Wie gehen wir in der MICE-Branche mit Themen wie Klimawandel, endlichen Ressourcen, Fachkräftemangel und der stetig steigenden Kundennachfrage nach nachhaltigen Angeboten um? Unsere Antwort ist Sustainable Meetings Berlin! Im folgenden Artikel erfahren Sie alles über den Zertifizierungsprozess zu einem Sustainable-Partner.
Das Herzstück der Initiative ist ein tiefgreifendes und umfassendes Nachhaltigkeitsmanagementsystem. Es wurde gemeinsam mit und speziell für die Berliner Veranstaltungswirtschaft entwickelt und basiert auf international anerkannten Kriterien und Nachhaltigkeits-Standards. Ob Cateringunternehmen, Location, Agentur, Event-Ausstattung, Personal- oder Transportdienstleistung: Mitmachen können alle Unternehmen der Berliner Kongress- und Veranstaltungswirtschaft.
Dabei begleiten wir die Partner:innen auf dem Weg zur Zertifizierung als Sustainable Partner ganz individuell und bieten jedem Unternehmen so viel Unterstützung wie nötig. Dank der Förderung durch das Land Berlin ist der gesamte Prozess für Berliner Unternehmen kostenfrei. Im Folgenden möchten wir die einzelnen Module des Sustainable Partner Programms vorstellen und die einzelnen Stationen bis zum krönenden Audit zeigen.
Der erste Schritt auf dem Weg zum zertifizierten Sustainable-Partner ist die monatliche Online-Informationsveranstaltung. Sie ist obligatorisch und die Eintrittskarte in den Prozess.
Während der Infoveranstaltung sollen allgemeine sowie konkrete Fragen beantwortet werden. Was ist das große Ziel hinter Sustainable Meetings Berlin? Was umfasst die Initiative eigentlich alles? Warum ist Nachhaltigkeit in der MICE-Branche längst vom nice-to-have zum must-have geworden? Welche Bereiche decken die Kriterien eigentlich ab? Wie geht man als Unternehmen die Implementierung eines solchen Nachhaltigkeits-Managementsystems an? Wie sehen die dazugehörigen Unterlagen aus und wer unterstützt mich bei den nächsten Schritten?
Die detaillierten Kriterien-Tabellen geben uns Orientierung, so dass wir genau wissen, womit wir uns auseinandersetzen müssen. Das ist wirklich super hilfreich!
Mit den einzelnen Modulen des Sustainable-Partner-Programms bieten wir den Unternehmen so viel Unterstützung wie möglich. Nichtsdestotrotz ist die Implementierung eines Nachhaltigkeits-Managementsystems ein komplexes Unterfangen, das eine intensive Auseinandersetzung mit dem Kriterienkatalog und den eigenen Arbeitsprozessen erfordert.
„Als ich dann all diese Unterlagen auf meinem Bildschirm hatte, habe ich schon gedacht: Uff! Das ist echt eine Menge zu tun! Aber durch die Infoveranstaltung war ich ja bestens darauf vorbereitet, dass da eine "etwas umfangreichere" E-Mail kommen wird und ich habe mich wirklich auf die Herausforderung gefreut. Die detaillierten Kriterien-Tabellen geben uns Orientierung, sodass wir genau wissen, womit wir uns auseinandersetzen müssen. Das ist wirklich super hilfreich!“ , Teal George, Atelier Gardens.
Im Nachgang unserer Infoveranstaltung versenden wir eine umfangreiche Infomail, die man sich als „Wiki“ abspeichern und immer wieder abrufen kann, wenn sich Fragen zu den Unterlagen oder den nächsten möglichen Schritten ergeben. Sie enthält:
- eine Präsentation, in der die Initiative Sustainable Meetings Berlin umfassend vorgestellt wird
- einen ausführlichen Leitfaden mit allen Informationen zur Sustainable Partner-Zertifizierung und deren Methodik
- die Kriterienübersichten für alle neun Sparten: Agentur, Ausstattung, Schifffahrt, Catering, Personal, Hotel, Location, Technik, Transport
- die ausführlichen Kriterienblätter für die vier Bereiche Umwelt, Wirtschaft, Gesellschaft und Governance, Risk & Compliance
- die Links für die Anmeldung der optionalen individuellen Workshops, den Online-Learnings und für den Sustainable Meetings Berlin-Netzwerkverteiler
- jede Menge hilfreiche Informationen, wie die nächsten Schritte auf dem Weg zur Zertifizierung aussehen könnten
Natürlich bereiten wir die Teilnehmer:innen in der Infoveranstaltung auf den Versand der (zugegebenermaßen recht beeindruckenden) Menge an Informationen vor.
Alle Unterlagen studiert und trotzdem noch nicht so richtig den Durchblick, wie und wo man mit so einem Nachhaltigkeits-Managementsystem nun loslegt? Der individuelle Fahrplanworkshop hilft weiter!
