativen und strategischen Event-Planenden, mit ihren Veranstaltungen Mehrwerte zu schaffen, ist klar.
Bezogen auf die Teilnehmenden heißt dies, Formate und Angebote zu schaffen, die die persönlichen, sozialen und emotionalen Bedürfnisse der Teilnehmenden nach Einbezug, wertschätzendem Austausch und sinnstiftendem Tun befriedigen.
Nur, wenn diese individuellen Ziele in Einklang mit den Inhalten und Programmpunkte stehen, und sich die Teilnehmenden eingeladen und motiviert fühlen, sich auf neue Erlebnisse und Ideen einzulassen, werden sie sich an sie sich über die Veranstaltung hinaus an die Botschaften und ihre eigenen Möglichkeiten, in ihrem privaten und beruflichen Kontext nach diesen zu handeln, erinnern. Und Handeln ist der entscheidende Schritt, um einen Impact zu erzeugen. Für die positive Gestaltung unserer Gesellschaft und der Welt, in der wir leben und auch in Zukunft leben wollen.
Dies ist die Kraft der Veranstaltungsbranche.
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