FAQ zum Kongressfonds Berlin

• 1. Was wird gefördert im Kongressfonds Berlin?

  Gefördert werden sollen Veranstaltungen in Berlin, die sich ausschließlich an ein Fachpublikum richten, wie z. B. Kongresse, Tagungen, Seminare und Fortbildungen. Dabei kann eine zusätzliche Förderung für die Durchführung von hybriden Veranstaltungen gewährt werden. Hybride Veranstaltungen finden sowohl offline in Berlin und gleichzeitig interaktiv online statt.

  Dazu kann eine ergänzende Förderung für Veranstaltungen, die besonderen Nachhaltigkeitskriterien genügen, gewährt werden.

• 2. Wie hoch ist die Förderung?

  Die Basisförderung beträgt 25 Euro pro Teilnehmerin bzw. Teilnehmer pro Veranstaltungstag und 35 Euro pro Präsenzteilnehmerin bzw. -teilnehmer pro Veranstaltungstag bei hybriden Veranstaltungen. Ausschlaggebend für die Berechnung der Fördersumme sind die tatsächlich anwesenden Teilnehmerinnen bzw. Teilnehmer auf der Präsenzveranstaltung. Dies gilt auch für die hybriden Veranstaltungen, bei denen die online zugeschalteten Teilnehmerinnen bzw. Teilnehmer nicht berücksichtigt werden.

  Die ergänzende Förderung beträgt weitere 25 Euro pro Teilnehmerin bzw. Teilnehmer pro Veranstaltungstag. Dies gilt sowohl für rein analoge als auch für hybride Veranstaltungen.

  Die  maximale  Fördersumme  pro  Veranstaltung  liegt  bei  49.950  Euro.  

  Rechenbeispiele:

  Ein zweitägiger Kongress ohne Onlineangebot mit 121 Teilnehmerinnen bzw. Teilnehmern (im Rechenbeispiel: TN) am ersten und 95 Teilnehmerinnen bzw. Teilnehmern am zweiten Tag kann folgende Förderung erhalten:

  121 TN x 25 EUR + 95 TN x 25 EUR = 5.400 EUR

  Wird der gleiche Kongress als hybride Veranstaltung angeboten, verändert sich die Rechnung wie folgt:

  121 TN x 35 EUR + 95 TN x 35 EUR = 7.560 EUR

  Wird zudem eine ergänzende Förderung für die besondere Nachhaltigkeit gewährt, erfolgt die Förderung so:

  121 TN x (35 EUR + 25 EUR) + 95 TN x (35 EUR + 25 EUR) = 12.960 EUR

• 3. Welche Voraussetzungen gibt es für die Förderung?

  Die Basisförderung können Veranstaltungen erhalten, die die folgenden Voraussetzungen erfüllen:

  o    Die Veranstaltung findet in einer gebuchten Veranstaltungsräumlichkeit im Land Berlin statt. Die Buchung der Räumlichkeiten muss entweder kostenpflichtig sein oder sie wird im Rahmen eines Cateringvertrags oder der Anmietung eines Zimmerkontingentes angeboten.
  o    Die Veranstaltung hat mind. 50 Teilnehmerinnen bzw. Teilnehmer an einem Tag.
  o    Die Veranstaltungsdauer beträgt mind. einen Tag. Zuschüsse werden lediglich für Tage gewährt, an denen die Veranstaltungsdauer mind. vier Zeitstunden netto ohne Pausen lang ist.

  Für hybride Veranstaltungen muss sichergestellt werden, dass die Teilnehmerinnen bzw. Teilnehmer über die gesamte Dauer der Veranstaltung (ohne Pausen) dieser online durch audiovisuelle Live-Medien folgen können. Den Online-Teilnehmenden muss in vergleichbarer Art zu den Präsenzteilnehmenden die Möglichkeit eröffnet sein, durch Fragen oder Wortbeiträge an der Veranstaltung teil zu nehmen (denkbar wären beispielsweise eine moderierte Chatfunktion oder die Möglichkeit sich per Video hinzuzuschalten). Bei einer mehrtägigen Veranstaltung wird der Zuschlag für eine hybride Veranstaltung nur für die Tage gewährt, an dem diese sowohl in Präsenz als auch interaktiv online stattfindet.

