Nachhaltigkeit im Messegeschäft - Mit den Sustainable Event Guidelines

Wie schaffen Unternehmen es, den ökologischen Fußabdruck ihrer Ausstellungsstände und Marketingaktivitäten im Rahmen von Messen zu reduzieren? Und was bedeutet das in der Umsetzung für Eventplanende?

Antworten liefert dieser Artikel - mit anschaulichen Schritt-für-Schritt Anleitungen der Sustainable Event Guidelines von Sustainable Meetings Berlin.

Messestände: Ein Auftritt, viele Funktionen

Für Ausstellende sind Messen eine einzigartige Chance zur Selbstdarstellung. Messen bieten Unternehmen die Chance, ihre Produkte und Services bei einer ausgewählten Zielgruppe potenzieller Kund:innen zu platzieren, sich zu branchenrelevanten Themen zu positionieren und die eigene Markenidentität zu stärken. Beteiligungsangebote für Mitaussteller bieten zudem die Möglichkeit, das eigene Wirken in der Branche ein neues Licht zu rücken, potenzielle Anknüpfungspunkte an ein gemeinsames Netzwerk darzustellen, eine noch größere Vielfalt im Serviceumfang durch Zusammenarbeit mit lokalen Partnern und Leistungsträger abzubilden und zudem Sichtbarkeit für Initiativen zu generieren, die sich einen eigenen Messeauftritt andernfalls nicht leisten könnten.

Im Fokus von Messebeteiligungen steht somit vor allem die Pflege von Geschäftsbeziehungen, bestenfalls natürlich geknüpft an das Generieren von Geschäftsabschlüssen, die internationale Vernetzung von Playern in und mit der Stadtgesellschaft sowie branchenübergreifende Markt- und Wettbewerbsbeobachtungen.

Was braucht ein Messestand wirklich?

Doch Messeauftritte sind kostspielig. Die Zeit, die Mitarbeitende auf der Messe verbringen, ist wertvoll und soll langfristig zur Steigerung der Wertschöpfung des Unternehmens beitragen. Die mit der Teilnahme verbundenen Kosten für Umwelt und Unternehmen - von Gestaltung und Bau des Messestandes bis hin zu Anmeldegebühren, Transfer, Unterkunft, Ausstattung, Verpflegung und Briefing der Teilnehmenden - müssen sich lohnen.

Vor diesem Hintergrund hat sich der Effizienz-Gedanke hinter der Teilnahme an solchen Großveranstaltungen immer weiter herausgebildet. Statistische Erhebungen unter Ausstellenden auf den größten MICE Messen Deutschlands zeigten in der Tat, dass es den Teilnehmenden bei ihrem Besuch vorrangig um den persönlichen Austausch in Eins-zu-Eins-Formaten gehe. Interaktive Multi-Media Ausstellungen, 4D Erlebniswelten und spielerische Installationen zum Touch & Feel der Marke sind dabei sicherlich ein Hingucker, erregen die Aufmerksamkeit von Besucher:innen, generieren womöglich zusätzliche Walk-ins und sorgen für Gesprächsstoff.

Doch zeigte die Erfahrung, besonders nach der Coronapandemie, dass Messen von Unternehmen vorrangig als Format der B2B Kommunikation gesehen wurden. Der größte Mehrwert des Messebesuchs lag im persönlichen Austausch mit relevanten Stakeholdern, in Präsenz und getrieben von der Kraft der persönlichen Begegnung.

Neue Anforderungen an Messedesign: Begegnungsräume und Nachhaltigkeit

Das Prinzip, dass der Besuch eines Messestandes Spaß machen und zur Interaktion einladen muss, bleibt davon unangetastet. Was bedeutet das aber nun für die Gestaltung des eigenen Messestandes? Ein herausragendes visuelles Design, aufmerksamkeitserregende Aktionen und Gamification sind unbestreitbar wertvoll. Doch die attraktive Außenwirkung des Messestandes und die effiziente, ressourcenschonende Nutzung der Standflächen zur Schaffung von Räumen und Formaten für Gespräche, Austausch und persönliche Begegnungen müssen Hand in Hand gehen.

Was das mit Nachhaltigkeit zu tun hat? In vielen Fällen führt das Committment zu Nachhaltigkeit im Standkonzept und dem Messeauftritt zu einer Besinnung auf das Wesentliche.

