Kongressfonds Berlin - Förderung für Ihr nachhaltiges Event

Die Handlungsfelder der "Sustainable Event Scorecard" orientieren sich an den verschiedenen Planungsbereichen einer Veranstaltung. In jedem der Bereiche, gibt es die Möglichkeit durch strategische Konzepte oder einzelne Maßnahmen eine nachhaltigere Ausrichtung des Events zu erreichen. Dabei beschäftigt sich das erste Handlungsfeld Allgemein mit der strategischen Implementierung von Nachhaltigkeit, insbesondere durch übergeordnete Konzepte. 

1. Allgemein  

2. Transport  

3. Veranstaltungsort  

4. Unterbringung  

5. Catering  

6. Ausstattung  

7. Technik  

8. Personal  

9. Beschaffung  

10. Veranstaltungsprogramm  

11. Kommunikation  

12. Sustainable Development Goals  

13. Sustainable Partner 

Sie ist auf der Grundlage von bestehenden etablierten Rahmenwerken und Standards entstanden. Dazu zählen der “Leitfaden für die nachhaltige Organisation von Veranstaltungen” des Umweltbundesamtes, die ISO 20121, Fachliteratur wie Riediger/Oblasser oder Nachhaltiges Veranstaltungsmanagement der GIZ.   

Nach der Einreichung des Förderantrags versendet die IBB Business Team GmbH (IBT) eine Eingangsbestätigung. Diese enthält eine Genehmigung zum Vorhabenbeginn. Bis zum Erhalt eines Zuwendungsbescheids handelt die Antragstellerin bzw. der Antragsteller auf eigenes wirtschaftliches Risiko. 

Gefördert werden sollen Veranstaltungen in Berlin, die sich ausschließlich an ein Fachpublikum richten, wie z.B. Kongresse, Tagungen, Seminare und Fortbildungen. Die Veranstaltungen müssen dabei besondere Nachhaltigkeitskriterien nachweisen. Ein Fokus liegt auf der internationalen Positionierung Berlins. Somit soll einerseits die Vorreiterrolle als internationale Kongressdestination ausgebaut und gleichzeitig die Internationalisierung der Veranstaltungsbranche gestärkt werden, da hierin ein großes wirtschaftliches Potenzial für Berlin liegt. Beides gemeinsam ist Grundvoraussetzung für die Behauptung der nationalen und internationalen Wettbewerbsfähigkeit der deutschen Hauptstadt. Daher soll das Förderprogramm Veranstaltungen, die erstmalig in Berlin stattfinden und/oder viele internationale Teilnehmende aufweisen, in besonderem Maße unterstützen.

• Messen, Ausstellungen und ähnliche Formate, auch wenn sie sich ausschließlich an ein Fachpublikum richten und/oder mit einem förderfähigen Kongress verbunden sind
• Veranstaltungen, die sich an Privatpersonen richten oder Freizeit- bzw. Erholungszwecken dienen  
• Veranstaltungen, zu deren Durchführung die Antragstellenden selbst oder Dritte rechtlich verpflichtet sind  
• parteipolitische Veranstaltungen  
• vor Antragstellung begonnene Veranstaltung 

Höhe der Basisförderung

• 25 Euro pro Teilnehmenden und Veranstaltungstag
• + 30 Prozent der Summe der Basisförderung wenn mindestens 30 Prozent der Präsenz-Teilnehmenden, ihren Arbeitsort nachweislich im Ausland haben
• + 8.400 Euro  als Pauschale für erstmalige Veranstaltungen in Berlin 
• Grundlage der Berechnung sind ausschließlich die anwesenden Präsenzteilnehmenden (Online-Teilnehmende werden nicht berücksichtigt)
• Maximale Fördersumme: 99.950 Euro  pro Veranstaltung

Beispiele:

• 2-tägiger Kongress mit 121 Teilnehmenden am 1. Tag und 95 Teilnehmenden am 2. Tag: 5.400 Euro 
• Als internationale Veranstaltung: 7.020 Euro 
• Als erstmalige Veranstaltung: 15.420 Euro 

Es zählt ausschließlich die Anzahl der Präsenz-Teilnehmenden (Fachpublikum). Referent:innen, Mitarbeitende, Servicepersonal etc. zählen nicht dazu.

