Eventmanagement in Zeiten der Corona-Pandemie

Hygienerahmenkonzept - So sind Veranstaltungen verantwortungsvoll durchführbar!

FAQ -- Die Antworten auf Ihre Fragen

1. Rechtliches

• Sind geschäftliche Meetings und Tagungen noch erlaubt?

  Geschäftliche Meetings und Tagungen sind weiterhin erlaubt. Die neuen Personenhöchstgrenzen (siehe oben) sowie Abstandsregeln sind hierbei zu beachten.

• Muss ich meine Veranstaltung genehmigen lassen?

  Nein. Gemäß § 2 Abs. 1 Satz 2 der Berliner Infektionsschutzverordnung haben die Verantwortlichen nach Satz 1 entsprechend der spezifischen Anforderungen des jeweiligen Angebots ein individuelles Schutz- und Hygienekonzept zu erstellen und auf Verlangen der zuständigen Behörde vorzulegen.

  Das bedeutet, dass das örtliche Gesundheits- oder Ordnungsamt das Hygienekonzept verlangen kann. Sie müssen es aber nicht unaufgefordert vorlegen, um eine Genehmigung zu erhalten. Davon unberührt bleiben natürlich sonstige bezirkliche Genehmigungspflichten außerhalb der Corona-Bestimmungen, bspw. bei Nutzung von öffentlichem Straßenland etc.

• Ist das Hygienerahmenkonzept von den Gesundheitsämtern anerkannt?

  Ja, alle Bezirke (Gesundheitsämter) haben den Leitfaden vorab zur Kenntnis bekommen mit der Gelegenheit, Hinweise einzubringen. Darüber hinaus können Veranstaltende sich darauf berufen, dass der Leitfaden gemäß Verordnung mit der Berliner Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe sowie der Senatsverwaltung für Gesundheit, Pflege und Gleichstellung abgestimmt und als Hygienerahmenkonzept anerkannt wurde.

• Auf wen bezieht sich der Begriff "Anwesende" in der Verordnung?

  Die in der Infektionsschutzverordnung genannte Formulierung "zeitgleich Anwesende" bezieht sich auf sämtliche anwesenden Personen und schließt Beschäftigte sowie Besucher*innen gleichermaßen ein.

• Wer sind laut Verordnung die "Verantwortlichen für Veranstaltungen“?

  Gemäß § 2 Abs (1) sind unter den „Verantwortlichen für Veranstaltungen" immer die Veranstaltenden zu verstehen, welche sich in der Verantwortung und in der Haftung für die Veranstaltung befinden.

• Gegen wen richten sich mögliche Schadensersatzansprüche?

  Im Falle eines COVID-19-Falles bei einer Veranstaltung sind Haftungsfragen und Schadensersatzansprüche immer juristische Einzelentscheidungen, die bei jedem Fall anders gelagert sind.

  Grundsätzlich gilt: Je besser nachweisbar ist, dass das Hygienekonzept ordnungsgemäß umgesetzt wurde, umso geringer die Chance, dass Infizierte / Angehörige Erfolg mit einer Klage gegen den Veranstalter haben.
  Sorgfaltspflichtverletzungen als Tatbestandsvoraussetzungen für vertragliche oder deliktische bzw. sondergesetzliche Ansprüche (IfSG, Arbeitsschutzrecht) lassen sich dann nicht nachweisen, sofern das Hygienekonzept sowie Arbeitsschutzvorgaben ordnungsgemäß umgesetzt wurden.

• Was passiert bei erneuten Änderungen der Infektionsschutzverordnung?

  Sobald es Änderungen hinsichtlich der aktuell gültigen Verordnung (Stand 29. Oktober 2020) geben sollte, werden diese hier schnellstmöglich Berücksichtigung finden.

2. Hygienevorschriften und Abstandsbeschränkungen

• Wie lauten die aktuellen Abstandsbeschränkungen?

  Auf Veranstaltungen sind die Bestuhlung und Anordnung der Tische so vorzunehmen, dass zwischen Personen, die nicht unter die Ausnahme des § 1 Absatz 3 fallen, ein Mindestabstand von 1,5 Metern eingehalten wird oder ein ausreichender Infektionsschutz durch andere Schutzmaßnahmen oder Schutzvorrichtungen zur Verringerung der Ausbreitung übertragungsfähiger Tröpfchenpartikel gewährleistet werden kann.

  Abweichend von Satz 1sowie § 1 Absatz 2 Satz 1 dürfen Gruppen von bis zu zwei Personen mit weniger als 1,5 Metern Abstand untereinander platziert werden. Bei Veranstaltungen im Freien kann der Mindestabstand nach Satz 1 unterschritten werden, sofern der Schutz vor Tröpfcheninfektionen und Aerosolen sichergestellt ist.