  Für eine ergänzende Förderung müssen durch entsprechende Nachweise über 300 Punkte auf der Sustainable Event Scorecard belegt werden.

• 4. Wer zählt zu den Teilnehmenden einer Veranstaltung?

  Es zählt ausschließlich die Präsenzteilnehmendenzahl (Fachpublikum); exklusive Referentinnen/Referenten, Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter, Servicepersonal etc.

• 5. Gibt es eine Mindestzahl für Online-Teilnehmende einer Hybrid-VA?

  Nein, bei der Anzahl der Online-Teilnehmenden bei einer hybriden Veranstaltung gibt es keine Mindestanzahl. Für die Förderung kommt es auch hier nur auf die Präsenzteilnehmendenzahl an.

• 6. An wen richtet sich das Förderangebot des Kongressfonds Berlin?

  Das Förderangebot richtet sich an Organisationen (z.B. Unternehmen, Vereine, Anstalten des öffentlichen Rechts), die beabsichtigen, eine Veranstaltung in Berlin durchzuführen. Als Veranstalter ist insbesondere derjenige anzusehen, der das finanzielle und unternehmerische Risiko der Veranstaltung trägt, der die wirtschaftliche, organisatorische und haftungsrechtliche Verantwortung hat und der eine Veranstaltung auf eigene Rechnung durchführt.

  Veranstaltungslocations können deshalb in ihrer Funktion als Vermieter keinen Förderantrag stellen.

  Wichtige Voraussetzung, um Antragstellerin oder Antragsteller sein zu können, ist ein Sitz, eine Betriebsstätte oder eine Niederlassung in der Bundesrepublik Deutschland.
   

• 7. Was ist ein Fachpublikum?

  Von einem Fachpublikum im Sinne des Förderprogramms Kongressfonds wird in den Fällen gesprochen, sofern die Teilnehmerinnen und Teilnehmer an der Veranstaltung ausschließlich aus einer professionellen Motivation heraus teilnehmen. Beispielsweise weil sie sich im Auftrag ihrer Arbeitgeberin bzw. ihres Arbeitsgebers oder aus Forschungsgründen wie bei einem wissenschaftlichen Kongress anmelden. Gefördert werden dementsprechend z. B. Kongresse, Tagungen, Seminare oder Fortbildungen. Eine professionelle Motivation kann auch angenommen werden, wenn die Veranstaltung der Weiterbildung von Personen im Rahmen eines Ehrenamts dient. Die ist z.B. anzunehmen, wenn ein erforderlicher Qualifikationsnachweis für die Durchführung von ehrenamtlichen Aktivitäten durch die Teilnahme an der Veranstaltung erworben werden soll.

• 8. Können auch Vereine und Stiftungen Zuwendungsempfänger sein?

  Ja, eingetragene Vereine und Stiftungen können Zuwendungsempfänger im Kongressfonds sein.

• 9. Sind Veranstaltungen mit begonnener Vorbereitung förderfähig?

  Nein, die Förderung des Kongressfonds Berlin kann nur für Veranstaltungen gewährt werden, mit deren Vorbereitung noch nicht begonnen wurde. Als Vorhabenbeginn ist grundsätzlich der Abschluss eines der Ausführung zuzurechnenden Lieferungs- oder Leistungsvertrages zu werten. Dazu gehören beispielsweise Mietverträge über die Veranstaltungsräumlichkeiten, Dienstleistungs- oder Mietverträge für Technik, Verträge zum Catering, Verträge zur Durchführung von Covid-19-Tests bei der Veranstaltung oder Verträge zur Lieferung von Werbematerialien für die Veranstaltung.

