Eventmanagement in Zeiten der Corona-Pandemie

Hygienerahmenkonzept - So sind Veranstaltungen verantwortungsvoll durchführbar!

FAQ -- Die Antworten auf Ihre Fragen

1. Rechtliches

• Sind geschäftliche Meetings und Tagungen erlaubt?

  Geschäftliche Meetings und Tagungen sind weiterhin erlaubt. Die neuen Personenhöchstgrenzen (siehe oben) sowie Abstandsregeln sind hierbei zu beachten.

• Ist das Hygienerahmenkonzept von den Gesundheitsämtern anerkannt?

  Ja, alle Bezirke (Gesundheitsämter) haben den Leitfaden vorab zur Kenntnis bekommen mit der Gelegenheit, Hinweise einzubringen. Darüber hinaus können Veranstaltende sich darauf berufen, dass der Leitfaden gemäß Verordnung mit der Berliner Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe sowie der Senatsverwaltung für Gesundheit, Pflege und Gleichstellung abgestimmt und als Hygienerahmenkonzept anerkannt wurde.

• Wer sind laut Verordnung die "Verantwortlichen für Veranstaltungen“?

  Gemäß § 2 Abs (1) sind unter den „Verantwortlichen für Veranstaltungen" immer die Veranstaltenden zu verstehen, welche sich in der Verantwortung und in der Haftung für die Veranstaltung befinden.

• Auf wen bezieht sich der Begriff "Anwesende" in der Verordnung?

  Die in der Infektionsschutzverordnung genannte Formulierung "zeitgleich Anwesende" bezieht sich auf sämtliche anwesenden Personen und schließt Beschäftigte sowie Besucher*innen gleichermaßen ein.

• Zählen Geimpfte & Genese bei Events in Bezug auf Obergrenzen mit?

  Lockerungen für Geimpfte und Genese der Bundes-Ausnahmeverordnung in Bezug auf Zusammenkünfte gelten zum jetzigen Zeitpunkt nur für private Treffen. Dementsprechend müssen diese Personengruppen bei B2B-Veranstaltung in Bezug auf die geltenden Obergrenzen bei der Zählung weiterhin Berücksichtigung finden.
  
  

• Gegen wen richten sich mögliche Schadensersatzansprüche?

  Im Falle eines COVID-19-Falles bei einer Veranstaltung sind Haftungsfragen und Schadensersatzansprüche immer juristische Einzelentscheidungen, die bei jedem Fall anders gelagert sind.

  Grundsätzlich gilt: Je besser nachweisbar ist, dass das Hygienekonzept ordnungsgemäß umgesetzt wurde, umso geringer die Chance, dass Infizierte / Angehörige Erfolg mit einer Klage gegen den Veranstalter haben.
  Sorgfaltspflichtverletzungen als Tatbestandsvoraussetzungen für vertragliche oder deliktische bzw. sondergesetzliche Ansprüche (IfSG, Arbeitsschutzrecht) lassen sich dann nicht nachweisen, sofern das Hygienekonzept sowie Arbeitsschutzvorgaben ordnungsgemäß umgesetzt wurden.

• Was passiert bei erneuten Änderungen der Infektionsschutzverordnung?

  Sobald es Änderungen hinsichtlich der aktuell gültigen Verordnung geben sollte, werden diese hier schnellstmöglich Berücksichtigung finden.

• Muss ich meine Veranstaltung genehmigen lassen?

  Nein. Gemäß § 2 Abs. 1 Satz 2 der Berliner Infektionsschutzverordnung haben die Verantwortlichen nach Satz 1 entsprechend der spezifischen Anforderungen des jeweiligen Angebots ein individuelles Schutz- und Hygienekonzept zu erstellen und auf Verlangen der zuständigen Behörde vorzulegen.

  Das bedeutet, dass das örtliche Gesundheits- oder Ordnungsamt das Hygienekonzept verlangen kann. Sie müssen es aber nicht unaufgefordert vorlegen, um eine Genehmigung zu erhalten. Davon unberührt bleiben natürlich sonstige bezirkliche Genehmigungspflichten außerhalb der Corona-Bestimmungen, bspw. bei Nutzung von öffentlichem Straßenland etc.

