Anleitung zur Eintragserstellung im Berlin Convention Finder

Diese Anleitung zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie einen Eintrag im Berlin Convention Finder erstellen. Sie erfahren, welche Angaben erforderlich sind, wie Sie Inhalte korrekt pflegen und worauf Sie achten sollten, damit Ihr Eintrag vollständig und veröffentlichungsfähig ist. So stellen Sie sicher, dass Ihr Angebot optimal präsentiert wird und von potenziellen Kund:innen gefunden werden kann.

Nach erfolgreicher Registrierung als Anbieter im Berlin Convention Finder bitten wir Sie direkt Ihren Eintrag in Deutsch und Englisch anzulegen. Gehen Sie dafür wie folgt vor: 

1. Klicken Sie oben rechts auf Ihre E-Mail-Adresse und wählen Sie „Mein Bereich“.
2. Im Dashboard können Sie mit einem Klick auf „Neuer Eintrag“ Ihren Eintrag anlegen.
3. Wählen Sie, für welche Kategorie Sie den Eintrag erstellen möchten (Eventlocation, Tagungshotel, Servicepartner oder Rahmenprogramm).

Anschließend werden Sie durch fünf Schritte geführt, die zu Ihrem fertigen Eintrag führen. Ihre Eingaben werden nach jedem abgeschlossenen Schritt automatisch gespeichert, sodass keine Änderungen verloren gehen. Sie können jederzeit zu einem vorherigen Schritt zurückkehren.

Im letzten Schritt übersetzen Sie Ihren Eintrag auf Englisch, damit Ihre Services auch internationalen Kund:innen ausgespielt werden. Der Eintrag in Englisch ist nicht mit zusätzlichen Kosten verbunden.

Status des Abo-Modells
Je nach gewähltem Abo-Modell (Light, Basic, Pro) stehen Ihnen im Berlin Convention Finder unterschiedliche Möglichkeiten zur Darstellung Ihrer Angebote zur Verfügung. Sie können Ihr Abo-Modell jederzeit upgraden. Eine Übersicht der verschiedenen Modelle finden Sie auf der Seite "Anbieter werden". 

Schritt 1: Allgemeine Angaben

Tragen Sie zunächst die Anschrift Ihres Unternehmens ein. Geben Sie zudem den Namen des Services an, den Sie im Eintrag bewerben möchten.

Beispiel:
Name der Eventlocation: Berliner Tagungszentrum
Name des Anbieters: Max Mustermann GmbH

Achten Sie darauf, dass die Angaben vollständig und korrekt sind, damit Ihr Eintrag eindeutig zugeordnet werden kann. Sobald Sie alle Allgemeinen Angaben ausgefüllt haben, speichern Sie und fahren Sie fort mit Schritt 2.

Schritt 2: Texte & Medien

In diesem Schritt gestalten Sie die Inhalte, mit denen Sie Ihr Angebot präsentieren.

• Suchmaschinenoptimierte Beschreibungstexte
  Beschreiben Sie Ihr Angebot so, dass es für Veranstaltungsplanende klar, attraktiv und überzeugend ist. Wir empfehlen, die Texte suchmaschinenoptimiert (SEO) zu formulieren. So erhöhen Sie Ihre Sichtbarkeit bei Google und werden leichter gefunden. 
  
  Bitte beachten Sie die in Ihrem Abo enthaltene maximale Zeichenanzahl. Unterhalb des Eingabefeldes sehen Sie jederzeit, wie viele Zeichen Ihnen noch zur Verfügung stehen.
   
• Kurztext (Meta Description)
  Der Kurztext ist eine kompakte Zusammenfassung Ihres Beschreibungstextes und wird in den Google-Suchergebnissen angezeigt. Formulieren Sie ihn prägnant, aussagekräftig und mit maximal 200 Zeichen. Heben Sie die wichtigsten Vorteile Ihres Angebots hervor.
   
• Nachhaltigkeitsengagement
  Informieren Sie Veranstaltungsplanende über Ihre Maßnahmen im Bereich Nachhaltigkeit. Nutzen Sie zum Beispiel plastikfreie Konzepte, erneuerbare Energien, regionale oder nachhaltige Produkte etc. Je konkreter Ihre Angaben, desto besser können sich Interessierte ein Bild von Ihrem Engagement machen.
   
• Logo
  Laden Sie im vorgesehenen Feld das Logo Ihres Unternehmens hoch. Bitte verwenden Sie kein Foto, sondern Ihr offizielles Logo. 
  So gehen Sie vor:

1. Klicken Sie auf Datei auswählen und laden Sie Ihr Logo hoch.
2. Tragen Sie im Feld „Urheber“ das Copyright ein.
3. Erstellen Sie einen passenden Alt-Text (optional können Sie hierfür die KI-Funktion nutzen).Klicken Sie auf „Bild erstellen“, um den Upload abzuschließen.
    