  Davon ausgenommen ist der Abschluss eines Vertrages mit einer Veranstaltungsagentur zum Zweck der Konzeption, Organisation und Durchführung einer Veranstaltung. Ebenfalls ausgenommen ist der Abschluss von Verträgen, welche der Einnahmeseite der Veranstalterin bzw. des Veranstalters zuzurechnen sind, so z.B. Sponsoringverträge.

• 10. Ab wann können die Vorbereitungen für die Veranstaltung beginnen?

  Nach der Einreichung des Förderantrags versendet die atene KOM GmbH eine Eingangsbestätigung. Diese enthält eine Genehmigung zum vorzeitigen Vorhabenbeginn. Sobald diese Eingangsbestätigung samt der Genehmigung vorliegt, kann mit den Vorbereitungen für die Veranstaltung begonnen werden. Allerdings kann aus der Genehmigung zum vorzeitigen Vorhabenbeginn kein Anspruch auf Gewährung einer Zuwendung hergeleitet werden. Bis zum Erhalt eines Zuwendungsbescheids handelt die Antragstellerin bzw. der Antragsteller auf eigenes Risiko.

• 11. Wo und wie kann ich eine Förderung beantragen?

  Zur Beantragung der Förderung müssen die Formulare auf dem Onlineportal unter kongressfonds.berlin.de ausgefüllt werden. Ergänzend müssen einige Nachweise, wie beispielsweise ein Handels- oder Vereinsregisterauszug, hochgeladen werden. Eigenerklärungen, wie die De-minimis-Erklärung, können als Muster auf dem Portal heruntergeladen und müssen unterschrieben und gescannt wieder hochgeladen werden. Die Einreichung des Förderantrags und seiner Anlagen bei der Bewilligungsstelle erfolgt rein digital über die Onlineplattform. Das unaufgeforderte Einsenden ausgedruckter und unterschriebener Kopien ist nicht notwendig. Die Einreichung des Antrags soll spätestens zwei Wochen vor Veranstaltungsbeginn erfolgen.

• 12. Darf ich mehrere Förderanträge stellen?

  Ja. Ein Veranstalter oder Veranstalterin darf grundsätzlich mehrere Förderanträge einreichen. Indes darf nur ein Förderantrag pro Veranstaltung gestellt werden. Es ist aber möglich, Förderanträge für unterschiedliche Veranstaltungen einzureichen.

• 13. Bis wann muss meine geförderte Veranstaltung stattfinden?

  Die Veranstaltung muss bis zum 30.09.2022 stattgefunden haben. Anträge können grundsätzlich unter Berücksichtigung der zweiwöchigen Frist (siehe Frage 11) spätestens bis zum 15.09.2022 über das Onlineportal unter kongressfonds.berlin.de eingereicht werden.

• 14. Wann erhalte ich die Fördermittel?

  Die Auszahlung der Fördermittel erfolgt nach einer erfolgreichen Verwendungsnachweisprüfung. Die Einreichung eines vollständigen Verwendungsnachweises hat spätestens 4 Wochen nach der Durchführung der Veranstaltung zu erfolgen.

• 15. Welche Unterlagen muss ich für den Verwendungsnachweis einreichen?

  Folgende Unterlagen müssen eingereicht werden:
  
  o Sachbericht,
  o zahlenmäßiger Nachweis in Form einer Verwendungsbestätigung,
  o Teilnehmendenliste mit Vor- und Nachnamen/Institution/Ort/Land,
  o die von den tatsächlich anwesenden Teilnehmenden  an jedem Veranstaltungstag unterschrieben wurde oder
  o die aus einem digitalen Registrierungssystem, welches eine tägliche Registrierung am Veranstaltungsort im Sinne einer Anwesenheitskontrolle gewährleistet, generiert und zur Bestätigung der Richtigkeit von der Geschäftsführung der Antragstellenden unterzeichnet wird,
  o Rechnung über die gebuchte Veranstaltungsräumlichkeit oder ähnliches (s. Frage 3) im Land Berlin sowie den dazugehörigen Zahlungsbeleg und
  o endgültiges Veranstaltungsprogramm, aus dem in zeitlicher Abfolge die Inhalte (ggf. mit Vortragenden) sowie die Netto-Veranstaltungsdauer (ohne Pausen) hervorgehen.

