FAQ zum Kongressfonds Berlin

Gefördert werden sollen Veranstaltungen in Berlin, die sich ausschließlich an ein Fachpublikum richten, wie z. B. Kongresse, Tagungen, Seminare und Fortbildungen. Dabei kann eine zusätzliche Förderung für die Durchführung von hybriden Veranstaltungen gewährt werden. Hybride Veranstaltungen finden sowohl offline in Berlin und gleichzeitig interaktiv online statt.

Dazu kann eine ergänzende Förderung für Veranstaltungen, die besonderen Nachhaltigkeitskriterien genügen, gewährt werden.

Zusätzlich gibt es eine ergänzende Förderung für ein Dezentrales Tagen. Ein Dezentrales Tagen liegt vor, wenn die Veranstaltung an mehreren kostenpflichtig gebuchten Orten in Berlin gleichzeitig stattfindet und die Teilnehmenden mithilfe von Online-Plattformen miteinander verbunden sind.

Die Basisförderung beträgt 25 Euro pro Teilnehmerin bzw. Teilnehmer pro Veranstaltungstag und 35 Euro pro Präsenzteilnehmerin bzw. -teilnehmer pro Veranstaltungstag bei hybriden Veranstaltungen. Ausschlaggebend für die Berechnung der Fördersumme sind die tatsächlich anwesenden Teilnehmerinnen bzw. Teilnehmer auf der Präsenzveranstaltung. Dies gilt auch für die hybriden Veranstaltungen, bei denen die online zugeschalteten Teilnehmerinnen bzw. Teilnehmer nicht berücksichtigt werden.

Die ergänzende Förderung für die Erfüllung von Nachhaltigkeitskriterien beträgt weitere 25 Euro pro Teilnehmerin bzw. Teilnehmer pro Veranstaltungstag. Dies gilt sowohl für rein analoge als auch für hybride Veranstaltungen.

Die maximale Fördersumme pro Veranstaltung liegt bei 99.950 Euro.

Rechenbeispiele:

Ein zweitägiger Kongress ohne Onlineangebot mit 121 Teilnehmerinnen bzw. Teilnehmern (im Rechenbeispiel: TN) am ersten und 95 Teilnehmerinnen bzw. Teilnehmern am zweiten Tag kann folgende Förderung erhalten:

121 TN x 25 EUR + 95 TN x 25 EUR = 5.400 EUR

Wird der gleiche Kongress als hybride Veranstaltung angeboten, verändert sich die Rechnung wie folgt:

121 TN x 35 EUR + 95 TN x 35 EUR = 7.560 EUR

Wird zudem eine ergänzende Förderung für die besondere Nachhaltigkeit gewährt, erfolgt die Förderung so:

121 TN x (35 EUR + 25 EUR) + 95 TN x (35 EUR + 25 EUR) = 12.960 EUR

Die Basisförderung können Veranstaltungen erhalten, die die folgenden Voraussetzungen erfüllen:

o    Die Veranstaltung findet in einer gebuchten Veranstaltungsräumlichkeit im Land Berlin statt. Die Buchung der Räumlichkeiten muss entweder kostenpflichtig sein oder sie wird im Rahmen eines Cateringvertrags oder der Anmietung eines Zimmerkontingentes angeboten.
o    Die Veranstaltung hat mind. 50 Präsenz-Teilnehmende an einem Tag.
o    Die Veranstaltungsdauer beträgt mind. einen Tag. Zuschüsse werden lediglich für Tage gewährt, an denen die Veranstaltungsdauer mind. vier Zeitstunden netto (ohne Pausen) lang ist.

Für hybride Veranstaltungen muss sichergestellt werden, dass die Teilnehmenden über die gesamte Dauer der Veranstaltung (ohne Pausen) dieser online durch audiovisuelle Live-Medien folgen können. Den Online-Teilnehmenden muss in vergleichbarer Art zu den Präsenzteilnehmenden die Möglichkeit eröffnet sein, durch Fragen oder Wortbeiträge an der Veranstaltung teil zu nehmen (denkbar wären beispielsweise eine moderierte Chatfunktion oder die Möglichkeit sich per Video hinzuzuschalten). Bei einer mehrtägigen Veranstaltung wird der Zuschlag für eine hybride Veranstaltung nur für die Tage gewährt, an dem diese sowohl in Präsenz als auch interaktiv online stattfindet.