2. Hygienevorschriften und Abstandsbeschränkungen

• Wie lauten die aktuellen Abstandsbeschränkungen?

  Auf Veranstaltungen sind geeignete Maßnahmen zu treffen, um die Einhaltung des Mindestabstands von 1,5 m zwischen Besucher*innen, die nicht unter die Ausnahme des § 2 Absatz 2 fallen, und die Einhaltung der maximal für die jeweilige Fläche zugelassenen Personenanzahl sicherzustellen.

  Für Veranstaltungsbereiche sind im Rahmen der Bestuhlungspläne entsprechend dimensionierte Sitzabstände und Durchgangsbreiten einzuplanen. Es darf bei Verwendung geeigneter Schutzmaßnahmen oder Schutzvorrichtungen (Acrylglasscheiben) oder wenn alle anwesenden Besucher*innen negativ im Sinne des § 6b getestet sind, der Mindestabstand von 1,5 m unterschritten werden (siehe § 11 Abs. 3).
  In der Verordnung werden jedoch keine konkreten Angaben gemacht, in wie weit der Mindestabstand unterschritten werden kann. Dies kann ggf. der Veranstalter in seinem Hygienerahmenkonzept infektiologisch sinnvoll festlegen, wenn sichergestellt ist, dass genügend Maßnahmen zum Schutz vor Tröpfcheninfektionen/Aerosolen ergriffen werden. Als Beispiel - analog zu den Regelungen der Gastronomie - können je Sitz-/Tischgruppe fünf Haushalte platziert werden (höchstens zehn Personen) und die Sitzgruppen alle in einem 1,5m-Abstand zueinander angeordnet werden.
  
  Bei Veranstaltungen mit mehr als 250 zeitgleich Anwesenden ist anwesenden Besucher*innen ein fester Platz zuzuweisen. Bei Veranstaltungen zwischen 20-250 zeitgleich Anwesenden kann auf die Zuweisung eines festen Platzes (bei Negativ-Testung) verzichtet werden.

• Besteht eine Maskenpflicht für Veranstaltungsteilnehmende?

  Auf Veranstaltungen gilt für Besucher*innen die Pflicht zum Tragen einer FFP2-Maske, sofern sie sich nicht an ihrem Platz aufhalten (bei Veranstaltungen im Freien: medizinische Maske).

• Besteht eine Maskenpflicht für Personal?

  Ja, Veranstaltungspersonal hat eine FFP2-Maske (bei Veranstaltungen im Freien: medizinische Maske) zu tragen.

• Wer ist für die Überwachung der Abstand-/Hygieneregeln verantwortlich?

  Die Pflicht zur Vorkehrung und Einhaltung der Abstand- und Hygieneregeln liegt bei den Veranstaltenden, welche sich in der Verantwortung und in der Haftung für die Veranstaltung befinden. Treten Kunden als Veranstaltende auf, so müssen diese bei Missachtung der Regelungen die Haftung tragen.

  Die Veranstaltenden müssen sicherstellen, dass alle Dienstleister, welche an der Veranstaltung beteiligt sind, bezüglich der Abstand- und Hygieneregeln informiert werden und diese relevanten Informationen an ihre Beschäftigten weitergeben.

  Im Rahmen der Veranstaltung überwacht das Sicherheits- und Ordnungspersonal die Einhaltung der geltenden Abstandsregeln im Gästebereich und gewährleistet (ggfs. unter Einsatz von zusätzlichen mobilen Streifen) die Vermeidung von Personenstaus bzw. die Auflösung von Personenansammlungen.

   

   

• Wie lauten die Vorgaben zur maschinellen Belüftung?

  Veranstaltungen sind in ausreichend durchlüfteten Räumen durchzuführen. Ziel ist der Austausch der Raumluft und eine kontinuierliche und definierte Versorgung der Veranstaltungsräume mit Frischluft.