• Bildmaterial hinzufügen
  Ergänzen Sie Ihren Eintrag mit hochwertigem Bildmaterial, um Ihr Angebot optimal zu präsentieren. Erlaubt sind Dateien bis 5 MB in den Formaten png, gif, jpg, jpeg oder webp. So gehen Sie vor:

1. Klicken Sie im Bildbereich auf Bild hinzufügen
2. Wählen Sie ein Bild von Ihrem Computer aus.
3. Warten Sie, bis der Upload hochgeladen ist.

• Alternativtext (Alt-Text) für Bilder
  Bitte geben Sie einen kurzen Alternativtext ein. Dieser beschreibt das Bild für Menschen mit einer einer Sehbeeinträchtigung und und sorgt dafür, dass Ihr Eintrag barrierefrei und seo-konform ist. Optional können Sie auch die KI-Generierung nutzen. Mit einem Klick auf „KI-Generierung“ bestätigen Sie, dass Sie die Rechte am Bild besitzen und der Nutzung der KI zustimmen.
  
  Der Alternativtext sollte:

1. sachlich und verständlich sein
2. das Bild konkret beschreiben
3. in ein bis zwei Sätzen auskommen
   
   Stellen Sie sich vor, Sie erklären das Bild einer Person, die es nicht sehen kann. Ungeeignet sind sehr allgemeine Beschreibungen wie: „Meetingraum“. Optimal ist „Heller Meetingraum mit großem Konferenztisch, Stühlen und Tageslicht durch bodentiefe Fenster.“
    

• Urheber (Copyright)
  Tragen Sie anschließend den Urheber des Bildes ein. Diese Angabe ist notwendig, um die Bildrechte korrekt auszuweisen. Bitte beachten Sie: Ohne eine korrekte Copyright-Angabe kann Ihr Eintrag nicht veröffentlicht werden.
  
  Klicken Sie zum Abschluss auf den violetten Button „Bild erstellen“, um den Vorgang abzuschießen. Wiederholen Sie diesen Schritt für jedes weitere Bilder, das Sie hochladen möchten.

• Video hinzufügen
  Im Basic- und Pro-Modell haben Sie die Möglichkeit, ein Video hinzuzufügen, sofern dieses auf YouTube oder Vimeo verfügbar ist. Klicken Sie auf Video hinzufügen und fügen Sie die URL des Videos ein.
  
  Achten Sie bei YouTube-Links darauf, dass die URL aus dem Browser verwenden und die Bezeichnung „watch“ enthält, zum Beispiel: https://www.youtube.com/watch?v=mlvhvWPTkwc
   
• 360-Grad-Tour anlegen

1. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „360-Grad-Tour“.
2. Fügen Sie dort den Link zu Ihrer 360-Grad-Tour ein.
3. Wählen Sie unter „Vorschaubild“ → „Datei auswählen“ ein passendes Vorschaubild für die 360-Grad-Tour aus.
4. Tragen Sie unter „Urheber“ den Anbieter Ihrer 360-Grad-Tour ein.
5. Geben Sie unter „Technischer Anbieter“ den technischen Dienstleister Ihrer 360-Grad-Tour an.
6. Klicken Sie anschließend auf „360-Grad-Tour erstellen“.

Schritt 3: Kategorien und Ausstattung

Zeigen Sie, was Ihr Angebot ausmacht. Wählen Sie alle passenden Kategorien und Ausstattungsmerkmale aus, die auf Ihre Services zutreffen. So werden Sie im Berlin Convention Finder gezielter ausgespielt und leichter von Veranstaltungsplanenden gefunden.

• Downloads
  Unter Downloads können Sie relevante Dokumente für Veranstaltungsplanende bereitstellen, zum Beispiel Grundrisse, Broschüren oder Informationsblätter.
  
  Downloads im deutschen Eintrag anlegen

1. Navigieren Sie im Eintrag zum Reiter „Kategorien & Ausstattung“.
2. Scrollen Sie nach unten bis zum Bereich „Downloads“.
3. Klicken Sie auf „Download hinzufügen“.
4. Wählen Sie das gewünschte Dokument über „Datei auswählen“ aus. Das Dokument wird anschließend hochgeladen.
5. Geben Sie unter „Beschreibung“ einen Namen für das Dokument ein.
6. Klicken Sie auf „Download erstellen“.
7. Speichern Sie Ihre Änderungen über „Änderungen speichern“ oder senden Sie sie direkt zur Veröffentlichung über „Änderungen zur Freigabe senden“.

