FAQ zum Kongressfonds für nachhaltiges Tagen

Gefördert werden sollen Veranstaltungen in Berlin, die sich ausschließlich an ein Fachpublikum richten, wie z.B. Kongresse, Tagungen, Seminare und Fortbildungen. Die Veranstaltungen müssen dabei besonderen Nachhaltigkeitskriterien genügen. Dazu kann eine zusätzliche Förderung für die Durchführung von dezentralen oder hybriden Veranstaltungen gewährt werden. Als dezentral wird eine Veranstaltung bezeichnet, die an mehreren kostenpflichtig gebuchten Orten in Berlin gleichzeitig stattfindet und bei der die Teilnehmer:innen mithilfe von Online-Plattformen miteinander verbunden sind. Hybride Veranstaltungen finden sowohl offline in Berlin und gleichzeitig interaktiv online für ein Fachpublikum statt.

- Messen, Ausstellungen und ähnliche Formate, auch wenn sie sich ausschließlich an ein Fachpublikum richten und/oder mit einem förderfähigen Kongress verbunden sind

- Veranstaltungen, die sich an Privatpersonen richten oder Freizeit- bzw. Erholungszwecken dienen 

- Veranstaltungen, zu deren Durchführung die Antragstellenden selbst oder Dritte rechtlich verpflichtet sind 

- parteipolitische Veranstaltungen 

- vor Antragstellung begonnene Veranstaltung

Die Basisförderung für nachhaltiges Tagen beträgt 25 Euro pro Teilnehmerin bzw. Teilnehmer pro Veranstaltungstag und weitere 10 Euro pro Präsenzteilnehmerin bzw. -teilnehmer pro Veranstaltungstag bei hybriden oder dezentralen Veranstaltungen. Ausschlaggebend für die Berechnung der Fördersumme sind die tatsächlich anwesenden Teilnehmerinnen bzw. Teilnehmer auf der Präsenzveranstaltung. Dies gilt auch für die hybriden Veranstaltungen, bei denen die online zugeschalteten Teilnehmerinnen bzw. Teilnehmer nicht berücksichtigt werden.

Die maximale Fördersumme pro Veranstaltung liegt bei 99.950 Euro.

Rechenbeispiele:

Ein zweitägiger Kongress ohne Onlineangebot mit 121 Teilnehmerinnen bzw. Teilnehmern (im Rechenbeispiel: TN) am ersten und 95 Teilnehmerinnen bzw. Teilnehmern am zweiten Tag kann folgende Förderung erhalten:

121 TN x 25 EUR + 95 TN x 25 EUR = 5.400 EUR

Wird der gleiche Kongress als hybride Veranstaltung angeboten, verändert sich die Rechnung wie folgt:

121 TN x 35 EUR + 95 TN x 35 EUR = 7.560 EUR

Die Basisförderung für nachhaltiges Tagen können Veranstaltungen erhalten, die folgende Voraussetzungen erfüllen:

Die Veranstaltung findet in einer gebuchten Veranstaltungsräumlichkeit im Land Berlin statt. Die Buchung der Räumlichkeit muss entweder kostenpflichtig sein oder sie wird im Rahmen eines Cateringvertrags oder der Anmietung eines Zimmerkontingentes angeboten.

Die Veranstaltung hat mindestens 50 Präsenz-Teilnehmer:innen an einem Tag.

Die Veranstaltungsdauer beträgt mindestens einen Tag. Zuschüsse werden lediglich für Tage gewährt, an denen die Veranstaltungsdauer der projektbezogenen Inhalte mindestens vier Zeitstunden netto (ohne Pausen) lang ist.

Die Veranstaltung erreicht mindestens 300 Punkte in mindestens vier Kategorien der Sustainable Event Scorecard.  