Für eine ergänzende Förderung (Nachhaltigkeit) müssen durch entsprechende Nachweise über 300 Punkte aus vier Kategorien auf der Sustainable Event Scorecard belegt werden

Es zählt ausschließlich die Präsenzteilnehmendenzahl (Fachpublikum); exklusive Referentinnen/Referenten, Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter, Servicepersonal etc.

Nein, bei der Anzahl der Online-Teilnehmenden bei einer hybriden Veranstaltung gibt es keine Mindestanzahl. Für die Förderung kommt es auch hier nur auf die Präsenzteilnehmendenzahl an.

Das Förderangebot richtet sich an Organisationen (z.B. Unternehmen, Vereine, Anstalten des öffentlichen Rechts), die beabsichtigen, eine Veranstaltung in Berlin durchzuführen. Als Veranstalter ist insbesondere derjenige anzusehen, der das finanzielle und unternehmerische Risiko der Veranstaltung trägt, der die wirtschaftliche, organisatorische und haftungsrechtliche Verantwortung hat und der eine Veranstaltung auf eigene Rechnung durchführt.

Veranstaltungslocations können deshalb in ihrer Funktion als Vermieter keinen Förderantrag stellen.

Wichtige Voraussetzung, um Antragstellerin oder Antragsteller sein zu können, ist ein Sitz, eine Betriebsstätte oder eine Niederlassung in der Bundesrepublik Deutschland.

Mit der Richtliniennovelle zum 01.04.2022 sind auch selbstständig und freiberuflich Tätige antragsberechtigt.

Von einem Fachpublikum im Sinne des Förderprogramms Kongressfonds wird in den Fällen gesprochen, sofern die Teilnehmenden an der Veranstaltung ausschließlich aus einer professionellen Motivation heraus teilnehmen. Beispielsweise weil sie sich im Auftrag ihrer Arbeitgeberin bzw. ihres Arbeitsgebers oder aus Forschungsgründen wie bei einem wissenschaftlichen Kongress anmelden. Gefördert werden dementsprechend z. B. Kongresse, Tagungen, Seminare oder Fortbildungen. Eine professionelle Motivation kann auch angenommen werden, wenn die Veranstaltung der Weiterbildung von Personen im Rahmen eines Ehrenamts dient. Die ist z.B. anzunehmen, wenn ein erforderlicher Qualifikationsnachweis für die Durchführung von ehrenamtlichen Aktivitäten durch die Teilnahme an der Veranstaltung erworben werden soll.

Ja, eingetragene Vereine und Stiftungen können Zuwendungsempfänger im Kongressfonds sein.

Nein, die Förderung des Kongressfonds Berlin kann nur für Veranstaltungen gewährt werden, mit deren Vorbereitung noch nicht begonnen wurde. Als Vorhabenbeginn ist grundsätzlich der Abschluss eines der Ausführung zuzurechnenden Lieferungs- oder Leistungsvertrages zu werten. Dazu gehören beispielsweise Mietverträge über die Veranstaltungsräumlichkeiten, Dienstleistungs- oder Mietverträge für Technik, Verträge zum Catering, Verträge zur Durchführung von Covid-19-Tests bei der Veranstaltung oder Verträge zur Lieferung von Werbematerialien für die Veranstaltung.

Davon ausgenommen ist der Abschluss eines Vertrages mit einer Veranstaltungsagentur zum Zweck der Konzeption, Organisation und Durchführung einer Veranstaltung. Ebenfalls ausgenommen ist der Abschluss von Verträgen, welche der Einnahmeseite der Veranstalterin bzw. des Veranstalters zuzurechnen sind, so z.B. Sponsoringverträge.

Nach der Einreichung des Förderantrags versendet die Investitionsbank Berlin eine Eingangsbestätigung. Diese enthält eine Genehmigung zum Vorhabensbeginn. Bis zum Erhalt eines Zuwendungsbescheids handelt die Antragstellerin bzw. der Antragsteller auf eigenes Risiko.

