Best Practice: erfolgreiche Events in Zeiten von Corona

Wie lassen sich (Groß-)Veranstaltungen in Zeiten von Teilnehmerbegrenzung, Mindestabstand und Hygieneauflagen realisieren? Welche Regeln müssen beachtet werden? Was ist erlaubt und was nicht?

Ein Blick hinter die Kulissen der #futurework20 zeigt, wie Events in Zeiten von Corona sicher und erfolgreich gelingen können.

Als Kerstin Heinrich, Geschäftsführerin, und Tobias Apel, Referent für Veranstaltungsmanagement, Marketing und Kommunikation bei der GDA, im Mai 2020 die zweite #futurework20 planen, stehen sie vor einer Menge offener Fragen.
Vier Monate später kennen sie die wichtigste aller Antworten: Es funktioniert – Veranstaltungen in Zeiten von Corona sind möglich.
Mit mehr als 2.500 Teilnehmern (vor Ort und digital), 50 internationalen Speakern und vier Bühnen ist die zweite #futurework20 mindestens genauso erfolgreich wie im Vorjahr.

Doch wie genau lässt sich ein Event im Rahmen von Lock-Downs und Kontaktbeschränkungen planen?

Das entscheidende Gerüst für Corona-konforme Tagungen, Meetings, Incentives oder Kongresse bildet das Hygienerahmenkonzept. Die individuelle Umsetzung allerdings erfolgt im Einzelfall flexibel: „Das Geschehen ist so dynamisch, dass man immer agil bleiben muss“, weiß Apel.

Konkret rät er deshalb, von Anfang an ein hybrides Format zu planen. Je nach aktueller Personenobergrenze im Innen- und Außerbereich könne man dann die Zahl der Präsenzgäste wahlweise reduzieren oder erweitern, ergänzt Heinrich  und erklärt so den Erfolg: „Durch das hybride Format konnten wir die größtmögliche Reichweite erzeugen und waren in dieser Hinsicht am Ende sogar erfolgreicher als im Vorjahr.“

Dass die Veranstaltungsbranche in der Lage ist Corona-konform zu arbeiten, bestätigt auch Marko Schilp, Sales Manager für Corporate Events im Berliner Tempodrom und Vorstandsmitglied des visitBerlin Convention Partner e.V. .

Entscheidend dabei sei die Mischung aus einem guten Hygienerahmenkonzept und gesundem Menschenverstand. Denn: Eine dezidierte Vorgabe, einen Masterplan oder ein Gesetz, das man 1:1 umsetzen kann, gibt es nicht: „Das Hygienerahmenkonzept ist ein Leitfaden. Das Konzept für die konkrete Umsetzung erstellen die Veranstalter selbst“, so Schilp.

Damit will er allen Eventplanern und Veranstaltungspartnern der Hauptstadt Mut machen: „Niemand muss befürchten, etwas falsch zu machen. Entscheidend ist, dass es ein Konzept mit den wichtigsten Punkten gibt, die nach bestem Wissen und Gewissen umgesetzt wurden.“

Dazu zählen neben einem Reinigungs- und Desinfektionsplan, einem angemessenen Belüftungskonzept, Abstands-konformen Zugangs- und Aufenthaltsregeln, verteilten Anreiseslots oder einem kontaktarmen Catering auch ein gutes Kommunikationskonzept. „Auf allen Etappen einer Veranstaltung muss die Kommunikation laufen“, betont Schilp.

Das Wissen um die Hygiene- und Abstandsregeln müsse immer wieder reaktiviert werden. Dabei helfen Schilder, Markierungen oder eigens dafür eingesetzte Personen, welche die genannten Regeln im Blick behalten. Zudem müssen auch die Teilnehmer kommunizieren: Kontaktdaten, Anwesenheitszeiten und auch der Stadtbezirk sind Pflichtangaben für die Kontaktnachverfolgung im Infektionsfall. Selbstverständlich, so Schilp, gelten die genannten Punkte auch für die Auf- und Abbauphasen. Wer diese Aspekte entsprechend seiner individuellen Gegebenheiten beachte, sei für eine Corona-konforme Veranstaltung gut gewappnet.

So konnte auch die #futurework20 auf dem EUREF-Campus durch individuelle Lösungen die geltenden Abstand- und Hygieneauflagen einhalten. „Alles, was möglich war, haben wir nach draußen verlegt“, erläutert Heinrich. Ein Großteil der Besucher vor Ort konnte so über LED-Outdoor-Leinwände die Veranstaltung im Freien verfolgen.
Die Innenräume wurden technisch überwacht: „Wir haben zuvor die maximalen Kapazitäten der Räume erörtert und dann durch Scan der Namens-Badges die gesamte Veranstaltung elektronisch gemonitort.“

futurework20, Foto: Marc-Steffen Unger

Teilnehmer*innen verfolgen die Konferenz über Leinwand von draußen

Für Teilnehmerinnen wie Nora Lemhadden, Projektmanagerin am EUREF-Campus, ging das Konzept auf: „Ich hatte nicht ein einziges Mal das Gefühl, dass es zu voll ist.“ Abstandsmarkierungen, vorpositionierte Stühle, klar kommunizierte Wegeleitungen und getrennte Gästeströme sorgten permanent für ein Gefühl von Sicherheit. „Man kam gar nicht in die Verlegenheit, den Abstand nicht einzuhalten“, betont Lemhadden.

Unterstützt wurde das Sicherheitsgefühl der Teilnehmenden durch eine Hygieneschleuse am Einlass, Desinfektionsmöglichkeiten in jedem Raum, Maskenpflicht sowie erhöhte Reinigungsintervalle. Entsprechend wurde auch das Catering angepasst: Die vorportionierten Snacks kamen bei den Gästen gut an.

Den Gästen ein Gefühl von Sicherheit zu vermitteln, sie verantwortungsvoll durch die Veranstaltung zu begleiten und kritische Punkte vorab zu eruieren – das ist das Ziel von Corona-konformer Veranstaltungsplanung.

Zeit und Kosten für ein gutes Konzept sieht Apel im Rahmen der üblichen Veranstaltungsplanung: „Der Budgetrahmen war im Vergleich zum Vorjahr ähnlich. Die technische Umsetzung und elektronische Tools zum Monitoring oder zum Streaming bedeuteten zwar zusätzliche Kosten. Dafür mussten wir an anderer Stelle sparen. Entscheidend ist am Ende ein gutes Konzept.“

Fazit: Mut zur Veranstaltungsplanung 2021! Denn, so Apel, für ein bisschen Normalität, weg vom PC oder aus dem Home Office und die Aussicht auf persönliche Begegnungen, sind die Menschen gerade jetzt sehr dankbar.