Das Berlin Convention Office feiert sein 20-jähriges Jubiläum. Seit 2001 hat das Team viel bewegt. Gritt Kalkutschke-Herzberg, Katja Sukale und Marco Oelschlegel erinnern sich an den Start mit Faxgerät und Postkarten und blicken zuversichtlich in die Zukunft.
Im Jahr 2001 beglichen wir Rechnungen noch in DM. Buchungen liefen größtenteils über Faxgeräte und Wikipedia wurde in diesem Jahr überhaupt erst gegründet – wer etwas wissen wollte, „googelte“ nicht, sondern griff zum Lexikon.
Und Berlin? Machte in diesem Jahr aus 23 Bezirken zwölf, wählte den SPD-Politiker Klaus Wowereit zum Regierenden Bürgermeister und: Gründete ein Kongressbüro – das heutige visitBerlin Berlin Convention Office, kurz BCO.
Gritt Kalkutschke-Herzberg und Katja Sukale erinnern sich. Seit zwei Jahrzehnten vermarkten die beiden im Berlin Convention Office die Stadt Berlin weltweit als Kongress-, Meeting- und Incentive-Destination. Zunächst zu viert, heute als Team mit 15 Personen. „Zu Beginn haben wir mehr Anfragen bearbeitet und weniger Marketing betrieben“, erzählt Gritt. Bereits vor Gründung des Kongressbüros arbeitete sie für den Berliner Tagungs- und Kongress-Service. „Damals wurde in den Büros noch geraucht“, erzählt sie und lacht.
Es waren eben andere Zeiten. Die Digitalisierung stand erst noch bevor, und so wurden Anfragen ohne Laptop und Internet abgewickelt: „Als ich anfing, haben unsere Kongressteilnehmer ihre Zimmer per Postkarte gebucht“, so Gritt. Dann kam der Wechsel zum Fax-Formular. 2005 gab es dann gleich zwei Gänsehautmomente: Den ersten Meeting Place Berlin und die erste digitale Buchung für Kongresszimmer. „Der Digitalisierungsprozess lässt sich an unserer Arbeit gut nachvollziehen“, ergänzt Katja. „Damals quoll das Faxgerät bei Kongressen mit mehreren tausend Teilnehmern über und Datenbanken gab es auch noch nicht.“ Dafür unendlich lange Excel-Listen und einen Meeting Guide Berlin in Printformat.
Heute läuft die Vermarktung digital, nachhaltig und umweltfreundlich. Doch das ist nicht das einzige, was sich geändert hat. Auch das Anfragevolumen sei erheblich gestiegen, so Katja. „Berlin hat in der Popularität einen enormen Sprung nach vorne gemacht“. Für sie sei es nach wie vor ein Privileg für eine der aufregendsten Städte der Welt arbeiten zu dürfen. So wundert es nicht, dass auch das Team nach zwei Jahrzehnten noch immer in der Arbeit aufgeht: „Berlin ist die coolste Destination, die wir vermarkten können“, schwärmt Gritt auch nach über 20 Jahren. Und mehr noch: „Wir haben uns immer weiter entwickeln dürfen – als Convention-Büro und als Menschen. Darum ist dieses Team einzigartig.“
Wir haben uns immer weiter entwickeln dürfen – als Convention-Büro und als Menschen. Darum ist dieses Team einzigartig.
Niemals Stillstand, eine Stadt, die sich stündlich neu erfindet sowie ein starkes, langjähriges Partnernetzwerk machen die Arbeit und das BCO im Jahr 2021 aus. „Und da ist immer noch Luft nach oben“, so Katja. „Das USP des BCO ist das BCO. Wir können immer wieder Neues anbieten. Mit dieser Vielfalt werden wir weiter wachsen.“
Wohin der Weg führen soll, weiß Marco Oelschlegel. Seit 16 Jahren ist er ‚an Bord’ des BCO, seit 1,5 Jahren leitet er das Kongressbüro. Mit Anzug und Krawatte nimmt er 2005 hochmotiviert seine Arbeit auf. „Ich wollte unbedingt Berlin als Standort für Business-Travel vermarkten.“ Die Krawatten hat Berlin inzwischen gelockert.
Das Engagement und die Motivation im BCO aber sind unverändert geblieben. „Dass Berlin eine Stadt sei, die immer wird und niemals ist, stimmt.“ Solche Aussagen passen zu Berlin, findet der studierte Touristiker. Aber sie passen auch zum Team und zu den Menschen, die für diese Stadt arbeiten. „Bevor es hier langweilig wird, passiert immer wieder etwas Neues. Das hält uns alle schon so lange zusammen.“
Die Entwicklungen Berlins werde auch weiterhin schnell, umwälzend und manchmal auch revolutionär sein, da ist sich Marco sicher. Megatrends wie die Digitalisierung, die Internationalisierung und eine Nachhaltigkeit, die mehr als nur Ökologie meint, werden die Meetingmetropole und das Tagungs- und Kongressgeschäft dieser Stadt in Zukunft stark prägen.
Und doch steht über allem die Kraft der persönlichen Begegnung: „Gerade nach der Pandemie und aufgrund der zunehmenden Digitalisierung werden wir den persönlichen Kontakt immer mehr schätzen“, so der Experte. Das ‚Wie’ und ‚Warum’ von Veranstaltungen sowie deren ‚Auswirkungen’ für die Destination würden dabei immer wichtiger. „Corona hat uns auch gelehrt, dass wir Dinge anders machen müssen – und können.“ Dieser Transfer von der Idee zur Umsetzung, raus aus den festen Strukturen und rein ins agile Denken soll ein Leitfaden der Zukunft werden.
Die Leitung des Berlin Convention Office ist für Marco eine spannende und zugleich anspruchsvolle Aufgabe. „Es ist herausfordernd, aber ich fühle mich durch das Team getragen. Das ist schön zu spüren.“ Zum Geburtstag wünscht er dem Team Freude und Leichtigkeit im Tun und dass das BCO weiterhin einen anerkannten Beitrag zur Entwicklung Berlins leisten wird. „Auch wenn sich vieles in den nächsten Jahrzehnten ändern wird, unsere Werte werden dieselben bleiben.“
2001 gründete die Berlin Tourismus Marketing Gesellschaft das Berlin Convention Office, damals als Berliner Tagungs- und Kongress-Service
2005 veranstaltet das BCO den ersten Meeting Place Berlin
2015 erreicht Berlin Platz 1 in der ICCA Statistik der führenden Kongress-Städte
2015 gründet Berlin gemeinsam mit Partnern den visitBerlin Convention Partner e.V., das Netzwerk der Berliner Kongresswirtschaft
2016 veranstaltet das BCO den ersten Berlin MICE Summit (Branchengipfel der Berliner Veranstaltungsbranche)
2017 findet die erste Berlin Questions statt mit der visitBerlin und das Berlin Convention Office erstmalig als Konferenzveranstalter auftreten
2020 erarbeitet das BCO gemeinsam mit dem visitBerlin Convention Partner e.V. ein Hygiene Leitfaden für die Berliner Event-Branche
2021 bringt das BCO gemeinsam mit der Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe den Kongressfonds Berlin auf den Weg
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