Das Förderangebot richtet sich an Organisationen (z.B. Unternehmen, Vereine, Anstalten des öffentlichen Rechts) und selbstständig bzw. freiberuflich Tätige, die beabsichtigen, eine Veranstaltung in Berlin durchzuführen. Als Veranstalter:in ist insbesondere derjenige anzusehen, der das finanzielle und unternehmerische Risiko der Veranstaltung trägt, der die wirtschaftliche, organisatorische und haftungsrechtliche Verantwortung hat und der die Veranstaltung auf eigene Rechnung durchführt. Veranstaltungslocations können deshalb in ihrer Funktion als Vermieter keinen Förderantrag stellen.

Wichtige Voraussetzung, um Antragsteller:in sein zu können, ist ein Sitz, eine Betriebsstätte oder eine Niederlassung in der Bundesrepublik Deutschland.

Von einem Fachpublikum im Sinne des Förderprogramms Kongressfonds wird in den Fällen gesprochen, sofern die Teilnehmenden an der Veranstaltung ausschließlich aus einer professionellen Motivation heraus teilnehmen. Beispielsweise, weil sie sich im Auftrag ihres Arbeitgebers oder aus Forschungsgründen wie bei einem wissenschaftlichen Kongress anmelden.

Gefördert werden dementsprechend z.B. Kongresse, Tagungen, Seminare oder Fortbildungen. Eine professionelle Motivation kann auch angenommen werden, wenn die Veranstaltung der Weiterbildung von Personen im Rahmen eines Ehrenamts dient. Die ist z.B. anzunehmen, wenn ein erforderlicher Qualifikationsnachweis für die Durchführung von ehrenamtlichen Aktivitäten durch die Teilnahme an der Veranstaltung erworben werden soll. 

Zur Beantragung der Förderung müssen die Formulare im Kundenportal der IBB Business Team GmbH (IBT) ausgefüllt und hochgeladen werden. Ergänzend müssen die am Antragsende genannten Unterlagen hochgeladen werden. Die Einreichung des Förderantrags und seiner Anlagen bei der Bewilligungsstelle erfolgt digital über das Kundenportal der IBB Business Team GmbH (IBT). Das unaufgeforderte Einsenden ausgedruckter und unterschriebener Kopien ist nicht notwendig.

Der Antrag muss durch eine vertretungsberechtigte Person des Unternehmens eingereicht werden.

Ja. Ein:e Veranstalter:in darf grundsätzlich mehrere Förderanträge einreichen. Indes darf nur ein Förderantrag pro Veranstaltung gestellt werden. Es ist aber möglich, Förderanträge für unterschiedliche Veranstaltungen einzureichen. 

Nach der Einreichung des Förderantrags versendet die IBB Business Team GmbH (IBT) eine Eingangsbestätigung. Diese enthält eine Genehmigung zum Vorhabenbeginn. Bis zum Erhalt eines Zuwendungsbescheids handelt die Antragsteller:in auf eigenes wirtschaftliches Risiko.

Nein, die Förderung des Kongressfonds für nachhaltiges Tagen kann nur für Veranstaltungen gewährt werden, mit deren Vorbereitung noch nicht begonnen wurde. Als Vorhabenbeginn ist grundsätzlich der Abschluss eines der Ausführung zuzurechnenden Lieferungs- oder Leistungsvertrags zu werten. Dazu gehören beispielsweise Mietverträge über die Veranstaltungsräumlichkeiten, Dienstleistungs- oder Mietverträge für Technik, Verträge zum Catering oder Verträge zur Lieferung von Werbematerialien für die Veranstaltung.

Davon ausgenommen ist der Abschluss eines Vertrags mit einer Veranstaltungsagentur zum Zweck der Konzeption, Organisation und Durchführung einer Veranstaltung. Ebenfalls ausgenommen ist der Abschluss von Verträgen, welche der Einnahmeseite der Veranstalterin bzw. des Veranstalters zuzurechnen sind, so z.B. Sponsoringverträge. 

Das Programm muss pro gefördertem Tag mindestens vier Netto-Stunden (ohne Pausen) umfassen. Rahmenprogramme sind nicht förderfähig.

Teilnehmendenlisten sind vorzubereiten und zu pflegen. Einen Hinweis zum Umgang mit den Daten erhalten Sie mit dem Zuwendungsbescheid.