Ein konsequenter Fokus auf Nachhaltigkeit im Standdesign stellt also keineswegs einen Nachteil für ein gelungenes Standkonzept dar, sondern kann vielmehr zum Erfolgskriterium desselben werden, wie folgende Punkte zeigen:

Vorteile eines nachhaltigen Standkonzepts

Zeitersparnisse im Messebau durch beanspruchbare und wiederverwendbare Möbel in modularer Bauweise
minimalistische Ausstattung und Einsatz von Text- und Branding Elementen, die Informationsinteressierte stattdessen zum persönlichen Gespräch anregen
verminderte Kosten für Stauflächenmiete und Transport unnötig sperriger und schwerer Kisten mit Give-Aways, Printmaterialien & Co
überraschend kreative und ästhetische vegane Catering-Kreationen, von denen man im Sinne des Zero-Waste sogar etwas mit nach Hause nehmen darf
positiv stimulierende Wirkung durch Verwendung von natürlichen Materialien und Farben sowie Pflanzen

Nachhaltige Standkonzepte

Wie gelingt es nun, ein Nachhaltigkeitskonzept für den eigenen Messeauftritt zu entwickeln?
Eine Schritt-für-Schritt Anleitung zur Planung und Durchführung nachhaltiger Veranstaltungen – Messen eingeschlossen - bieten Checklisten wie die Sustainable Event Guidelines. Als kostenlose und frei zugängliche Onlineressource der Nachhaltigkeitsinitiative „Sustainable Meetings Berlin“ liefern sie niederschwellig aufbereitete Informationen und konkrete Maßnahmen für Eventplanende. Und zwar für alle Bereichen der Veranstaltungsorganisation - von Anreise, Transfer, Unterkunft und Catering über Ausstattung, Technik und Personal bis hin zur Kommunikation.

Schritt für Schritt zum nachhaltigen Messestand

Grundsätzlich gilt: Nachhaltigkeit sollte konsequent in jeder Phase der Messeplanung mitgedacht und mit Priorität verfolgt werden. Wichtige Stellschrauben können dabei die folgenden Schritte sein:

Phase 1: Konzeption und Planung

1. Zuständigkeiten, Verantwortlichkeiten und Verbindlichkeiten für Nachhaltigkeit klären

Zu Beginn der Planungsphase sollte ein:e Nachhaltigkeitsbeauftragte:n gewählt werden, dessen bzw. deren Aufgabe es ist, Nachhaltigkeit als Kriterium in Entscheidungsprozessen ins Spiel zu bringen und immer wieder aktiv zu forcieren.

2. Eine gemeinsame Vision unter Partnern schaffen

Besonders, wenn der Messestand als Plattform von mehreren co-ausstellenden Unternehmen genutzt wird, ist es wichtig, dass alle Partner über die Bestrebungen, den ökologischen Fußabdruck des Messestandes so gering wie möglich zu halten, informiert sind und sich zu gemeinsamen Zielen verschreiben.

3. Nachhaltigkeitskonzept entwickeln

Ein schriftlich festgehaltenes Nachhaltigkeitskonzept dient neben der Dokumentation der eigenen Maßnahmen gleichzeitig auch als Leitfaden zur Umsetzung. Das Dokument sollte dazu allen an der Planung Beteiligten bekannt, präsent und frei zugänglich sein. Oftmals kann es auch in der PR-Kommunikation eingesetzt werden.

4. Budgets für nachhaltige Alternativen generieren

Im Sinne der Nachhaltigkeit sollte überlegt werden, welche Investitionen in Nachhaltigkeit in welcher Höhe getätigt werden können und sollten. Trotz höheren Preisen und initialen Anschaffungskosten kann es sich langfristig auszahlen, nachhaltigere Alternativangebote z.B. aus emissionsarm hergestellten, biologisch abbaubaren und wiederverwerten oder verwendbaren Materialien zu nutzen, oder auch einen Zuschlag zur CO2 Kompensation zu zahlen. Dafür müssen Budgets geschaffen und Argumentationshilfen zur Durchsetzung gegenüber Entscheidungsträgern geliefert werden.

5. Nachhaltigkeitsengagement als Vergabekriterium in Ausschreibungsprozessen

Ein großer Hebel, die ökologischen Auswirkungen eines Messeauftritts zu reduzieren, liegt in der Vergabe von Aufträgen an externe Servicedienstleister. Arbeitet man hier bevorzugt oder ausschließlich mit zertifizierten, regionalen und lokalen Unternehmen zusammen, kann man bereits viele Emissionen vermeiden.