• Besteht eine Maskenpflicht für Veranstaltungsteilnehmende?

  Auf Veranstaltungen gilt für Teilnehmende in Warteschlangen-Situationen eine Pflicht zum Tragen einer Mund-Nasen-Bedeckung. Darüber hinaus gilt keine generelle Pflicht zum Tragen einer Mund-Nasen-Bedeckung, das Tragen wird jedoch dringend empfohlen. Dem Veranstalter wird demgemäß empfohlen, ausreichend geeignete Mund-Nasen-Bedeckungen vorzuhalten, wenn Besucher*innen keine eigene mit sich führen.

   

• Besteht eine Maskenpflicht für Personal?

  Ja. Personal mit Gästekontakt hat in geschlossenen Räumen eine Mund-Nasen-Bedeckung zu tragen, vgl. § 4 Abs. 1 der SARS-CoV-2-Infektionsschutzverordnung. Zuwiderhandlungen können zum Ausschluss von Personen führen..

• Gelten Abstandsbeschränkungen, wenn alle Anwesenden Masken tragen?

  Veranstaltende haben die geltenden Abstandsregeln während der gesamten Produktionsdauer zu gewährleisten. Darüber hinaus gilt die dringende Empfehlung zum Tragen einer Mund-Nasen-Bedeckung. Das Tragen einer Mund-Nasen-Bedeckung ist außerhalb von Warteschlangen keine Pflicht und befreit somit nicht von der grundsätzlichen Pflicht zur Gewährleistung des Mindestabstandes.

  Maßgeblich für die grundsätzlichen Abstands- und Hygieneregeln sind § 2 und § 5 der Infektionsschutzverordnung.

• Wer ist für die Überwachung der Abstand-/Hygieneregeln verantwortlich?

  Die Pflicht zur Vorkehrung und Einhaltung der Abstand- und Hygieneregeln liegt bei den Veranstaltenden, welche sich in der Verantwortung und in der Haftung für die Veranstaltung befinden. Treten Kunden als Veranstaltende auf, so müssen diese bei Missachtung der Regelungen die Haftung tragen.

  Die Veranstaltenden müssen sicherstellen, dass alle Dienstleister, welche an der Veranstaltung beteiligt sind, bezüglich der Abstand- und Hygieneregeln informiert werden und diese relevanten Informationen an ihre Beschäftigten weitergeben.

  Im Rahmen der Veranstaltung überwacht das Sicherheits- und Ordnungspersonal die Einhaltung der geltenden Abstandsregeln im Gästebereich und gewährleistet (ggfs. unter Einsatz von zusätzlichen mobilen Streifen) die Vermeidung von Personenstaus bzw. die Auflösung von Personenansammlungen.

   

   

3. Teilnehmermanagement

• Welche (Kontakt-) Daten der Anwesenden muss ich erfassen?

  Für Veranstaltungen gilt die Pflicht zum Führen einer Anwesenheitsdokumentation mit Informationen zur Kontaktnachverfolgung der Anwesenden. Die Anwesenheitsdokumentation muss mindestens folgenden Angaben enthalten:

  - Vor- und Familienname

  - Telefonnummer

  - Bezirk oder Gemeinde des Wohnortes oder des Ortes des ständigen Aufenthaltes

  - vollständige Anschrift oder E-Mail-Adresse

  - Anwesenheitszeit und

  - Platz- oder Tischnummer, sofern vorhanden.

  [§ 3 Abs. 1; Abs. 2]

  Es handelt sich dabei um die Privatadressen der Anwesenden.
  Eine Einwilligung zur Datenspeicherung ist jeweils einzuholen (gemäß Vorgaben der DSGVO).

• Wie lange muss ich die Anwesenheitsdokumentation aufbewahren?

  Die Anwesenheitsdokumentationen sind für die Dauer von vier Wochen nach Ende der Veranstaltung geschützt vor Einsichtnahme durch Dritte aufzubewahren oder zu speichern. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ist die Anwesenheitsdokumentation zu löschen oder zu vernichten.

  Wird festgestellt, dass eine Person zum Zeitpunkt der Veranstaltung Ansteckungsverdächtig im Sinne des Infektionsschutzgesetzes war, ist die Anwesenheitsdokumentation der zuständigen Behörde auf Verlangen auszuhändigen. [§3 (2)]

• Können ausländische Messeteilnehmer nach Deutschland einreisen?