  Handelt es sich um eine Förderung für eine hybride Veranstaltung, muss ein Nachweis darüber eingereicht werden, dass es sich um eine hybride Veranstaltung handelte. Es kann die Rechnung eines Dienstleistungsunternehmens über die Streambereitstellung oder ein anderer Nachweis mit vergleichbarer Aussagekraft über die Hybridität der Veranstaltung sein.

  Wurde eine ergänzende Förderung für eine nachhaltige Veranstaltung bewilligt, müssen eine aktualisierte Sustainable Event Scorecard und die darin enthaltenen Nachweise eingereicht werden.

• 16. Warum ist eine PEP- Erklärung abzugeben?

  Bei der Ausgabe von Zuwendungen aus dem Förderprogramm "Kongressfonds Berlin" ist die Einhaltung des Geldwäschegesetzes sicherzustellen. Aus diesem Grund müssen Antragstellende eine sogenannte PEP-Erklärung ausfüllen, um Mittel aus dem Kongressfonds zu erhalten. Im Übrigen ist die atene KOM GmbH gemäß § 10 Abs. 1 Nr. 4 Geldwäschegesetz (GwG) verpflichtet, den Status „Politisch exponierte Person“ ihrer Kunden und deren wirtschaftlich Berechtigter zu bestimmen.

  Bei der KYC-Prüfung (know your customer) zur Prävention von Geldwäsche werden Unternehmen mit politisch exponierten Personen mit erhöhtem Risiko eingestuft und engmaschiger überprüft.

  Aufgrund ihrer einflussreichen Position geht man bei ihnen von einem höheren Risiko der Korruption und Geldwäsche aus. Daher gelten für Verpflichtete (z.B. Banken, Versicherungen, Makler, Rechtsanwälte) nach § 6 GwG sog. „verstärkte Sorgfaltspflichten“ beim Zustandekommen von geschäftlichen Beziehungen mit politisch exponierten Personen.

• a. Was ist eine politisch exponierte Person?

  Jede Person, die ein hochrangiges wichtiges öffentliches Amt auf internationaler, europäischer oder nationaler Ebene ausübt oder ausgeübt hat. Auch wichtige Ämter unterhalb der nationalen Ebene gehören dazu.

• b. Wer muss eine PEP- Erklärung ausfüllen?

  Alle politisch exponierten Personen sowie deren Angehörige.

  Beispiele für PEP: Staats- oder Regierungschefs, Minister, Staatssekretäre und Parlamentsabgeordnete, Mitglieder der Europäischen Kommission, Mitglieder der Führungsgremien politischer Parteien, Mitglieder bestimmter Gerichte, Mitglieder der Leitungsorgane von Rechnungshöfen und Zentralbanken, Botschafter, Mitglieder der Verwaltungs-, Leitungs- und Aufsichtsorgane staatseigener Unternehmen, etc.

• c. Wie wirkt sich der PEP-Status auf die KYC-Prüfung aus?

  Um Geldwäsche vorzubeugen, muss bei PEP im Rahmen der KYC- Prüfung z.B. die Herkunft der Vermögenswerte viel weitergehender als sonst üblich aufgeklärt werden, da die Verpflichteten hier erhöhte Sorgfaltspflichten zukommen. Auch bei langen Geschäftsbeziehungen darf nicht auf eine umfassende Prüfung verzichtet werden.

• d. Verstöße gegen Sorgfaltspflichten

  Kommt ein verpflichtetes Unternehmen der PEP-Prüfung nicht nach, kann diese hohe Bußgelder nach sich ziehen.

