Top 5 Veranstaltungstrends in 2023 – Diese Trends sollten Eventplanende kennen

Die Pandemie hat die Verlagerung hin zu virtuellen und hybriden Veranstaltungen beschleunigt. Das ist zwar kein neuer Trend, aber er wird sich 2023 fortsetzen und vor allem intensivieren.  

Virtuelle Veranstaltungen bieten eine kostengünstige und bequeme Möglichkeit für Unternehmen, Veranstaltungen durchzuführen, ein globales Publikum zu erreichen und wertvolle Daten zu sammeln. 

Bei virtuellen Tagungen, Kongressen oder anderen Events können die Teilnehmenden von jedem Ort der Welt aus dabei sein, solange sie über eine (stabile) Internetverbindung verfügen. Dies ist besonders wichtig für Organisationen, die ein globales Publikum erreichen wollen oder Teilnehmende haben, die aufgrund von Entfernungen oder anderen Einschränkungen nicht anreisen können.

Da für virtuelle Veranstaltungen keine Reisekosten oder Ausgaben für Unterkunft und Verpflegung anfallen, sparen Unternehmen Geld. Darüber hinaus werden bei virtuellen Veranstaltungen häufig technische Lösungen wie Webinare und virtuelle Veranstaltungsplattformen eingesetzt. Dabei werden Daten über Teilnahme, Engagement und andere Kennzahlen gesammelt, die für die Auswertung und Weiterentwicklung wichtig sind.

Hybride Veranstaltungen vereinen das Beste aus beiden Welten: die persönliche Begegnung und die Flexibilität und Reichweite von virtuellen Events.  

Hybride Events ermöglichen den Teilnehmenden dabei, das Format zu wählen, was ihren Bedürfnissen am besten entspricht.  

So kann eine Organisation beispielsweise einen hybriden Kongress mit persönlichen Hauptredner:innen und Breakout-Sitzungen veranstalten, den Teilnehmenden jedoch die Möglichkeit bieten, über eine virtuelle Plattform aus der Ferne zu partizipieren.  

Und auch wenn Live Events wieder möglich sind und die persönliche Begegnung in unserer Branche zentral ist und bleibt – hybride Veranstaltungen haben sich etabliert und werden sich weiterentwickeln. Deshalb sollten sie bei der Eventplanung auf jeden Fall berücksichtigt werden.

Mit der Zunahme virtueller Veranstaltungen liegt der Schwerpunkt verstärkt auf der Personalisierung, um sicherzustellen, dass sich die Teilnehmenden angesprochen und eingebunden fühlen. Dies kann personalisierte Tagesordnungen, Networking-Möglichkeiten und sogar virtuelle Geschenktüten umfassen.  

Durch personalisierte Eventinhalte, welche auf die jeweilige Zielgruppe zugeschnitten sind, kann eine höhere Relevanz erreicht werden. Das bedingt auch langfristig das Interesse an der Veranstaltung und steigert die Teilnehmendenzahlen. Dadurch kann sich die Veranstaltung von der Konkurrenz absetzen und Laufe der Zeit ein langfristiger Wettbewerbsvorteil entstehen. Teilnehmende erwarten ein individuelles Erlebnis, und so ist die Personalisierung auf Veranstaltungen keine Option mehr — sie ist ein Muss!

Dass Nachhaltigkeit noch als Trend und nicht längst als Standard aufgeführt ist, zeigt, dass wir noch einiges zu tun haben. Aber wir sind auf einem guten Weg. Denn nachhaltige Veranstaltungen werden vor allem von Teilnehmenden immer mehr gefordert.  

Nachhaltige Veranstaltungen sind unter anderem solche, die ihre Umweltauswirkungen minimieren und die langfristigen Folgen ihres Handelns berücksichtigen. Dazu gehören zum Beispiel:

Auch virtuelle Veranstaltungen bieten eine Reihe von Möglichkeiten zur Integration von mehr Nachhaltigkeit. So kann zum Beispiel der CO₂-Ausstoß verringert werden, da die An- und Abreise entfällt.

Aber Achtung: Auch virtuelle Events verursachen natürlich Emissionen. Bei der Nutzung virtueller Plattformen sollte darauf geachtet werden, dass die Plattformbetreibenden ihre Dienste aus erneuerbaren Energien beziehen.  

Als Best Practice Beispiel für nachhaltige Veranstaltungen haben wir 2020 das BESTIVAL ins Leben gerufen, um zu zeigen: Es geht! 

