Das Sicherheitsumfeld bei Großveranstaltungen wie Messen, Kongresse und Tagungen hat sich in den letzten Jahren immens weiterentwickelt: Dies bringt neue Herausforderungen, aber auch spannende Möglichkeiten für Veranstaltende mit sich. Innovative Sicherheitskonzepte sollten deshalb frühzeitig in die Veranstaltungsplanung integriert werden, um ein rundum positives Erlebnis für alle Beteiligten zu schaffen.
Dabei ist zu beachten, dass verschiedene Gruppen – etwa Menschen mit Behinderungen, BIPoC oder queere Personen – unterschiedliche Schutzbedarfe haben. Diese müssen in Planung und Umsetzung berücksichtigt werden.
Ob Schutz vor Anschlägen, extremen Wetterbedingungen – wie Hitze und Starkregen – oder digitale Sicherheit durch Cyberattacken – Veranstalter können durch vorausschauende Maßnahmen nicht nur Sicherheit gewährleisten, sondern auch ein Gefühl von Vertrauen und Gemeinschaft vermitteln. Denn am Ende stehen immer die Sicherheit und das Wohlbefinden aller Personen vor Ort im Mittelpunkt.
Im Bereich von Business-Events treten solche extremen Ereignisse durchaus selten ein, dennoch kann es während einer Veranstaltung zu Unfällen kommen, etwa durch den Ausbruch eines Feuers, eine zu hohe Personendichte, Panik, Stromausfall oder den Ausfall besucherrelevanter Infrastruktur (Zutrittskontrolle, Kassensysteme, Toiletten). Gerade in solchen Situationen ist es essenziell, dass auch barrierefreie Evakuierungswege und -informationen bereitstehen.
Häufig konzentrieren sich Sicherheitsvorkehrungen auf physische Angriffe von außen – beispielsweise den Zutritt Unbefugter – jedoch werden auch digitale Bedrohungen wie Cyberattacken von Tag zu Tag wahrscheinlicher. Dabei stellt sich nicht die Frage, ob, sondern wann ein Angriff die nächste Großveranstaltung treffen wird. Die sorgfältige Planung eines Sicherheitskonzeptes sollte daher auch stets das Datenschutzrisiko im Zusammenhang mit Cyber-Infrastrukturen berücksichtigen.
Die IT-Systeme von Veranstaltungsorten enthalten – wie die von anderen Unternehmen auch – oft hunderte von Schwachstellen. Sie ermöglichen es Hackern, sensible Daten zu stehlen oder zu manipulieren. Durch gezielte Maßnahmen wie Business Continuity Planning, Zero-Trust-Architekturen und Mitarbeiterschulungen lässt sich das Risiko minimieren.
Die Gewährleistung der Sicherheit ist kein Add-on, sondern muss ein integraler Bestandteil jeder Veranstaltungsvorbereitung sein. Gut durchdachte Sicherheitsmaßnahmen sind keine Einschränkung, sondern Voraussetzung für die Umsetzung erfolgreicher und inklusiver Events.
Für mich steht fest: Sicherheit und Krisenmanagement dürfen nicht länger als „Worst-Case-Szenarien“ gesehen werden. Sie sind eine Einladung zur Professionalität, zur Glaubwürdigkeit und zur Stärkung von Vertrauen - in das Event, in die Organisation und in die Menschen dahinter.
Die Entwicklung von passgenauen Event-Sicherheitskonzepten beginnt mit einer Gefährdungsbeurteilung: Potenzielle Risiken werden identifiziert, die Eintrittswahrscheinlichkeit ermittelt sowie das potenzielle Schadensausmaß bewertet. Basierend auf diesen Erkenntnissen werden Maßnahmen abgeleitet; dies können beispielsweise sein:
- Einrichtung eines vielfältig besetzten Entscheidungsgremiums sowie Krisenstabs
- Evakuierungs- und Räumungskonzepte
- Datenschutzkonzepte
- Krisenkommunikation
- An- und Abreisemanagement
Ein entscheidender Faktor für die Sicherheit von Großveranstaltungen im B2B-Bereich ist die enge Kooperation mit Behörden wie der Berliner Polizei – oftmals auch mit dem LKA und/oder BKA – sowie der Feuerwehr. Berlin verfügt über eine Infrastruktur, die darauf ausgelegt ist, große Menschenmengen sicher zu handhaben: Vom Verkehrsmanagement der BVG und S-Bahn über die Notfallmedizin bis hin zur Überwachung kritischer Infrastrukturen.