  Vorhandene Lüftungsanlagen/ Raumlufttechnische Anlagen sind möglichst mit Außenluft zu betreiben, Umluft ist zu vermeiden. In Veranstaltungsräumen ohne raumlufttechnische Anlagen ist die Belüftung über Fenster, Oberlichter, Rauchklappen und Türen etc. zu regeln. Die Belüftung sollte spätestens 45 Minuten vor Beginn der Veranstaltung/Öffnung der Räume starten und wenn möglich bis zum Ende derselben/der Besuchszeit andauern. Es ist mindestens einmal in der Stunde eine Stoß-/Querlüftung durch geöffnete Fenster, Oberlichter, Rauchklappen und Türen über mindestens 10 Minuten durchzuführen.

  Diese Maßnahmen variieren in Abhängigkeit zu den technischen und räumlichen Gegebenheiten in den jeweiligen Veranstaltungsräumen. Es ist ein auf den jeweiligen Veranstaltungsort angepasstes, konkretes Lüftungskonzept zu erstellen. Die einschlägigen Empfehlungen und Stellungnahmen sind zu berücksichtigen. (Stellungnahme der Kommission Innenraumlufthygiene am Umweltbundesamt, Empfehlungen der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAUA)).

  Es ist außerdem ein Lüftungsprotokoll vorzugeben, nach dem regelmäßige Lüftungen vorzunehmen, zu dokumentieren und zu kontrollieren sind und das mindestens folgende Daten enthält: Datum, Uhrzeit, Name der Person, die die Lüftung vorgenommen hat.

3. Testpflicht

• Ab wie vielen Veranstaltungsteilnehmenden gilt die Testpflicht?

  Die folgenden Obergrenzen müssen bzgl. der geltenden Testpflicht lt. SARS-CoV-2-Infektionsschutzmaßnahmenverordnung beachtet werden:

  04.06.-18.06.21: Testpflicht ab 11 Personen // Veranstaltungen in Innenräumen
  
  18.06.-11.07.21: Testpflicht ab 21 Personen // Veranstaltungen in Innenräumen
  
  04.06.-11.07.21: Testpflicht ab 251 Personen // Veranstaltungen unter freiem Himmel

• Gilt die Testpflicht auch für Veranstaltungspersonal?

  Ja, die in der Infektionsschutzverordnung genannte Formulierung "mehr als zehn zeitgleich anwesende Personen" bezieht sich auf sämtliche anwesenden Personen und schließt Beschäftigte sowie Besucher*innen gleichermaßen ein.

• Wie ist der Nachweis von Negativ-Tests für Veranstalter zu erbringen?

  Option 1: Teilnehmer wird vor Ort mit einem Point-of-Care (PoC)-Antigen-Test getestet (Teststelle in der Veranstaltungslocation)

  Option 2: Teilnehmer führt unter Aufsicht des jeweils Verantwortlichen oder von ihr/ihm beauftragten Personen vor Ort einen Point-of-Care (PoC)-Antigen-Test zur Selbstanwendung durch (Selbsttest in der Veranstaltungslocation)

  Option 3: Teilnehmer legt dem jeweils Verantwortlichen oder von ihr/ihm beauftragten Personen eine schriftliche oder elektronische Bescheinigung über ein negatives Testergebnis eines innerhalb der letzten 24 Stunden eines Point-of-Care (PoC)-Antigen-Tests oder Selbsttests auf eine Infektion mit dem Coronavirus SARS-CoV-2 vor (dezentrale Testung)

  Option 4: Teilnehmer legt dem jeweils Verantwortlichen oder von ihr/ihm beauftragten Personen eine schriftliche oder elektronische Bescheinigung über ein tagesaktuelles negatives Testergebnis eines aktuellen PCR-Tests, das nicht älter als 24 Stunden ist, vor (dezentrale Testung)

• Sind geimpfte & genese Personen (ebenfalls) zur Testung verpflichtet?