6. Ideen und Inspiration durch Austausch mit Experten gewinnen

Um sicherzugehen, dass Nachhaltigkeit konsequent und wirkungsvoll in allen Bereichen der Messeplanung berücksichtigt wird, empfiehlt sich die Nutzung der Sustainable Event Guidelines. Sie dient als Checkliste für Veranstaltungsplanende mit konkreten Schritt-für-Schritt Maßnahmen zur einfachen Umsetzung und verlinkt darüber hinaus auf einen Pool an weiteren hilfreichen Ressourcen wie Formulierungshilfen und Anbieterlisten für den Großraum Berlin.

Phase 2: Organisation und Durchführung

7. Information über das Nachhaltigkeitskonzept & Briefing der Beteiligten

Gerade Messedesigner:innen, Standarchitekt:innen und Messebauer:innen müssen über die Nachhaltigkeitsbestrebungen der Ausstellenden informiert sein. Auch alle Mitarbeiter müssen entsprechend angeleitet und gebrieft werden. Gegenüber den Besucher:innen kann die Kommunikation stattdessen unterschwellig erfolgen, z.B. durch Sticker, Beschriftungen oder das persönliche Gespräch.

8. Attraktive Angebote schaffen

Einen Mineralwasserspender oder ausreichend und gut sichtbare Mülleimer mit Farbcodes aufzustellen, um zur Mülltrennung anzuregen, können einfache, aber dennoch effektive Maßnahme sein, um den ökologischen Fußabdruck von Standnutzenden zu vermindern. Neuste Erkenntnisse aus der Sozial- und Kognitionsforschung zeigen, dass Anreizsysteme, die die Wahl nachhaltiger Produkt- und Prozessalternativen einfach, unkompliziert, intuitiv, und attraktiv machen, besonders effektiv sind, um zu nachhaltigem Konsumverhalten zu motivieren (siehe z.B. Green Nudging). Z.B. DIY Geschenke, kreative Lösungen, außergewöhnliches Catering, etc.)

9. Kontrolle der Umsetzung

Besonders unter Zeitdruck und dem enormen Koordinationsaufwand verschiedenster beteiligter Akteure im Messegeschäft kann es dazu kommen, dass Mülltrennung, Recycling und der schonende Auseinanderbau der Materialien in den Hintergrund rücken. Um sicherzustellen, dass Materialien im Sinne der Kreislaufwirtschaft auch tatsächlich wiederverwendet werden können, braucht es eine Person, die ein wachsames Auge hat.

Phase 3: Auswertung und Weiterentwicklung

10. Messung der tatsächlichen CO2e Bilanz

Der Strom-, Energie- und Wasserverbrauch sowie die Menge an produziertem Abfall und Speiseresten sollte erfasst werden. Dazu kann man – neben eigenen quantitativen Erhebungen durch das Organisationsteam – kann beispielsweise auch der Veranstalter Zahlen liefern, die auf die Größe der eigenen Ausstellungsfläche hochgerechnet werden können. Dies setzt allerdings eine gute Vorab-Kommunikation und Abstimmung mit allen beteiligten Parteien voraus.

11. Befragung der Stakeholder zum Standkonzept

Nach der Messe sollten Stakeholder eingeladen werden, ihre Erfahrungswerte mit dem aktuellen Standkonzept hinsichtlich visueller Wirkung, Funktionalität UND Nachhaltigkeit zu teilen. Der Austausch dient dem Perspektivwechsel und erlaubt es den Planenden neue, ungeahnte Aspekte, die es zu bedenken gibt, zu verstehen.

12. Kritische Auswertung von Feedback und Evaluation

Da nach der Messe bekanntlich vor der Messe ist, sollte sich das Planungsteam intensiv und konstruktiv mit den erhobenen Daten auseinandersetzen, um konkrete Verbesserungsmaßnahmen für das nächste Jahr zu definieren. So kann der Grundstein für einen noch verträglicheren und ressourceneffizienteren Messeauftritt im nächsten Jahr gelegt werden.

Fazit: Großer Effekt, minimierter Impact

Nachhaltigkeit in der Konzeptions- und Planungsphase eines Messeauftritts berücksichtigen. Ein konkretes Maßnahmenkonzept definieren. Transparent über das Thema Nachhaltigkeit kommunizieren. Die verschiedenen Stakeholder in die Umsetzung einbeziehen. Wer an diesen Stellschrauben arbeitet, kann viel bewegen. Oft reichen kleine Maßnahme aus, um eine große Wirkung - bzw. einen kleineren Impact - zu erzielen.

Also: zögern Sie nicht, den ersten Schritt zu gehen. Das visitBerlin Convention Office steht Ihnen auf dem Weg zum nachhaltigen Messeauftritt jederzeit gern beratend und unterstützend zur Seite.