Sicherheitsdienstleister sollten dabei frühzeitig in die Planung einbezogen werden; sie sind wesentlicher Partner bei der Erstellung von Sicherheitskonzeptionen. Zu den Konzepten gehören neben Risikoanalysen auch die Einrichtung von Notfall-, Evakuierungs- und Krisenkommunikationsplänen sowie eine regelmäßige und fachgerechte Schulung des Sicherheitspersonals.
Berlin bietet eine Vielzahl moderner Eventlocations, die bereits umfassende physische und digitale Sicherheitsmaßnahmen implementiert haben: Der EUREF-Campus in Berlin-Schöneberg ist nicht nur ein Leuchtturmprojekt für Nachhaltigkeit, sondern überzeugt auch durch seine Sicherheitsstandards. Das Gelände verfügt über kontrollierte Zufahrten, Videoüberwachung, Zugangssysteme mit Personenerkennung sowie eine eigene Sicherheitszentrale. Die Malzfabrik kombiniert historische Industriearchitektur mit modernsten Eventanforderungen. Sie legt großen Wert auf Sicherheitsvorkehrungen, die von Brandschutzplänen über Notausgangssysteme bis zu detaillierten Crowd-Management-Prozessen reichen.
Als Europas größter Hotel-, Kongress- und Entertainment-Komplex bietet das Estrel Berlin ein hochmodernes Sicherheitsmanagement. Dazu zählen Zugangskontrollen, eigenes Sicherheitspersonal, redundante IT-Systeme sowie eine engmaschige Zusammenarbeit mit den Berliner Behörden. Es verfügt über eine eigene technische Leitstelle und ist besonders auf Großveranstaltungen mit mehreren tausend Personen vorbereitet. Das InterContinental Berlin steht nicht nur für Luxus, sondern auch für höchste Sicherheitsstandards. Neben der diskreten Integration physischer Sicherheitsmaßnahmen verfügt das Haus über eine durchdachte IT-Infrastruktur für digitale Sicherheit. Ideal geeignet für hochkarätige Business-Events mit sensiblen Gästen aus Politik, Wirtschaft und Diplomatie.
Technologische Innovationen wie KI-gestützte Überwachungssysteme ergänzen das Sicherheitsportfolio vieler Veranstaltungsorte. Doch auch hier gilt: Technik ersetzt kein geschultes Personal.
Jedoch hilft die Integration von KI potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und zu minimieren. Effiziente Überwachungssysteme mit Drohnen und Wärmebildkameras, Gesichtserkennung und Zutrittskontrollen mit Handsonden und Sicherheitsscannern sind nur einige der Technologien, um die Sicherheit bei Großveranstaltungen zu erhöhen. KI-Technologien können zudem dazu beitragen, verdächtige Bewegungen, Objekte sowie Engpässe und Menschenansammlungen frühzeitig zu identifizieren, um entsprechend zu reagieren und die Sicherheit aller zu gewährleisten.
Während in vielen Ländern Body-Scanner & Co. längst Standard sind, tun wir uns in Deutschland mit sichtbarer Sicherheitspräsenz oft noch schwer. Häufig wird sie als abschreckend statt vertrauensbildend wahrgenommen. Ich hoffe, dass sich hier langfristig unsere Wahrnehmung verändert - hin zu mehr Akzeptanz und Wertschätzung für das Thema Sicherheit.
Trotz aller Sicherheitstechnik bleiben gut und regelmäßig geschulte Sicherheitsteams, die in der Lage sind, in kritischen Momenten schnell und dennoch besonnen zu reagieren, unersetzlich. Gerade bei Räumungsszenarien ist es von großer Bedeutung, dass sie Ruhe ausstrahlen, um Menschen schnellstmöglich aus der potenziellen Gefahrensituation zu bringen – und dabei auf unterschiedliche Bedarfe (z. B. Mobilität, Sprache, Stressverarbeitung) Rücksicht nehmen.
Die meisten Veranstaltungsplanenden sind in der Regel gut vorbereitet und haben detaillierte Krisenpläne parat. Doch in der Praxis können Situationen auftreten, die nicht immer vorhersehbar sind. Deshalb ist es sinnvoll, zusätzlich einen Plan B oder C in der Schublade zu haben. So bleibt man auf alle Eventualitäten vorbereitet. Schulungen sollten dabei nicht nur sicherheitsbezogen, sondern auch diversitätssensibel und inklusiv gestaltet sein – etwa durch visuell unterstützte Inhalte, einfache Sprache oder Simulationen mit verschiedenen Szenarien. Sicher ist sicher – absolute Sicherheit lässt sich jedoch nie vollständig garantieren.
Checklisten für Sicherheitskonzepte
Sicherheit bei Veranstaltungen und Produktionen von der "VBG – Ihre gesetzliche Unfallversicherung"
Checkliste Veranstaltungssicherheit von Eventfaq
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