  Eine Einreise von Messeteilnehmern aus dem Ausland ist grundsätzlich möglich.

  Für Einreisende aus EU-Mitgliedsstaaten und aus Ländern, die auf der Positivliste stehen, bestehen keine Reisebeschränkungen.

  Aus allen anderen Ländern können Messeteilnehmer ebenfalls einreisen, da sie als Geschäftsreisende mit wichtigem Grund angesehen werden.

  Messeteilnehmer aus diesen Ländern müssen bei der Visumbeantragung bzw. der Einreise nach Deutschland ihre Teilnahme an der Messe nachweisen:

  - Mitarbeiter von ausstellenden Unternehmen müssen eine Bestätigung des Messeveranstalters über ihre Messeteilnahme vorlegen.

  - Messebesucher müssen ihre Eintrittskarte zur Messe und zusätzlich eine Terminvereinbarung für einen Geschäftstermin mit mindestens einem Aussteller am Ort auf der Messe vorlegen.

  Quelle: AUMA – Verband der deutschen Messewirtschaft

4. Sonstiges

• Darf ich meinen Veranstaltungsteilnehmenden Catering anbieten?

  Selbstbedienungsbuffets sind bei MICE-Veranstaltungen zulässig, wenn gewährleistet ist, dass Besucher*innen den Mindestabstand zueinander einhalten oder eine Mund-Nasen-Bedeckung tragen, solange sie sich nicht am Tisch aufhalten.

  Gruppenbildung bei der Anbietung von Speisen und Getränken ist zu vermeiden. Darüber hinaus sind die geltenden Abstandsregeln einzuhalten (Markierungen am Boden vorsehen).

  Es sind dezentrale Ausgabestellen einzuplanen, um einer zu hohen Personendichte an einem Ort entgegenzuwirken (die max. zeitgleiche Personenanzahl im Cateringbereich ist im Vorfeld festzulegen). Alternativ werden die Speisen und Getränke auf den Stühlen/Tischen im Veranstaltungsbereich vollverpackt bereitgestellt oder über spezifische Servierformen (bspw. Bauchladen) angeboten.

  Sämtlicher Gastronomiebetrieb einschließlich des Ausschanks, der Abgabe und des Verkaufs von alkoholischen Getränken ist bei MICE-Veranstaltungen ab 23:00 Uhr einzustellen.

• Kann ich eine Band auf einer Indoor-Veranstaltung auftreten lassen?

  Bands und Gesang sind in geschlossenen Räumen als Darbietung erlaubt. Tanzveranstaltungen in geschlossenen Räumen sind jedoch verboten (§ 7: Verbote). Für das Singen und das Auftreten der Band gelten die im genannten Hygienerahmenkonzept der Kulturverwaltung unter IV. genannten Bedingungen (vgl. § 5 Abs. 1 der Verordnung).

• Wie kann eine Ausstellungsfläche realisiert werden?

  Die Berücksichtigung der Hygienevorschriften, der geltenden Abstandsregeln und der weiteren Arbeitsschutzstandards SARS-CoV-2 (BMAS) ist durch den Veranstalter während der gesamten Ausstellung zu gewährleisten.

  Geeignete Methoden, wie beispielsweise Bodenmarkierungen, Raumtrenner, Personenvereinzelungssysteme, Ampelsysteme und Pull-Prinzipe können helfen, einen abstandsregelungskonformen Ein- und Auslass zu ermöglichen. Die Vergabe von Zeitfenster-Tickets hilft Warteschlangen im Einlassbereich zu vermeiden.

  Durch die Kennzeichnung von Laufwegen kann der Personenfluss reibungslos gesteuert werden. Gegenläufige Personenströme sollen mit Hilfe von Einbahnsystem und Abstandsmarkierungen und Abstandshaltern vermieden werden. Auch an den Merchandise-, Sponsoren-, etc. Ständen sind die geltenden Abstandsregeln einzuhalten.

  Interaktionen mit Teilnehmenden sind nur unter sehr strengen Auflagen möglich, welche im individuellen Hygienekonzept darzulegen sind.
  Verwendete Displays und Geräte welche zur Interaktion genutzt werden, sind nach jeder Nutzung zu reinigen.

  Es muss dafür gesorgt werden, dass Teilnehmende auch während der Ausstellung (ggfs. via Durchsage) über geltende Hygiene und Schutzmaßnahmen informiert werden.

  Das Sicherheits- und Ordnungspersonal ist für die Einhaltung der Abstandregeln während der Veranstaltung/ Ausstellung verantwortlich.

Unterstützung für Eventplaner*innen durch den Berliner Kongressfonds