Zur Beantragung der Förderung müssen die Formulare im Kundenportal der IBB ausgefüllt und hochgeladen werden. Ergänzend müssen einige Nachweise, wie beispielsweise ein Handels- oder Vereinsregisterauszug, hochgeladen werden. Die Einreichung des Förderantrags und seiner Anlagen bei der Bewilligungsstelle erfolgt rein digital über das Kundenportal. Das unaufgeforderte Einsenden ausgedruckter und unterschriebener Kopien ist nicht notwendig.

Beim Ausfüllen des Förderantrags kann der Antragstellende durch eine Veranstaltungsagentur unterstützt werden. Der Antrag muss letztlich durch den Antragstellenden eingereicht werden.

Ja. Ein Veranstalter oder Veranstalterin darf grundsätzlich mehrere Förderanträge einreichen. Indes darf nur ein Förderantrag pro Veranstaltung gestellt werden. Es ist aber möglich, Förderanträge für unterschiedliche Veranstaltungen einzureichen

Das Programm ist grundsätzlich so zu gestalten, dass es mindestens vier Nettozeitstunden pro geförderten Tag beträgt. Rahmenprogramm ist nicht förderfähig.

Zudem sind entsprechende Teilnehmendenlisten vorzubereiten und zu pflegen. Einen Hinweis zum Umgang mit den erhobenen Daten erhalten Sie für die Informierung Ihrer Teilnehmenden mit Ihrem Zuwendungsbescheid.

Die Teilnehmendenlisten sind wie folgt zu führen: 

o    Teilnehmendenliste mit Vor- und Nachnamen/Institution/Ort/Land, 
o    die von den tatsächlich anwesenden Teilnehmenden an jedem Veranstaltungstag unterschrieben wurde oder
o    die aus einem digitalen Registrierungssystem, welches eine tägliche Registrierung am Veranstaltungsort im Sinne einer Anwesenheitskontrolle gewährleistet, generiert und zur Bestätigung der Richtigkeit von der Geschäftsführung der Antragstellenden unterzeichnet wird.

Sollten Sie eine ergänzende Förderung für die Erfüllung von Nachhaltigkeitskriterien beantragen, beachten Sie bitte bei der Beantragung bereits die zu erbringenden Nachweise und bewahren Sie die entsprechenden Nachweise bis zur Einreichung des Zahlungsabrufes auf. Die Nachweise sind in den Infofeldern in der Sustainable Event Scorecard näher beschrieben. Barzahlungsquittungen werden aus Gründen der Geldwäscheprävention nicht als Nachweise akzeptiert.

Allen Beschäftigten (auch denen die außerhalb des Projekts tätig sind) wird mindestens der aktuell geltende Mindestlohn des Landes Berlins bezahlt (§ 9 LMiLoG Bln), solange und soweit sie vom Land Berlin Zuwendungen erhalten. Im Falle des Kongressfonds betrifft das die Dauer Ihrer Veranstaltung. Die aktuelle Regelung ist auf der Website des Landes Berlin einsehbar. https://gesetze.berlin.de/perma?j=MindLohnG_BE_!_9

Die Veranstaltung muss bis zum 31.12.2023 stattgefunden haben. Anträge können über das Kundenportal der IBB ausgefüllt und hochgeladen werden .

Die Auszahlung der Fördermittel erfolgt nach einer erfolgreichen Prüfung des Zahlungsabrufes. Die Einreichung hat spätestens 4 Wochen nach der Durchführung der Veranstaltung zu erfolgen.

Folgende Unterlagen müssen eingereicht werden:

o    Teilnehmendenliste mit Vor- und Nachnamen/Institution/Ort/Land, die von den tatsächlichen Präsenzteilnehmenden an jedem Veranstaltungstag unterschrieben wurde oder die aus einem digitalen Registrierungssystem, welches eine tägliche Registrierung am Veranstaltungsort im Sinne einer Anwesenheitskontrolle gewährleistet, generiert und zur Bestätigung der Richtigkeit von der Geschäftsführung der Antragstellenden unterzeichnet wird

o    Zahlenmäßiger Nachweis in Form einer Verwendungsbestätigung (u. a. mit Angaben zu den Gesamtkosten, den förderfähigen Kosten (siehe unter Nr. 5.3), den Einnahmen sowie einer Bestätigung, dass die Zuwendung ausschließlich zur Erfüllung des im Bewilligungsbescheid näher bestimmten Zuwendungszwecks verwendet wurde, wirtschaftlich und sparsam verfahren worden ist und die Angaben mit den Büchern und Belegen übereinstimmen)