  Für folgende Personengruppe entfällt die Testpflicht zur Teilnahme an Veranstaltungen:

  
  1. Geimpfte Personen, die mit einem von der Europäischen Union zugelassenen Impfstoff geimpft sind und deren letzte erforderliche Impfung mindestens 14 Tage zurückliegt,
  
  2. Genesene Personen, die ein mehr als sechs Monate zurückliegendes positives PCR-Testergebnis auf eine Infektion mit dem Coronavirus SARS-CoV-2 nachweisen können und die mindestens eine Impfung gegen Covid-19 mit einem von der Europäischen Union zugelassenen Impfstoff erhalten haben und deren Impfung mindestens 14 Tage zurückliegt,

  3. Genesene Personen, die ein mindestens 28 Tage und höchstens sechs Monate zurückliegendes positives PCR-Testergebnis auf eine Infektion mit dem Coronavirus SARS-CoV-2 nachweisen können.
  
  
  
  

• Welche Voraussetzungen muss die geforderte Testbescheinigung erfüllen?

  Die Bescheinigung über ein negatives Testergebnis eines aktuellen Point-of-Care (PoC)-Antigen-Tests, einschließlich solcher zur Selbstanwendung, oder PCR-Tests auf eine Infektion mit dem Coronavirus SARS-CoV-2 muss:

  - mindestens das Datum und die Uhrzeit der Durchführung des Tests,

  - den Namen der getesteten Person,

  - und die Stelle erkennen lassen, welche den Test durchgeführt oder beaufsichtigt hat.

  Die Bescheinigung soll im Übrigen dem von der für Gesundheit zuständigen Senatsverwaltung zur Verfügung gestellten Muster entsprechen.

  Die Bescheinigung eines Point-of-Care (PoC)-Antigen-Test zur Selbstanwendung sowie die Beaufsichtigung der Testung darf nur von einer durch die jeweiligen Verantwortlichen hierzu beauftragten Person im Rahmen der Beauftragung vorgenommen werden.

• Besteht eine Dokumentationspflicht der durchgeführten Tests?

  Ja, die Durchführung der Testung ist in der Anwesenheitsdokumentation nach § 5 zu vermerken. Diese ist für die Dauer von vier Wochen nach Ende der Veranstaltung aufzubewahren oder zu speichern.

• Gelten trotz negativer Coronatests Abstands-/Hygienevorschriften?

  Die Pflicht zur Durchführung von Coronatests bei Veranstaltungsteilnehmenden, befreit nicht von der grundsätzlichen Pflicht zur Vorkehrung und Einhaltung der Abstand- und Hygieneregeln. Veranstaltende haben die geltenden Abstandsregeln lt. Infektionsschutzmaßnahmenverordnung während der gesamten Produktionsdauer zu gewährleisten.

• Welche zeitlichen Bestimmungen müssen bzgl. der Tests beachtet werden?

  Bei jeder Einlasssituation (Veranstaltungsbeginn) muss ein negatives Testergebnis vorgelegt werden, das zum Zeitpunkt des Einlasses nicht älter als 24 Stunden ist.

• Muss auch bei mehrtägigen Events jeden Tag ein Test gemacht werden?

  Bei jeder Einlasssituation (Veranstaltungsbeginn) muss ein negatives Testergebnis vorgelegt werden, das zum Zeitpunkt des Einlasses nicht älter als 24 Stunden ist.

  Wenn die Veranstaltung am nächsten Tag recht früh beginnt, kann es sein, dass der Test vom Vortag noch ausreicht. Sobald die 24-Stunden-Frist beim Einlass jedoch überschritten wird, ist ein neuer Test nötig, unabhängig davon, ob es dieselbe Veranstaltungsreihe ist.
  
  

• Welche Maßnahmen müssen im Falle einer Positiv-Testung erfolgen?

  Positiv getestete Personen dürfen den Veranstaltungsort nicht betreten. Eine vor Ort positiv getestete Person muss sich unter Einhaltung der AHA-Regeln sofort in Quarantäne begeben, sich beim zuständigen Gesundheitsamt melden sowie bei einem zuständigen Arzt bzgl. eines PCR-Tests melden. Eine Quarantäne aller Veranstaltungsteilnehmer*innen ist nicht erforderlich.