• 17. Was ist der Branchencode, der eingegeben werden muss?

  Zum Zwecke der statistischen Erhebung hat das Statistische Bundesamt einen Branchenkatalog entwickelt und Branchen mit einem Code klassifiziert. Im Rahmen der Antragstellung für den Kongressfonds Berlin muss an zwei Stellen ein Branchencode angegeben werden:

  1. Die antragstellende Organisation muss einmal angeben, welcher Branche sie angehört.

  2. Um besser nachvollziehen zu können, was für Veranstaltungen gefördert werden, ist an anderer Stelle anzugeben, welcher Branche die Zielgruppe der beantragten Veranstaltung angehört.

  Die Klassifikation der Wirtschaftszweige findet man unter https://www.destatis.de/DE/Methoden/Klassifikationen/Gueter-Wirtschaftsklassifikationen/klassifikation-wz-2008.html.

  Die ersten fünf Ziffern des Codes sind einzugeben.

• 18. Was ist die Transparenzdatenbank und wofür dient mein Eintrag?

  Durch den Zuschuss im Förderprogramm „Kongressfonds“ erhalten die erfolgreichen Antragssteller eine sogenannte Zuwendung des Landes Berlin. Sämtliche juristische Personen, die Zuwendungen des Landes erhalten bzw. erhalten möchten, müssen zur Erhöhung der Eindeutigkeit der Informationen und damit zur Erhöhung der Transparenz, in der Transparenzdatenbank registriert sein. Nähere Informationen und die Möglichkeit zur Anmeldung sind hier zu finden:
  https://www.berlin.de/buergeraktiv/informieren/transparenz/

   

• 19. Was muss beachtet werden, damit Ausfallkosten übernommen werden?

  Es können nur tatsächlich angefallene förderfähige Ausgaben übernommen werden, welche unvermeidbar gewesen sind. Für diese Einstufung ist auch die Vertragsgestaltung am Anfang entscheidend. Gerade vor dem Hintergrund der Corona-Pandemie ist es üblich, dass die Partner von Veranstaltern (Caterer, Vermieter, Druckereien, etc.) großzügige Stornierungs- oder Kündigungsregelungen zulassen, sofern die Kündigung wegen unvorhersehbarer Änderungen der Pandemie-Situation erfolgt. Alle Veranstalter sind daher angehalten bei Vertragsabschlüssen die Stornierungs-/Kündigungsmöglichkeiten in den Verträgen zu überprüfen. Sind diese der momentanen Situation nicht angemessen und entstehen deswegen im Falle einer Corona-bedingten-Absage der Veranstaltung unangemessen hohe Kosten, so könnten diese nicht in voller Höhe als Ausfallkosten anerkannt werden. Darüber hinaus ist jeder Antragssteller gehalten unmittelbar nach Absage der Veranstaltung Kontakt zu seinen Vertragspartnern zu suchen und die Kündigungen/Stornierungen auszusprechen.

• 20. Muss auf die Förderung öffentlich hingewiesen werden

  Sobald Ihnen ein Zuwendungsbescheid für den Kongressfonds Berlin vorliegt, müssen Sie bei allen auf die Veranstaltung bezogenen öffentlichkeitswirksamen Maßnahmen auf die Förderung durch die Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe schriftlich hinweisen. Zu den Öffentlichkeitsmaßnahmen gehören insbesondere die Bewerbung der Veranstaltung auf eigenen und fremden Webportalen, Flyern und Einladungen, aber auch die Tagungsunterlagen selbst.

  Dafür ist grundsätzlich die Formulierung „Gefördert durch“ in Verbindung mit einem Logo der Senatsverwaltung für Energie, Wirtschaft und Betriebe in gut lesbarer Weise zu verwenden. Im Downloadbereich des Antragsportals werden zwei Varianten des Logos zu Verfügung gestellt. Bei Publikationen auf Englisch sind die englischen Logovarianten zu nutzen.