Das Sicherheitsumfeld bei Business-Events wie Messen, Kongressen und Tagungen hat sich in den letzten Jahren immens weiterentwickelt: Dies bringt neue Herausforderungen, aber auch spannende Möglichkeiten für Veranstaltende mit sich. Die Kombination aus innovativen Sicherheitsmaßnahmen, proaktiver Krisenprävention und einer gut organisierten Krisenkommunikation stärkt nicht nur die Sicherheit, sondern trägt maßgeblich dazu bei, das Vertrauen der Teilnehmer zu erhalten und die Veranstaltung sicher und erfolgreich zu gestalten.
Ob Schutz vor Anschlägen, sich häufenden extremen Wetterbedingungen – wie Hitze und Starkregen – oder digitale Sicherheit durch Cyberattacken – Veranstaltende können durch vorausschauende Maßnahmen nicht nur Sicherheit gewährleisten, sondern auch ein Gefühl von Vertrauen und Gemeinschaft vermitteln. Denn am Ende stehen stets die Sicherheit und das Wohlbefinden aller Personen vor Ort im Mittelpunkt.
Im Bereich von Business-Events treten solche extremen Ereignisse selten auf, dennoch kann es während einer Veranstaltung zu Unfällen kommen, etwa durch den Ausbruch eines Feuers, einer zu hohen Personendichte, Panik oder den Ausfall besucherrelevanter Infrastruktur. Gerade in solchen Situationen ist es essenziell, dass auch barrierefreie Evakuierungswege und entsprechende Informationen bereitstehen.
Häufig konzentrieren sich Sicherheitsvorkehrungen auf physische Angriffe von außen – beispielsweise den Zutritt Unbefugter – jedoch werden auch digitale Bedrohungen wie Cyberattacken von Tag zu Tag wahrscheinlicher. Dabei stellt sich nicht die Frage, ob, sondern wann ein Angriff die nächste Veranstaltung treffen wird. Denn die IT-Systeme von Veranstaltungsorten enthalten – wie die von anderen Unternehmen auch – oft hunderte von Schwachstellen. Sie ermöglichen es Hackern, sensible Daten zu stehlen oder zu manipulieren.
Die Gewährleistung der Sicherheitsmaßnahmen und des Krisenmanagement sollten ein integraler Bestandteil jeder Veranstaltungsvorbereitung sein. Gut durchdachte Vorkehrungen sind keine Einschränkung, sondern vielmehr eine grundlegende Voraussetzung für die erfolgreiche Durchführung von Events.
Für mich steht fest: Sicherheit und Krisenmanagement dürfen nicht länger als „Worst-Case-Szenarien“ gesehen werden. Sie sind eine Einladung zur Professionalität, zur Glaubwürdigkeit und zur Stärkung von Vertrauen - in das Event, in die Organisation und in die Menschen dahinter.
Oft werden Sicherheitskonzepte und Krisenmanagement in einem Atemzug genannt – dabei verfolgen sie unterschiedliche Ziele und greifen an verschiedenen Stellen. Sicherheitskonzepte sind präventiv ausgerichtet: Sie werden im Vorfeld erstellt, analysieren Risiken und definieren klare Abläufe – etwa für Notfälle, Besucherlenkung oder die Zusammenarbeit mit Behörden. Ganz anders das Krisenmanagement: Es greift, wenn etwas Unvorhergesehenes eintritt – und sorgt mit durchdachten Szenarien, eingespielten Krisenteams und klaren Kommunikationswegen dafür, dass schnell und strukturiert gehandelt werden kann. Beide Bereiche ergänzen sich ideal: Während das Sicherheitskonzept Risiken minimiert, sichert das Krisenmanagement die Handlungsfähigkeit im Ernstfall.
Ein zentrales Puzzlestück für die Sicherheit von großen B2B-Veranstaltungen ist die Zusammenarbeit mit den BOS. Die Abkürzung steht für "Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben", darunter befinden sich in erster Linie Polizei, Feuerwehr und Rettungsdienste.
Sobald eine Veranstaltung eine gewisse Größe oder Komplexität erreicht, bindet die Eventlocation die Polizei automatisch als zentrale Akteurin mit in die Planung ein. Ob zur präventiven Risikoanalyse oder zur Verkehrslenkung vor Ort – ihr Einsatz richtet sich nach dem Thema der Veranstaltung, der Gästezahl und dem möglichen Gefährdungspotenzial.
Auch die Sicherheitsdienstleister der Veranstaltungsstätten sollten in die Planung einbezogen werden; sie sind wesentlicher Partner bei der Erstellung von Sicherheitsmaßnahmen und/oder -konzepten für Zwischenfälle sowie Notfälle.
