Mehr Kapazitäten für Großkongresse in Berlin: Hotel-Charta

Das MICE-Geschäft ist für alle Beteiligten in Berlin attraktiv. Es bringt fünfmal so viele Umsätze wie der Tourismus. Insofern ist es auch ein gutes Geschäft für Hotels. Dabei dürfen wir uns jedoch nicht gegenseitig durch immer günstigere Raten das Wasser abgraben. Das ist die Gefahr in Destinationen wie Berlin, wo allein in diesem Jahr wieder 15 Prozent mehr Hotelkapazitäten entstehen. Auf der anderen Seite dauern große Messen im Schnitt nur noch drei Tage. Damit wird die sinkende Nachfrage technisch fühlbar. Neue Messen und Conventions sollen das ausgleichen.

Die Hotel-Charta ist ein Positionspapier der gesamten Stadt Berlin. Es ist ein gemeinsames Projekt der Hotellerie, des visitBerlin Convention Office, des Regierenden Bürgermeisters und der Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe. Es ist ein Dokument, das Veranstaltern bei der Planung von Großkongressen erstmals Bedingungen bietet, die stimmen, die transparent sind und die die Abrechnung und Buchung mit verschiedenen Akteuren leichter machen. Auf der anderen Seite ist sie für die Stadt und vor allem das Convention Office von visitBerlin eine riesige Hilfe im Bewerbungs- und Organisationsprozess.

Nur neun Seiten ist sie lang, Berlins neue Hotel-Charta für Veranstaltungen von Großkongressen. Neun Seiten, die den Weg für internationale Event-Planer in der Hauptstadt künftig leichter und transparenter machen sollen. Neun Seiten, die Berlins Tore als beliebte Meeting-Metropole weltweit weiter öffnen. 

Für Hotels: 

Das Buchungsfenster für Großkongresse wird zwar immer kürzer, liegt aber nach wie vor zwischen 18 und 36 Monaten. Somit unterstützt die Charta die Hotels bei einer besseren Planbarkeit ihrer Kapazitäten. Die AGBs und Rahmenbedingungen sind hierbei in der Charta für alle transparent und gleichermaßen akzeptiert. Damit sichert die Charta nicht nur ein geschlossenes Auftreten, sondern erspart uns auch lange, teils Ressourcen-intensive und umständliche Verhandlungsprozesse.

Für Veranstaltungsplanende: 

Berlin ist eine erfolgreiche Kongress-Metropole mit einer steigenden Anzahl an Veranstaltungen und Teilnehmern. Wir haben uns gefragt: Wie können wir Berlin noch attraktiver für Großkongresse machen? Und vor allem: Wie können wir die Arbeit mit den Agenturen und Veranstaltern einfacher und transparenter gestalten? Alle waren sich einig, dass eine Hotel-Charta notwendig ist, weil in Berlin so viele unterschiedliche Akteure in der Veranstaltungsplanung involviert sind. Die Charta soll diesen Prozess nun erleichtern und mit gleichen Konditionen und Bedingungen für alle den Ablauf transparenter, einfacher, schneller und somit effizienter und produktiver machen.

Für die Destination: 

Wien und Paris haben bereits eine Hotel-Charta und sind uns mit gutem Vorbild vorausgegangen. Dennoch ist dieser Vertrag ein starkes und in Deutschland einmaliges Service-Angebot für Agenturen und Veranstalter von Großkongressen. Sie zeigt vor allem, dass in der Hauptstadt alle an einem Strang ziehen und sich gemeinsam im Kongressgeschäft engagieren. Es ist ein allererster, wichtiger Schritt.

Der Vorteil in dem gesamten Prozess war, dass das BCO wichtige Erfahrungen hatte: Die Kolleginnen und Kollegen wissen genau, worauf es bei großen Kongressanfragen ankommt und woran es eventuell scheitert, wenn Veranstalter anfragen. Das BCO kennt die Zusammenarbeit mit den städtischen Organisationen und weiß auch, was es heißt, mit mehreren Hotels parallel zusammenzuarbeiten. Diese Erfahrung war enorm wertvoll für die Entstehung der Charta.

Wir haben zunächst vor allem die großen Häuser und Event-Hotels an einen Tisch geholt und versucht, einen gemeinsamen Nenner zu finden. 

Das ist letztlich das, was im Kleingedruckten steht, also Zimmerkontingente, Zeitrahmen, Stornierungsfristen oder Abschläge der Raten. Nachdem wir uns geeinigt hatten, folgte eine umfangreiche juristische und kartellrechtliche Prüfung. Danach haben alle unterschrieben. Mit dieser Version konnten wir dann zu den kleineren Häusern ohne eigene Rechtsabteilung gehen und bereits versichern, dass das Papier rechtssicher ist. Erst als wir etwa 80, 90 Hotels zusammen hatten, sind wir damit an die Senatsverwaltung herangetreten. Wir waren uns einig, dass es wichtig ist, gemeinsam aufzutreten.

Wir hatten von Beginn an ein gemeinsames Ziel vor Augen: Die Stadt attraktiv für ein gutes Veranstaltungsgeschäft machen. So entstanden im Austausch mit dem Senat und dem Büro des Regierenden Bürgermeisters interessante und zielführende Gespräche auf verschiedenen Arbeitsebenen. Es gab auch noch mehrere Anpassungen, aber im Kern ist der Vertrag erhalten geblieben.

Die Charta muss künftig mit in jedes Verkaufsgespräch. Und wenn eine Anfrage für ein individuelles Hotel zu groß ist, dann muss das Dokument griffbereit in der Schublade liegen, damit wir den Veranstaltern klar zeigen können: Berlin ist in allen Facetten der Standort für Messen und Kongresse. Ohne Wenn und Aber.

Die Hotel-Charta muss ein lebendes Dokument sein. Die Welt dreht sich weiter, die Konkurrenz schläft nie und gerade deshalb ist die Charta nur der Beginn. Wir wünschen uns, dass dadurch die Zusammenarbeit mit Berlin und die Unterstützung der Stadt für Conventions noch stärker werden. Wenn es uns gelingt, mit der Hotel-Charta künftig mehr große Messen und Events in die Stadt zu holen, dann steigt damit nicht nur die Auslastung der Hotels und Locations, sondern auch die Notwendigkeit, zeitnah einen Nachfolger für das Internationale Congress Centrum (ICC) als wichtigen Standortfaktor und Erfolgsbaustein für Berlin zu finden.

Nutzen Sie das Knowhow und die Kontakte unseres Teams zu Hotels, Locations und Servicepartnern! Wir helfen Ihnen bei der Planung und Umsetzung und bringen Sie mit den Veranstaltungsexperten unserer Stadt zusammen. Egal ob Tagung, Kongress, Meeting oder Incentive, schreiben Sie an: convention@visitBerlin.de oder stöbern Sie schon einmal nach der passenden Location im Meeting Guide Berlin.