Für hybride Veranstaltungen muss sichergestellt werden, dass die Teilnehmer.innen über die gesamte Dauer der Veranstaltung (ohne Pausen) dieser online durch audiovisuelle Live-Medien folgen können. Den Online-Teilnehmer:innen muss in vergleichbarer Art zu den Präsenzteilnehmenden die Möglichkeit eröffnet sein, durch Fragen oder Wortbeiträge an der Veranstaltung teilzunehmen (denkbar wären beispielsweise eine moderierte Chatfunktion oder die Möglichkeit sich per Video hinzuzuschalten). Bei einer mehrtägigen Veranstaltung wird der Zuschlag für eine hybride Veranstaltung nur für die Tage gewährt, an dem diese sowohl in Präsenz als auch interaktiv online stattfindet.

Es zählt ausschließlich die Anzahl der Präsenzteilnehmer:innen (Fachpublikum); exklusive Referent:innen, Mitarbeiter:innen, Servicepersonal etc.

Das Förderangebot richtet sich an Organisationen (z.B. Unternehmen, Vereine, Anstalten des öffentlichen Rechts) und selbstständig bzw. freiberuflich Tätige, die beabsichtigen, eine Veranstaltung in Berlin durchzuführen. Als Veranstalter:in ist insbesondere derjenige anzusehen, der das finanzielle und unternehmerische Risiko der Veranstaltung trägt, der die wirtschaftliche, organisatorische und haftungsrechtliche Verantwortung hat und der die Veranstaltung auf eigene Rechnung durchführt. Veranstaltungslocations können deshalb in ihrer Funktion als Vermieter keinen Förderantrag stellen.

Wichtige Voraussetzung, um Antragsteller:in sein zu können, ist ein Sitz, eine Betriebsstätte oder eine Niederlassung in der Bundesrepublik Deutschland

Von einem Fachpublikum im Sinne des Förderprogramms Kongressfonds wird in den Fällen gesprochen, sofern die Teilnehmer:innen an der Veranstaltung ausschließlich aus einer professionellen Motivation heraus teilnehmen. Beispielsweise, weil sie sich im Auftrag ihres Arbeitgebers oder aus Forschungsgründen wie bei einem wissenschaftlichen Kongress anmelden. Gefördert werden dementsprechend z.B. Kongresse, Tagungen, Seminare oder Fortbildungen. Eine professionelle Motivation kann auch angenommen werden, wenn die Veranstaltung der Weiterbildung von Personen im Rahmen eines Ehrenamts dient. Die ist z.B. anzunehmen, wenn ein erforderlicher Qualifikationsnachweis für die Durchführung von ehrenamtlichen Aktivitäten durch die Teilnahme an der Veranstaltung erworben werden soll.

Ja, eingetragene Vereine und Stiftungen können Zuwendungsempfänger im Kongressfonds sein.

Nein, die Förderung des Kongressfonds für nachhaltiges Tagen kann nur für Veranstaltungen gewährt werden, mit deren Vorbereitung noch nicht begonnen wurde. Als Vorhabenbeginn ist grundsätzlich der Abschluss eines der Ausführung zuzurechnenden Lieferungs- oder Leistungsvertrags zu werten. Dazu gehören beispielsweise Mietverträge über die Veranstaltungsräumlichkeiten, Dienstleistungs- oder Mietverträge für Technik, Verträge zum Catering oder Verträge zur Lieferung von Werbematerialien für die Veranstaltung.

Davon ausgenommen ist der Abschluss eines Vertrags mit einer Veranstaltungsagentur zum Zweck der Konzeption, Organisation und Durchführung einer Veranstaltung. Ebenfalls ausgenommen ist der Abschluss von Verträgen, welche der Einnahmeseite der Veranstalterin bzw. des Veranstalters zuzurechnen sind, so z.B. Sponsoringverträge.

Nach der Einreichung des Förderantrags versendet die Investitionsbank Berlin (IBB) eine Eingangsbestätigung. Diese enthält eine Genehmigung zum Vorhabenbeginn. Bis zum Erhalt eines Zuwendungsbescheids handelt die Antragstellerin bzw. der Antragsteller auf eigenes wirtschaftliches Risiko.