Berlin bietet eine Vielzahl moderner Eventlocations, die bereits umfassende physische und digitale Sicherheitsmaßnahmen implementiert haben: Der EUREF-Campus in Berlin-Schöneberg ist nicht nur ein Leuchtturmprojekt für Nachhaltigkeit, sondern überzeugt auch durch seine Sicherheitsstandards. Das Gelände verfügt über kontrollierte Zufahrten, Videoüberwachung, Zugangssysteme sowie eine eigene Sicherheitszentrale. Die Malzfabrik kombiniert historische Industriearchitektur mit modernsten Eventanforderungen. Sie legt großen Wert auf Sicherheitsvorkehrungen, die von Brandschutzplänen über Notausgangssysteme bis zu detaillierten Crowd-Management-Prozessen reichen.
Die Uber Eats Music Hall bietet neben einem professionellen Security-Dienstleister auch Awareness-Teams an. Das Team unterstützt Personen, die sich in emotional aufgeladenen Situationen befinden. Sollte jemand Diskriminierung erfahren, (sexuell) belästigt werden, unter Drogen- oder Alkoholeinfluss stehen oder ein anderes Thema ansprechen möchte, das sensibilisierte Aufmerksamkeit braucht, kümmern sich die speziell ausgebildeten Mitarbeitenden.
Als Europas größter Hotel-, Kongress- und Entertainment-Komplex bietet das Estrel Berlin ein hochmodernes Sicherheitsmanagement. Dazu zählen Zugangskontrollen, eigenes Sicherheitspersonal, redundante IT-Systeme sowie eine engmaschige Zusammenarbeit mit den Berliner Behörden. Es verfügt über eine eigene technische Leitstelle und ist besonders auf Großveranstaltungen mit mehreren tausend Personen vorbereitet. Das InterContinental Berlin steht nicht nur für Luxus, sondern auch für höchste Sicherheitsstandards. Neben der diskreten Integration physischer Sicherheitsmaßnahmen verfügt das Haus über eine durchdachte IT-Infrastruktur für digitale Sicherheit. Ideal geeignet für hochkarätige Business-Events mit sensiblen Gästen aus Politik, Wirtschaft und Diplomatie.
Technologische Innovationen wie KI-gestützte Überwachungssysteme könnten in Zukunft das Sicherheitsportfolio vieler Veranstaltungsorte ergänzen. Doch auch hier gilt: Technik ersetzt kein geschultes Personal.
So kann die Integration von KI potenzielle Risiken frühzeitig erkennen und minimieren. Effiziente Überwachungssysteme mit Drohnen und Wärmebildkameras, Gesichtserkennung und Zutrittskontrollen mit Handsonden und Sicherheitsscannern wären nur einige der zukünftigen Technologien, die dabei helfen könnten die Sicherheit bei Business-Events zu erhöhen. KI-Technologien könnten zudem theoretisch dazu beitragen, verdächtige Bewegungen, Objekte sowie Engpässe und Menschenansammlungen frühzeitig zu identifizieren, um entsprechend zu reagieren und die Sicherheit aller zu gewährleisten.
Kulturelle Unterschiede prägen unser Sicherheitsverständnis. Während in vielen Ländern sichtbare Sicherheitsmaßnahmen längst zum Alltag gehören, tun wir uns in Deutschland oft noch schwer damit. Häufig werden sie eher als abschreckend denn als vertrauensbildend wahrgenommen. Ich hoffe, dass sich unsere Haltung langfristig wandelt – hin zu mehr Akzeptanz und Wertschätzung für das Thema Sicherheit.
Trotz aller jetziger und zukünftiger Sicherheitstechnik bleiben gut und regelmäßig geschulte Sicherheitsteams, die in der Lage sind, in kritischen Momenten schnell und dennoch besonnen zu reagieren, unersetzlich. In der Regel wird die Security von der jeweiligen Location gestellt, die dafür sorgt, dass alle notwendigen Maßnahmen getroffen werden, um Sicherheit zu gewährleisten. Gerade bei Räumungsszenarien ist es von großer Bedeutung, dass die Security-Mitarbeitende Ruhe ausstrahlen, um Menschen schnellstmöglich aus der potenziellen Gefahrensituation zu bringen – und dabei auf unterschiedliche Bedarfe (z. B. Mobilität, Sprache, Stressverarbeitung) Rücksicht nehmen.
Die meisten Veranstaltungsplanenden sind sehr gut vorbereitet und haben neben Sicherheitsmaßnahmen idealerweise auch ein Krisenmanagementkonzept in der Schublade. Man kann sich ein solches Konzept wie einen gut sortierten Werkzeugkasten vorstellen: Es vereint eine Vielzahl bewährter Strategien mit klar definierten Handlungsoptionen – inklusive eines Plan B und C –, um flexibel und zielgerichtet auf unterschiedlichste Szenarien reagieren zu können. Ein effektives Krisenmanagement beinhaltet zudem auch eine klare und schnelle Krisenkommunikation, die sowohl interne als auch externe Stakeholder idealerweise in Echtzeit informiert. Gerade in dynamischen Szenarien kann eine gute Kommunikationsstrategie dazu beitragen, Panik zu verhindern und das Vertrauen der Betroffenen zu sichern.
So bleibt man auf alle Eventualitäten vorbereitet. Denn: Sicher ist sicher – aber absolute Sicherheit lässt sich nie vollständig garantieren.
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