4. Teilnehmermanagement

• Welche (Kontakt-) Daten der Anwesenden muss ich erfassen?

  Für Veranstaltungen gilt die Pflicht zum Führen einer Anwesenheitsdokumentation mit Informationen zur Kontaktnachverfolgung der Anwesenden. Die Anwesenheitsdokumentation muss mindestens folgenden Angaben enthalten:

  - Vor- und Familienname

  - Telefonnummer

  - Bezirk oder Gemeinde des Wohnortes oder des Ortes des ständigen Aufenthaltes (verzichtbar beim Einsatz von digitalen Anwendungen)

  - vollständige Anschrift und E-Mail-Adresse, sofern vorhanden

  - Anwesenheitszeit

  - Durchführung der Testung, sofern Vor-Ort-Testung

  - Platz- oder Tischnummer, sofern vorhanden.

  Es handelt sich dabei um die Privatadressen der Anwesenden.

  Auf die schon vorhandenen Daten aus der Ticketbuchung kann, ggf. ergänzt um weitere notwendige Daten, zurückgegriffen werden. Bei begründetem Bedarf sind die Daten ausschließlich den Gesundheitsbehörden zur Verfügung zu stellen.
  Eine Einwilligung zur Datenspeicherung ist jeweils einzuholen (gemäß Vorgaben der DSGVO).

  Die Kontaktdatenerfassung kann durch digitale Anwendungen (Apps) erfolgen.

• Wie lange muss ich die Anwesenheitsdokumentation aufbewahren?

  Die Anwesenheitsdokumentationen sind für die Dauer von vier Wochen nach Ende der Veranstaltung geschützt vor Einsichtnahme durch Dritte aufzubewahren oder zu speichern. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ist die Anwesenheitsdokumentation zu löschen oder zu vernichten.

  Die Anwesenheitsdokumentation ist den zuständigen Behörden zur Kontrolle der Verpflichtungen nach den Absätzen 1, 3 und 4 auf Verlangen zugänglich zu machen. Darüber hinaus ist den zuständigen Behörden auf Verlangen die Anwesenheitsdokumentation auszuhändigen oder ihnen auf sonstige geeignete Weise der Zugriff zu ermöglichen, wenn festgestellt wird, dass eine Person zum Zeitpunkt der Veranstaltung, des Besuchs oder der Inanspruchnahme der Dienstleistung krank, krankheitsverdächtig, ansteckungsverdächtig oder Ausscheiderin oder Ausscheider im Sinne des Infektionsschutzgesetzes war.

• Können ausländische Messeteilnehmer nach Deutschland einreisen?

  Eine Einreise von Messeteilnehmern aus dem Ausland ist grundsätzlich möglich.

  Für Einreisende aus EU-Mitgliedsstaaten und aus Ländern, die auf der Positivliste stehen, bestehen keine Reisebeschränkungen.

  Aus allen anderen Ländern können Messeteilnehmer ebenfalls einreisen, da sie als Geschäftsreisende mit wichtigem Grund angesehen werden.

  Messeteilnehmer aus diesen Ländern müssen bei der Visumbeantragung bzw. der Einreise nach Deutschland ihre Teilnahme an der Messe nachweisen:

  - Mitarbeiter von ausstellenden Unternehmen müssen eine Bestätigung des Messeveranstalters über ihre Messeteilnahme vorlegen.

  - Messebesucher müssen ihre Eintrittskarte zur Messe und zusätzlich eine Terminvereinbarung für einen Geschäftstermin mit mindestens einem Aussteller am Ort auf der Messe vorlegen.

  Quelle: AUMA – Verband der deutschen Messewirtschaft

5. Sonstiges

• Welche Personenobergrenzen gelten für reine Streaming-Veranstaltungen?