Zur Beantragung der Förderung müssen die Formulare im Kundenportal der IBB ausgefüllt und hochgeladen werden. Ergänzend müssen die am Antragsende genannten Unterlagen hochgeladen werden. Die Einreichung des Förderantrags und seiner Anlagen bei der Bewilligungsstelle erfolgt digital über das Kundenportal der IBB. Das unaufgeforderte Einsenden ausgedruckter und unterschriebener Kopien ist nicht notwendig.

Der Antrag muss durch eine vertretungsberechtigte Person des Unternehmens eingereicht werden.

Ja. Ein:e Veranstalter:in darf grundsätzlich mehrere Förderanträge einreichen. Indes darf nur ein Förderantrag pro Veranstaltung gestellt werden. Es ist aber möglich, Förderanträge für unterschiedliche Veranstaltungen einzureichen.

Das Programm ist grundsätzlich so zu gestalten, dass es mindestens vier Nettozeitstunden pro geförderten Tag beträgt. Ein Rahmenprogramm ist nicht förderfähig.

Zudem sind entsprechende Teilnehmer:innenlisten vorzubereiten und zu pflegen. Einen Hinweis zum Umgang mit den erhobenen Daten erhalten Sie für die Information Ihrer Teilnehmer:innen mit Ihrem Zuwendungsbescheid.

Die Listen sind wie folgt zu führen: 

- Teilnehmer:innenliste mit Vor- und Nachnamen/Institution/Ort/Land, 

- die von den tatsächlich anwesenden Teilnehmer:innen an jedem Veranstaltungstag unterschrieben wurde oder

- die aus einem digitalen Registrierungssystem, welches eine tägliche Registrierung am Veranstaltungsort im Sinne einer Anwesenheitskontrolle gewährleistet, generiert und zur Bestätigung der Richtigkeit von der Geschäftsführung der Antragstellenden unterzeichnet wird.

Die Erfüllung der ausgewählten Nachhaltigkeitskriterien und Einreichung der entsprechenden Nachweise sind Voraussetzung für den Zahlungsabruf. Barzahlungsquittungen werden aus Gründen der Geldwäscheprävention nicht als Nachweise akzeptiert.

Bei allen Öffentlichkeitsmaßnahmen im Zusammenhang mit dem geförderten Vorhaben muss ein schriftlicher Hinweis auf die finanzielle Beteiligung der für Wirtschaft zuständigen 

Senatsverwaltung sowie eine Einbindung des Logos der Senatsverwaltung – zu finden unter Downloads – erfolgen. Weitere Informationen finden sich in der Richtlinie der Förderung.

Allen Beschäftigten (auch denen, die außerhalb des Projekts tätig sind) wird mindestens der aktuell geltende Mindestlohn des Landes Berlins bezahlt (§ 9 LMiLoG Bln), solange und soweit sie vom Land Berlin Zuwendungen erhalten. Im Falle des Kongressfonds betrifft das die Dauer Ihrer Veranstaltung. Die aktuelle Regelung ist auf der Website des Landes Berlin einsehbar.

Die Veranstaltung muss bis zum 31.12.2025 stattgefunden haben. Anträge können über das Kundenportal der IBB ausgefüllt und hochgeladen werden.

Die Auszahlung der Fördermittel erfolgt nach einer erfolgreichen Prüfung des Zahlungsabrufes. Die Einreichung hat spätestens drei Monate nach der Durchführung der Veranstaltung zu erfolgen.