Wer also einen nachhaltigen Kongress, oder eine nachhaltige Großveranstaltung ausrichten möchte, sollte sich grundsätzlich und allumfassend mit dem Thema auseinandersetzen. Haben die Partner:innen und Dienstleistende, mit denen wir arbeiten, eigene Nachhaltigkeitsstrategien? Bezieht die Veranstaltungslocation sauberen Ökostrom? Kann ich meinen Kongress hybrid gestalten, um Reisen zu reduzieren? Wie sieht die Lieferkette meines Cateringunternehmens aus? 

Bei all diesen Fragen können wir Sie bei der Antwortfindung unterstützen. Denn mit der Initiative Sustainable Meetings Berlin verfolgen wir das Ziel, Berlin zu der nachhaltigsten Destination der Welt zu machen. Dabei möchten wir Berliner Dienstleistende der MICE-Branche wie auch Veranstaltende aus aller Welt für das nachhaltige Wirtschaften sensibilisieren, beraten und sie als zentrale Anlaufstelle unterstützen.

Im Zeitalter der sozialen Medien sind die Menschen auf der Suche nach einzigartigen und unvergesslichen Erlebnissen, die sie online teilen können. Infolgedessen rücken Erlebnisveranstaltungen immer mehr in den Mittelpunkt. Experience-First-Events zielen darauf ab, die Teilnehmenden durch eindringliche und interaktive Erlebnisse auf einer tieferen Ebene anzusprechen. 

Erlebnisorientierte Veranstaltungen können viele Formen annehmen – von interaktiven Ausstellungen und Produktdemonstrationen bis hin zu Live-Auftritten oder Workshops. Das Ziel ist es, eine Veranstaltung zu schaffen, die mehr ist als nur ein Vortrag oder eine Diskussionsrunde, sondern vielmehr ein umfassendes Erlebnis, an dem die Teilnehmenden sich aktiv einbringen können. 

Einer der Hauptvorteile von Erlebnisveranstaltungen ist die Möglichkeit, eine starke emotionale Bindung zu den Teilnehmenden aufzubauen. Indem Sie ihre Sinne und Emotionen ansprechen, sorgen Sie mit einem Experience-First-Event für einen bleibenden Eindruck der Veranstaltung und stärken gleichzeitig Ihre Marke. 

Von Virtual Reality und Augmented Reality bis hin zu künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen – moderne Technologie auf Veranstaltungen wird immer wichtiger.  

Diese Technologien können und sollten eingesetzt werden, um das Veranstaltungserlebnis zu verbessern, die Kommunikation und Vernetzung zu fördern und wertvolle Daten zu sammeln. 

Virtual Reality und Augmented Reality schaffen immersive Erlebnisse. Teilnehmende können so zum Beispiel einfach zum Ort einer Produktionsstätte ‚reisen‘, ohne wirklich hinzufliegen oder die neue Technik eines branchenrelevanten Gadgets ausprobieren, bevor es auf dem Markt ist. 

Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen können das Veranstaltungserlebnis personalisieren, Teilnehmende mit relevanten Networking-Möglichkeiten zusammenbringen und am Ende Daten analysieren, um zukünftige Events zu verbessern.

Insgesamt sind erlebnisorientierte Veranstaltungen und Technologie zwei Trends, die die Veranstaltungsbranche in den kommenden Jahren prägen werden. Indem sie sich auf die Schaffung immersiver und interaktiver Erlebnisse konzentrieren und die neuesten Technologien nutzen, können Eventplanende Veranstaltungen realisieren, die sich deutlich von anderen abheben und die Teilnehmenden nachhaltig ansprechen und begeistern.

Zusammenfassend können wir sagen, dass die Eventbranche in einem ständigen Wandel ist und diese Trends nur einen Teil der Veranstaltungswirtschaft im Jahr 2023 ausmachen werden. Sei es virtuell und hybrid, persönlich, nachhaltig, Experience-First oder der Einsatz moderner Technologie - an spannenden Entwicklungen in der MICE Branche wird es jedenfalls nicht mangeln. 

Übrigens: Der Innovationsverbund "Future Meeting Space", dessen Forschungspartner das Berlin Convention Office ist, arbeitet seit mehreren Jahren an den Zukunftsthemen der Branche. Die Studie zur aktuellen Forschungsphase “Redefining Event Attendance” erscheint Mitte Januar.

Sie planen eine Veranstaltung in Berlin? Wir stehen Ihnen gerne zur Seite!