„Wir glauben an die Kraft der persönlichen Begegnung”

Marco Oelschlegel leitet seit Januar 2020 das Berlin Convention Office (BCO) von visitBerlin. Im Interview spricht er über die aktuelle Situation in Berlin sowie sinnvolle Strategien zur Unterstützung der MICE-Branche und Wege, um die persönliche Begegnung weiter möglich zu machen.

Unter #RestartBerlin finden Veranstaltungsplaner alle Informationen zur aktuellen Verordnung und einem sicheren Eventmanagement in Zeiten von Corona.

Marco Oelschlegel: Viele sagen, dass die MICE-Branche als erste von der Krise betroffen war, als erste zugemacht hat und als letzte aus dieser Krise wieder rausgehen wird. Das liegt daran, dass die meisten Aspekte der Krise auf unsere Branche besonders zutreffen. Vor der Corona-Pandemie war unser Credo: trefft euch, kommt persönlich zusammen, sprecht, esst und feiert miteinander. Das sind alles Sachen, die nun risikobehaftet sind.

visitBerlin, Foto: Mike Auerbach

Noch vor Corona - Marco Oelschlegel beim 3. Berlin Mice Summit im Januar 2020

Die Branche ist verunsichert und zurückhaltend. Dabei spielt die psychologische Komponente eine enorme Rolle. Viele Menschen – Teilnehmer, Veranstalterinnen, Aussteller – haben Angst und fühlen sich unsicher. Das bereitet uns am meisten Kopfzerbrechen. Denn genau diese Angst ist unser größter Widersacher – kurzfristig und langfristig.

Wir können dagegensetzen, dass wir transparent kommunizieren, was wir als Stadt Berlin, als Branche und als visitBerlin Berlin Convention Office bereits tun.

Wir haben zunächst versucht, als Informationsvermittler und Bindeglied zwischen der Branche und der Stadt aufzutreten, da es für die MICE-Branche bislang keinen eigenen Interessenverband gab, wie beispielsweise die DEHOGA für die Hotellerie und Gastronomie.
Darum war es in einem ersten Schritt besonders wichtig, viel zu kommunizieren, also einerseits komplexe Verwaltungsvorschriften des Landes transparent zu machen und andererseits die Bedürfnisse, Nöte und Schwierigkeiten der Branche weiterzugeben. Die Senatsverwaltung konnte das dann wiederum berücksichtigen und so konkrete Maßnahmen entwickeln.

Das wichtigste ist im Moment ein Sicherheitsgefühl herzustellen, damit Veranstalter und Gäste sich trotz Corona in Berlin gut aufgehoben fühlen. Das geht durch Gesetze und Konzepte wie das Hygienerahmenkonzept und die Infektionsschutzverordnung im Land Berlin. Hier ist alles minutiös geregelt. Unserer Aufgabe ist dann, diese juristischen Texte ins Verständliche zu übersetzen, damit jeder sieht und versteht: In Berlin sind wir gut aufgestellt, so geht’s.

Eine weitere Maßnahme ist die finanzielle Unterstützung in der Branche zu sichern. Veranstalter haben jetzt weniger Budget. Deshalb arbeiten wir derzeit gemeinsam mit der Stadt Berlin an verschiedenen Programmen und Unterstützungsmaßnahmen, die all diejenigen unterstützen sollen, die eine Veranstaltung nach Berlin bringen. Außerdem haben wir eine Sustainable Event Score Card konzipiert, mit der künftig auch nachhaltige Events besonders gefördert werden.

Tatsächlich könnte Covid-19 ein Impuls sein, sich langfristig nachhaltiger aufzustellen. Zudem zeigt sich, dass hybride Veranstaltungen oder dezentrale Kongressformate nicht nur das Gebot der Stunde sind, sondern auch für die Zukunft eine Chance bieten.

Hybride Events ermöglichen Veranstaltern flexibel zu reagieren und je nach Situation mehr oder weniger Gäste live oder digital zusammenzubringen. Wenn das gut funktioniert, kann ein hybrider Kongress weltweit Menschen erreichen und als Werbung für die Teilnahme am nächsten Live-Format genutzt werden.
Ebenso entwickeln wir gerade einen Prototypen für dezentrale Tagungen oder Kongresse. Das ist eine Chance, die wir auch nach der Krise für Großveranstaltungen nutzen können. Fest steht: Wir wollen kurzfristig helfen, aber wir müssen auch vorausdenken und mit der Senatsverwaltung Programme anbieten, die dabei helfen, langfristig gestärkt aus der Krise zu gehen.

Die Herausforderung dabei ist, schnell und valide zu kommunizieren. Es gibt im Moment viele neue Informationsstrecken, die man gehen muss. Deshalb braucht die MICE-Branche einen agilen, situationsbezogenen Ansatz. Niemand kann sagen, ‚wir sind sicher’. Aber wir können sagen, ‚wir tun alles, damit ihr sicher seid’!

Es gibt zwei Tendenzen: Einerseits herrscht bei vielen Branchenvertretern große Existenzangst. Da geht es ums blanke Überleben und darum, das eigene Haus zu retten. Anderseits spüren gerade viele, dass wir alle in einem Boot sitzen. Keiner hat mehr Erfolg als der andere. Es geht allen gleich schlecht. Das schweißt zusammen, was Initiativen wie #AlarmstufeRot deutlich machen.

Uns ist es wichtig, dass die Menschen sich physisch treffen können. Deswegen heißen wir Berlin Convention Office. Jedes Treffen, jedes Event, jeder Kongress und jede Tagung hinterlässt sehr viel Positives für die Stadt Berlin. Das ist digital nicht zu ersetzen. Die letzten Monate haben uns allen nur noch mehr gezeigt, dass wir Menschen sind, die sich begegnen und persönlich austauschen wollen. Ein Kennenlernen über Online-Plattformen ersetzt kein persönliches Treffen. Das ist eine wichtige Erkenntnis. Das ist das, was uns und diese Branche ausmacht. Deshalb glauben wir an die Kraft und die Magie der persönlichen Begegnung. Und dafür werden wir kämpfen.