Folgende Unterlagen müssen eingereicht werden:

- Teilnehmer:innenliste mit Vor- und Nachnamen/Institution/Ort/Land, die von den tatsächlichen Präsenz-Teilnehmer:innen an jedem Veranstaltungstag unterschrieben wurde oder die aus einem digitalen Registrierungssystem, welches eine tägliche Registrierung am Veranstaltungsort im Sinne einer Anwesenheitskontrolle gewährleistet, generiert und zur Bestätigung der Richtigkeit von der Geschäftsführung der Antragstellenden unterzeichnet wird

- Zahlenmäßiger Nachweis in Form einer Verwendungsbestätigung (u.a. mit Angaben zu den Gesamtkosten, den förderfähigen Kosten (siehe 5.3 Förderfähige Ausgaben der Förderrichtlinie), den Einnahmen sowie einer Bestätigung, dass die Zuwendung ausschließlich zur Erfüllung des im Bewilligungsbescheid näher bestimmten Zuwendungszwecks verwendet wurde, wirtschaftlich und sparsam verfahren wurde und die Angaben mit den Büchern und Belegen übereinstimmen)

- Rechnung über die gebuchte Veranstaltungsräumlichkeit im Land Berlin sowie den dazugehörigen Zahlungsbeleg (Kontoauszug), das endgültige Veranstaltungsprogramm, aus dem in zeitlicher Abfolge die Inhalte (ggf. einschließlich Referent:innen) sowie die Netto-Veranstaltungsdauer (ohne Pausen) hervorgehen

- Angaben zu den tatsächlich erfüllten Nachhaltigkeitskriterien (Sustainable Event Scorecard) und entsprechende Nachweise nummerisch gekennzeichnet anhand der Scorecard

- Ggf. Nachweis darüber, dass es sich um eine hybride Veranstaltung handelte (Rechnung eines Dienstleistungsunternehmens über die Stream-Bereitstellung oder sonstiger Nachweis mit vergleichbarer Aussagekraft über die Hybridität der Veranstaltung und dazugehöriger Zahlungsbeleg (Kontoauszug)

- Wurde eine ergänzende Förderung für dezentrales Tagen beantragt: Kurzkonzept, Mietverträge der einzelnen Veranstaltungsstätten und Rechnungen über die Technik.

Die Sustainable Event Scorecard wird als Basis zur Bewertung der Nachhaltigkeit der Veranstaltung bzw. des Veranstaltungsmanagements zugrunde gelegt. Sie behandelt dabei aus 13 Handlungsfeldern verschiedene Nachhaltigkeitsthemen, darunter soziale und Umweltauswirkungen und den CO2-Fußabdruck der Veranstaltung, Klimaschutz, Diversität, Regionalität und die Verringerung von Treibhausgasemissionen.

Um eine Förderung im Rahmen des „Kongressfonds für nachhaltiges Tagen“ zu erhalten, müssen mindestens 300 von 930 möglichen Punkten in mindestens vier der 13 Handlungsfelder der Sustainable Event Scorecard erreicht werden.

Zum Zwecke der statistischen Erhebung hat das Statistische Bundesamt einen Branchenkatalog entwickelt und Branchen mit einem Code klassifiziert. Im Rahmen der Antragstellung für den Kongressfonds Berlin muss an zwei Stellen dieser Branchencode angegeben werden:

Die antragstellende Organisation muss angeben, welcher Branche sie angehört.

Um besser nachvollziehen zu können, was für Veranstaltungen gefördert werden, ist anzugeben, welcher Branche die Zielgruppe der beantragten Veranstaltung angehört.

Die Klassifikation der Wirtschaftszweige finden Sie unter https://www.destatis.de/DE/Methoden/Klassifikationen/Gueter-Wirtschaftsklassifikationen/klassifikation-wz-2008.html 

Die ersten fünf Ziffern des Codes sind einzugeben.

Durch den Zuschuss im Förderprogramm Kongressfonds für nachhaltiges Tagen erhalten die erfolgreichen Antragssteller:innen eine Zuwendung des Landes Berlin. Sämtliche juristische Personen, die Zuwendungen des Landes erhalten bzw. erhalten möchten, müssen zur Erhöhung der Eindeutigkeit der Informationen und damit zur Erhöhung der Transparenz in der Transparenzdatenbank registriert sein. Nähere Informationen und die Möglichkeit zur Anmeldung finden Sie hier:

https://www.berlin.de/buergeraktiv/informieren/transparenz/