  Reine Streaming-Veranstaltungen sind rechtlich wie Filmdrehs bzw. Fernsehaufzeichnungen zu behandeln und fallen somit in die Kategorie der "regulären Berufsausübung" i.S. der "Ermöglichung einer Veranstaltung". Für diese Art von Veranstaltung gelten entsprechend nicht die in § 9 der SARS-CoV-2 Infektionsschutzmaßnahmenverordnung genannten Personenhöchstgrenzen für Veranstaltungen.

  Unabhängig davon gelten natürlich die Abstands- und Hygieneregeln wie für andere Berufe auch und es dürfen keine regulären Zuschauer physisch anwesend sein. Die Anwesenden müssen unverzichtbar für die Erstellung des Live-Panels sein (Kameraleute, Kabelträger, Tonassistenten, Kosmetiker, etc.).

• Darf ich meinen Veranstaltungsteilnehmenden Catering anbieten?

  Selbstbedienungsbuffets sind zulässig, wenn gewährleistet ist, dass Besucher*innen den Mindestabstand zueinander einhalten und eine FFP2-Maske (bei Veranstaltungen im Freien: medizinische Maske) tragen, solange sie sich nicht am Tisch aufhalten.
  Gruppenbildung bei der Anbietung von Speisen und Getränken ist zu vermeiden. Darüber hinaus sind die geltenden Abstandsregeln einzuhalten (Markierungen am Boden).

  Um die Ausgabe von Speisen und Getränke zu beschleunigen, sind diese mit gut lesbaren Schildern zu versehen. Ggfs. ist die Möglichkeit zu bargeldlosem Bezahlen einzurichten.

  Es sind dezentrale Ausgabestellen einzuplanen, um einer zu hohen Personendichte an einem Ort entgegenzuwirken (die max. zeitgleiche Personenanzahl im Cateringbereich ist im Vorfeld festzulegen). Alternativ werden die Speisen und Getränke auf den Stühlen/Tischen im Veranstaltungsbereich vollverpackt bereitgestellt.

• Kann ich eine Band auf einer Indoor-Veranstaltung auftreten lassen?

  Bands und Gesang sind in geschlossenen Räumen als Darbietung erlaubt. Tanzveranstaltungen sind jedoch verboten (§ 7: Verbote). Für das Singen und das Auftreten der Band gelten die im genannten Hygienerahmenkonzept der Kulturverwaltung unter IV. genannten Bedingungen (vgl. § 5 Abs. 1 der Verordnung).

• Wie kann eine Ausstellungsfläche realisiert werden?

  Die Berücksichtigung der Hygienevorschriften, der geltenden Abstandsregeln und der weiteren Arbeitsschutzstandards SARS-CoV-2 (BMAS) ist durch den Veranstalter während der gesamten Ausstellung zu gewährleisten.

  Geeignete Methoden, wie beispielsweise Bodenmarkierungen, Raumtrenner, Personenvereinzelungssysteme, Ampelsysteme und Pull-Prinzipe können helfen, einen abstandsregelungskonformen Ein- und Auslass zu ermöglichen. Die Vergabe von Zeitfenster-Tickets hilft Warteschlangen im Einlassbereich zu vermeiden.

  Durch die Kennzeichnung von Laufwegen kann der Personenfluss reibungslos gesteuert werden. Gegenläufige Personenströme sollen mit Hilfe von Einbahnsystem und Abstandsmarkierungen und Abstandshaltern vermieden werden. Auch an den Merchandise-, Sponsoren-, etc. Ständen sind die geltenden Abstandsregeln einzuhalten.

  Interaktionen mit Teilnehmenden sind nur unter sehr strengen Auflagen möglich, welche im individuellen Hygienekonzept darzulegen sind.
  Verwendete Displays und Geräte welche zur Interaktion genutzt werden, sind nach jeder Nutzung zu reinigen.

  Es muss dafür gesorgt werden, dass Teilnehmende auch während der Ausstellung (ggfs. via Durchsage) über geltende Hygiene und Schutzmaßnahmen informiert werden.

  Das Sicherheits- und Ordnungspersonal ist für die Einhaltung der Abstandregeln während der Veranstaltung/ Ausstellung verantwortlich.