Die Listen müssen entweder

• von den anwesenden Teilnehmenden täglich mit Vor- und Nachnamen, Institution, Ort und Land unterschrieben werden, oder
• aus einem digitalen Registrierungssystem stammen, das eine tägliche Anwesenheitskontrolle sicherstellt, und von der Geschäftsführung der Antragstellenden bestätigt werden.

Die Erfüllung der Nachhaltigkeitskriterien sowie die Einreichung der Nachweise sind Voraussetzung für den Zahlungsabruf. Barzahlungsquittungen werden nicht akzeptiert.

Bei allen Öffentlichkeitsmaßnahmen ist auf die finanzielle Beteiligung der für Wirtschaft zuständigen Senatsverwaltung schriftlich hinzuweisen und das Logo der Senatsverwaltung (siehe Downloads am Ende der Seite) einzubinden.

Die Veranstaltung muss bis zum 30.06.2028 stattgefunden haben. Anträge können über das Kundenportal der IBB Business Team GmbH (IBT) ausgefüllt und hochgeladen werden.

Allen Beschäftigten (auch denen, die außerhalb des Projekts tätig sind) wird mindestens der aktuell geltende Mindestlohn des Landes Berlins bezahlt (§ 9 LMiLoG Bln), solange und soweit sie vom Land Berlin Zuwendungen erhalten. Im Falle des Kongressfonds betrifft das die Dauer Ihrer Veranstaltung. Die aktuelle Regelung ist auf der Website des Landes Berlin einsehbar.

Zum Zwecke der statistischen Erhebung hat das Statistische Bundesamt einen Branchenkatalog entwickelt und Branchen mit einem Code klassifiziert. Im Rahmen der Antragstellung für den Kongressfonds Berlin muss an zwei Stellen dieser Branchencode angegeben werden:

Die antragstellende Organisation muss angeben, welcher Branche sie angehört.

Um besser nachvollziehen zu können, was für Veranstaltungen gefördert werden, ist anzugeben, welcher Branche die Zielgruppe der beantragten Veranstaltung angehört.

Die Klassifikation der Wirtschaftszweige finden Sie einer Übersicht des Statistischen Bundesamts. 

Die ersten fünf Ziffern des Codes sind einzugeben. 

Durch den Zuschuss im Förderprogramm Kongressfonds für nachhaltiges Tagen erhalten die erfolgreichen Antragssteller:innen eine Zuwendung des Landes Berlin. Sämtliche juristische Personen, die Zuwendungen des Landes erhalten bzw. erhalten möchten, müssen zur Erhöhung der Eindeutigkeit der Informationen und damit zur Erhöhung der Transparenz in der Transparenzdatenbank registriert sein. Nähere Informationen und die Möglichkeit zur Anmeldung finden Sie in der Transparenzdatenbank der Senatsverwaltung für Finanzen. 

Die Auszahlung der Fördermittel erfolgt nach einer erfolgreichen Prüfung des Zahlungsabrufes. Die Einreichung hat spätestens drei Monate nach der Durchführung der Veranstaltung zu erfolgen.

Folgende Unterlagen müssen eingereicht werden:

Teilnehmendenliste:

• mit Vor- und Nachnamen, Institution, Ort, Land, von allen Präsenz-Teilnehmenden täglich unterschrieben, oder
• aus einem digitalen Registrierungssystem, das eine Anwesenheitskontrolle sicherstellt, bestätigt durch die Geschäftsführung der Antragstellenden.

Zahlenmäßiger Nachweis (Verwendungsbestätigung):

• Angaben zu Gesamtkosten, förderfähigen Kosten (siehe Förderrichtlinie), Einnahmen,
• Bestätigung über zweckentsprechende, wirtschaftliche und sparsame Verwendung,
• Übereinstimmung mit Büchern und Belegen.

Rechnungen und Nachweise:

• Rechnung über die gebuchte Veranstaltungsräumlichkeit in Berlin mit Zahlungsbeleg (Kontoauszug),
• endgültiges Veranstaltungsprogramm mit zeitlicher Abfolge, Inhalten (inkl. Referent:innen) und Netto-Dauer (ohne Pausen).

Nachhaltigkeitsnachweise:

• Angaben zu den erfüllten Kriterien der Sustainable Event Scorecard, nummerisch gekennzeichnet anhand der Scorecard.