o    Rechnung über die gebuchte Veranstaltungsräumlichkeit im Land Berlin sowie den dazugehörigen Zahlungsbeleg im OriginalEndgültiges Veranstaltungsprogramm, aus dem in zeitlicher Abfolge die Inhalte (ggf. einschließlich Vortragender) sowie die Netto-Veranstaltungsdauer (ohne Pausen) hervorgehen

o    Ggf. Nachweis darüber, dass es sich um eine hybride Veranstaltung handelte (Rechnung eines Dienstleistungsunternehmens über die Streambereitstellung oder sonstiger Nachweis mit vergleichbarer Aussagekraft über die Hybridität der Veranstaltung und dazugehöriger Zahlungsbeleg) im Original

o    Wurde eine ergänzende Nachhaltigkeitsförderung beantragt: Angaben zu den tatsächlich erfüllten Nachhaltigkeitskriterien („Sustainable Event Scorecard“) und entsprechende Nachweise.

o    Wurde eine ergänzende Förderung für dezentrales Tagen beantragt: Kurzkonzept, Mietverträge der einzelnen Veranstaltungsstätten und Rechnungen über die Technik.

o    Nachweis der Erfüllung der Publizitätspflichten

Zum Zwecke der statistischen Erhebung hat das Statistische Bundesamt einen Branchenkatalog entwickelt und Branchen mit einem Code klassifiziert. Im Rahmen der Antragstellung für den Kongressfonds Berlin muss an zwei Stellen ein Branchencode angegeben werden:

1.    Die antragstellende Organisation muss einmal angeben, welcher Branche sie angehört.

2.    Um besser nachvollziehen zu können, was für Veranstaltungen gefördert werden, ist an anderer Stelle anzugeben, welcher Branche die Zielgruppe der beantragten Veranstaltung angehört.

Die Klassifikation der Wirtschaftszweige ist unter https://www.destatis.de/DE/Methoden/Klassifikationen/Gueter-Wirtschaftsklassifikationen/klassifikation-wz-2008.html zu finden.

Die ersten fünf Ziffern des Codes sind einzugeben.

Durch den Zuschuss im Förderprogramm „Kongressfonds“ erhalten die erfolgreichen Antragssteller eine sogenannte Zuwendung des Landes Berlin. Sämtliche juristische Personen, die Zuwendungen des Landes erhalten bzw. erhalten möchten, müssen zur Erhöhung der Eindeutigkeit der Informationen und damit zur Erhöhung der Transparenz, in der Transparenzdatenbank registriert sein. Nähere Informationen und die Möglichkeit zur Anmeldung sind hier zu finden:

https://www.berlin.de/buergeraktiv/informieren/transparenz/

Es können nur tatsächlich angefallene förderfähige Ausgaben übernommen werden, welche unvermeidbar gewesen sind. Für diese Einstufung ist auch die Vertragsgestaltung am Anfang entscheidend. Gerade vor dem Hintergrund der Corona-Pandemie ist es üblich, dass die Partner von Veranstaltern (Caterer, Vermieter, Druckereien, etc.) großzügige Stornierungs- oder Kündigungsregelungen zulassen, sofern die Kündigung wegen unvorhersehbarer Änderungen der Pandemie-Situation erfolgt. Alle Veranstalter sind daher angehalten bei Vertragsabschlüssen die Stornierungs-/Kündigungsmöglichkeiten in den Verträgen zu überprüfen. Sind diese der momentanen Situation nicht angemessen und entstehen deswegen im Falle einer Corona-bedingten-Absage der Veranstaltung unangemessen hohe Kosten, so könnten diese nicht in voller Höhe als Ausfallkosten anerkannt werden. Darüber hinaus ist jeder Antragssteller gehalten unmittelbar nach Absage der Veranstaltung Kontakt zu seinen Vertragspartnern zu suchen und die Kündigungen/Stornierungen auszusprechen.

Um der Publizitätsverpflichtung nachzukommen, soll das Logo der Europäischen Union bei jeder Kommunikationsmaßnahme die auf die Veranstaltung hinweist, platziert werden.

 "Dieses Vorhaben wurde als Teil der Reaktion der Union auf die Covid-19-Pandemie finanziert.“