Wie es der Name schon verrät, erstellt eine von uns beauftragte Agentur in dem ganztägigen Workshop gemeinsam mit dem Unternehmen eine individuelle Roadmap zur Zertifizierung. Dafür werden alle Kriterien und die dazugehörigen Prozesse im Unternehmen angeschaut und daraus eine GAP-Analyse erstellt. Am Ende des Tages weiß man dann ziemlich genau, wo die eigenen Stärken liegen, wo es vielleicht noch die ein' oder andere Baustelle gibt und welche Zertifizierungsstufe im Audit ungefähr erreicht werden könnte.
Mit dem Fahrplan in der Tasche kann es dann mit der Formulierung der Ziele, strategischen Planung inkl. Maßnahmen und der Schärfung der eigenen Unternehmensprozesse, losgehen. Bei Bedarf kann noch ein weiterer individueller Beratungstag in Anspruch genommen werden.
Was gehört eigentlich so alles in die Compliance-Richtlinien eines Unternehmens? Wie gehe ich die Einführung eines strategischen Stakeholder-Managements an? Welche Vorteile bietet Kreislaufwirtschaft und wie nehme ich auch meine Mitarbeitenden auf dem Weg zu mehr unternehmerischer Nachhaltigkeit mit? Zum Beispiel, indem ihr ihnen die Zeit einräumt, die Kurse aus dem SMB-Modul “Online Learnings” in Ruhe anzuschauen. Bis zu drei Stück davon darf jedes Unternehmen im Zertifizierungsprozess kostenlos wählen. Gar nicht so einfach, sich bei den vielen spannenden Themen für nur drei davon zu entscheiden.
Der letzte Schritt auf dem Weg zur Zertifizierung ist der Audit-Vorbereitungsworkshop. Die sechsmal jährlich digital durchgeführte Veranstaltung bietet die Möglichkeit, sich direkt mit unseren Auditor:innen auszutauschen, letzte individuelle Fragen zu klären und nochmal den Umgang mit den Unterlagen durchzusprechen. Das Grundgerüst ist immer gleich, die Schwerpunkte bestimmen hier jedoch die teilnehmenden Partner:innen durch ihre Fragen selbst.
„Wissen ist die einzige Ressource, die sich vermehrt, wenn man sie teilt!“ ist der Leitsatz der regelmäßigen Sustainable Meetings Berlin-Netzwerktreffen. Die Vernetzung der Unternehmer:innen untereinander ist ein weiterer zentraler Baustein der Initiative, der dazu beiträgt, die Nachhaltigkeit in der Berliner Veranstaltungswirtschaft auf ein festes und langfristig tragfähiges Fundament zu stellen.
Im Fokus steht jeweils die praxisorientierte Betrachtung eines Nachhaltigkeit-Themas, das viele Partner:innen aus der Branche umtreibt. Ob Lebensmittelverschwendung in der Hotellerie, nachhaltige Beschaffung im Catering-Bereich, Möglichkeiten zur Mitgestaltung einer Klimawandel-resilienten Stadt oder praktikables Klima-Management im Unternehmen. Impulse setzen externe Expert:innen. Die Themen sind so vielfältig wie unsere Unternehmen und jedes Mal ergibt sich eine spannende und angeregte Diskussion.
Es bleibt natürlich immer auch ausreichend Raum für den persönlichen Austausch untereinander. Denn wer kennt die eigenen unternehmerischen Herausforderungen schließlich besser als die Kolleg:innen aus ähnlich gelagerten Arbeitsfeldern?!
Die Unternehmensvision klar vor Augen, die Ziele formuliert und die Schritte dorthin auf den Weg gebracht? Wenn alle Kriterien bearbeitet, die dazugehörigen Unterlagen erstellt, sortiert und passend abgelegt wurden, fehlt nur ein einziger Schritt auf dem Weg zum zertifizierten Sustainable Meetings Berlin-Partner: das Audit!
Der große Tag, an dessen Ende das wohlverdiente Zertifikat zum Sustainable Partner steht, findet beim Erst-Audit vor Ort im Unternehmen statt. Alle Kriterien werden gemeinsam mit der oder dem - natürlich umfassend vorbereiteten – Auditor:in angeschaut und die erreichten Prozentwerte ins Audit-Protokoll eingetragen. Daraus errechnet sich am Ende die Gesamtwertung und die Einstufung in die fünf Kategorien vom Starter Light bis zum Leader.
Dabei muss keinesfalls sofort die höchste Stufe erreicht werden. Das Ziel von Sustainable Meetings Berlin ist es, den Unternehmen ein praktikables Tool für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess an die Hand zu geben. Beim Überwachungsaudit im Folgejahr wird dann besonders auf die größeren Baustellen aus dem Erst-Audit geschaut. Und wer das Jahr über dranbleibt und seine Ziele stetig verfolgt, der rutscht dann ja vielleicht direkt in die nächsthöhere Stufe.
"Der Sustainable Meetings Berlin-Prozess trägt auf jeden Fall zur Optimierung der Geschäftsprozesse bei und ist ein gutes Tool, um sich fortwährend mit den Kriterien auseinanderzusetzen, um sich somit kontinuierlich zu verbessern. Jedes Jahr mit einem etwas anderen Fokus", AXICA.
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