Downloads für die englische Version anlegen

1. Navigieren Sie in Ihr Dashboard und wählen Sie im Dropdown-Menü neben dem Eintrag „Übersetzen“ aus.
2. Öffnen Sie den Reiter „Texts & Media“. Dort sehen Sie die bereits hochgeladenen deutschen Dokumente.
3. Klicken Sie rechts neben dem gewünschten Dokument auf „Bearbeiten“.
4. Klicken Sie anschließend auf „Entfernen“.
5. Laden Sie über „Datei auswählen“ das entsprechende englische Dokument hoch.
6. Benennen Sie das Dokument und bestätigen Sie mit „Dokument aktualisieren“.
7. Speichern Sie Ihre Änderungen mit „Save changes“ oder senden Sie sie über „Send changes to review“ zur Freigabe ein.

Schritt 4: Räume und Kapazitäten 

• Personenzahl
  Tragen Sie die Mindest- und die maximale Personenzahl ein, für die Ihr Angebot im Berlin Convention Finder gefunden werden soll.

Wenn Sie beispielsweise erst Anfragen ab 10 Personen bearbeiten, geben Sie bei Mindestpersonenanzahl den Wert „10“ ein.

• Veranstaltungsräume und -flächen
  Geben Sie die Quadratmeterzahlen Ihrer Räume und Flächen an. Diese Angaben helfen dabei, Ihr Angebot bei Suchanfragen von Veranstaltungsplanenden passend auszuspielen.
   
• Räume anlegen

1. Scrollen Sie bis zum Ende der Seite.
2. Klicken Sie im Bereich „Veranstaltungsräume“ auf den Button „Raum hinzufügen“.
3. Tragen Sie alle verfügbaren Informationen zu dem Raum ein.
   Falls Ihnen zu einzelnen Punkten keine Angaben vorliegen, lassen Sie den Wert bei 0 stehen.
4. Klicken Sie auf „Raum erstellen“, sobald alle Angaben ausgefüllt sind.
5. Wiederholen Sie diesen Vorgang für jeden weiteren Raum.
6. Geben Sie möglichst viele Informationen an, damit Ihre Kapazitäten für Kund:innen bestmöglich auffindbar sind.

Schritt 5: Angaben prüfen

Prüfen Sie Ihre Eingaben abschließend auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Klicken Sie anschließend auf Änderungen zur Freigabe senden. Ihre Inhalte werden redaktionell geprüft und erst danach freigegeben und veröffentlicht.

Wichtig:
Bitte senden Sie Ihre Inhalte nach jeder Änderung erneut zur Freigabe. Andernfalls bleiben diese im Status Entwurf und werden weder geprüft noch veröffentlicht.

Entwurf speichern
Sie können Ihre Änderungen jederzeit als Entwurf speichern und zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen. Bitte beachten Sie, dass Einträge im Entwurfsmodus nicht online sichtbar sind und somit das Potenzial Ihres Eintrags ungenutzt bleibt, da er von Veranstaltungsplanenden nicht gefunden wird. Wir empfehlen, Ihren Eintrag zeitnah fertigzustellen und zur Freigabe zu senden, um maximale Sichtbarkeit zu erzielen.

Freigabe anfordern
Sind Sie mit Ihren Änderungen zufrieden? Wunderbar! Senden Sie Ihre Inhalte mit Klick auf den Button "Änderungen zur Freigabe senden" zur Veröffentlichung. Ihr Eintrag wird von unserer Redaktion überprüft und nach erfolgreicher Prüfung veröffentlicht. Sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, sobald Ihr Eintrag online ist.

Sollten wir Ihre Änderungen ablehnen, liegt dies in der Regel an einem Verstoß gegen unsere Qualitätskriterien oder an unvollständigen Angaben.
Bitte überprüfen Sie in diesem Fall Ihre Inhalte. Bei Fragen oder Unklarheiten wenden Sie sich gerne an berlinconventionfinder@visitBerlin.de.

Eine detaillierte Anleitung zur Freigabe und Veröffentlichung finden Sie auf der Seite "Freigabe & Veröffentlichung". 

Eintrag übersetzen

Vergessen Sie bitte nicht, Ihren Eintrag auch für internationale Veranstaltungsplanende zugänglich zu machen. Um Ihren Eintrag ins Englische zu übersetzen, wechseln Sie zurück in den Bereich „Mein Bereich“ und klicken Sie rechts neben Ihrem Eintrag auf „Bearbeiten“. Es öffnet sich ein Drop-down-Menü, in dem Sie die Option „Übersetzen“ auswählen können.

Die Pflege der englischen Version funktioniert genauso wie die Bearbeitung des deutschen Eintrags.